Apostille Polen
Was ist die polnische Apostille?
Die polnische Apostille – ist ein Stempel, dessen Form, Inhalt und Zweck durch die Apostille-Konvention von 1961 festgelegt sind. Die polnische Apostille enthält Informationen sowohl auf Englisch als auch auf Polnisch.
Polen ist der Haager Konvention „über die Apostille“ am 19. November 2004 beigetreten. Die Apostille ist seit dem 14. August 2005 in Kraft.
Die Konvention erstreckt sich nach Entscheidung der polnischen Behörden nicht auf Dokumente, die von den russischen Behörden auf der Krim und in Sewastopol ausgestellt wurden, sowie auf Dokumente, die von den Behörden der selbsternannten Republiken Donezk und Lugansk ausgestellt wurden.
Die Apostille in Polen wird in zwei Sprachen: Polnisch und Englisch angebracht, unabhängig davon, ob das Dokument ins Englische oder eine andere Sprache übersetzt wurde oder nicht.
Wie sieht die polnische Apostille aus?
Foto der polnischen Apostille:
Text der polnischen Apostille
Polnische Sprache
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Państwo / Country: Rzeczpospolita Polska
Niniejszy dokument urzędowy / This public document
2. Podpisany został przez /has been signed by: ___________________________
3. Działającego w charakterze / acting in the capacity of: ________________
4. Zaopatrzony jest w pieczęć / bears the seal/stamp of ________________
Sąd Okręgowy w Warszawie Poświadczony / Certified
5. w / at: __________________
6. dnia / the __________________
7. przez / by: Ministerstwo Spraw Zagranicznych
8. Nr / № ____________________
9. Piekzęć / Stempel /Seal/stamp
10. Podpis / signature
Übersetzung ins Deutsche
(Haager Konvention vom 5. Oktober 1961)
1. Land: Polen
Dieses öffentliche Dokument
2. Unterzeichnet von: __________________ (Name, Vorname)
3. Handeln in der Eigenschaft: _________________ (Position)
4. Siegel/Stempel:
Beglaubigt mit Siegel/Stempel
5. Ort: _______________ (Stadt)
6. Datum: __________________
7. Organisation: ______________________
(Anm. BUSINESS LIGA SRL: Außenministerium Polens)
8. Nr. ____________________
9. Siegel / Stempel
(Anm. BUSINESS LIGA SRL: Siegel der zur Beglaubigung von Apostillen befugten Behörde)
Wozu braucht man eine Apostille, wenn auf Dokumenten aus Polen bereits ein Siegel und eine Unterschrift des Beamten vorhanden sind?
Die Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments besagt, dass für Länder der Europäischen Union eine Apostille aus Polen nicht erforderlich ist. Für andere Länder, die nicht der EU angehören, aber der Haager Konvention beigetreten sind, ist jedoch eine Apostille erforderlich.
In Ministerien, Behörden, staatlichen Einrichtungen, Archiven und Standesämtern Polens arbeiten viele Beamte.
Es gibt viele Unterschriften und diese ändern sich ebenfalls. Um die Echtheit und Richtigkeit des Dokuments zu gewährleisten und Fälschungen zu vermeiden, muss überprüft werden, ob die Unterschrift des Beamten mit den Mustern seiner Unterschrift übereinstimmt. Und ob er tatsächlich dieses Dokument unterschrieben hat.
Bei einer solchen Menge von Dokumenten und einer solchen Anzahl von Beamten ist dies sehr schwierig zu bewerkstelligen. Besonders schwierig, ja mehrfach schwierig, ist es für diejenigen Beamten, die Ihre Dokumente im Ausland entgegennehmen.
Daher entstand ein System zur Bestätigung aller Unterschriften und Siegel durch mehrere Personen – um die Arbeit ausländischer Beamter zu erleichtern. Dies verkürzt auch die Bearbeitungszeit von Dokumenten im Ausland sowie die Wartezeit für Antragsteller. In einem solchen System ist es den örtlichen Beamten, die für die Apostille zuständig sind, leichter, Unterschriften, Siegel und die Dokumente selbst (ihre Formulare und ihren Inhalt) zu überprüfen.
Mitarbeiter, die Zugang zur internen Datenbank von Unterschriften, Siegeln und Dokumentmustern haben, werden ebenfalls mit ihren Unterschriften in ein spezielles Register eingetragen. Dieses Register beschränkt sich jedoch auf etwa ein Dutzend Unterschriften, deren Muster an andere Partnerländer weitergegeben werden oder von diesen auf andere Weise leicht überprüft werden können.
Es gibt zwei Verfahren einer solchen Bestätigung. Das erste Verfahren – das zuverlässigste – ist die Legalisierung von Dokumenten. Wenn die Dokumente von dem ausstellenden Beamten unterschrieben werden, dann bestätigt ein Mitarbeiter des Ministeriums (in der Regel des Außenministeriums) das Dokument, dann wird die letzte Unterschrift vom Konsulat des Landes, in dem die Dokumente vorgelegt werden müssen, überprüft und beglaubigt. Die Überprüfung erfolgt auf der Grundlage einer aktuellen Datenbank (Liste) der Unterschriften – entlang einer Kette von drei Behörden (Einrichtungen, Staatsorgane).
Das zweite Verfahren basiert auf größerem Vertrauen und umgeht eine Behörde, in der Regel das Außenministerium. In diesem Fall handelt es sich um die Apostille. Die Apostille – ein spezieller Stempel mit einem festgelegten Muster – vereinfacht das Verfahren zur Anerkennung von Dokumenten eines Staates im Hoheitsgebiet eines anderen erheblich.
Kann man eine Apostille im polnischen Konsulat anbringen lassen?
Gemäß der Haager Apostille-Konvention kann der Apostille-Stempel für polnische Dokumente nicht im polnischen Konsulat erhalten werden. Und das hängt nicht vom Land ab, in dem sich das Konsulat befindet, sei es Moldawien, Deutschland, Ukraine, Italien und so weiter.
Wo kann man eine Apostille in Polen anbringen lassen (erhalten)?
1. Außenministerium (Ministerstwo Spraw Zagranicznych)
Dokumente, die apostilliert werden können:
Urkunden und Bescheinigungen, einschließlich Personenstandsdokumente: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Scheidungsurkunde, Sterbeurkunde, Bescheinigung über die Namensänderung, Führungszeugnis, Bescheinigung über den Personenstand (dass die Person nicht verheiratet ist), sowie Übersetzungen von Dokumenten, die von einem Notar und einem Übersetzer beglaubigt wurden.
2. Nationale Agentur für akademischen Austausch (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej; NAWA)
Dokumente, die apostilliert werden können:
Bildungsdiplome mit Anhängen, Kopien von Diplomen, Zertifikate von Diplomen und Zeugnissen, Duplikate von Diplomen und Bildungszeugnissen, Bildungszertifikate, Doktor- und Postdoktor-Diplome, sowie deren Duplikate und Kopien.
3. Ministerium für Kultur, nationales Erbe und Sport (Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu)
Dokumente, die apostilliert werden können:
Zeugnisse, Diplome, Bescheinigungen von Kunstschulen, von Schulen ausgestellte Dokumente, mit Ausnahme der oben genannten.
4. Ministerium für Bildung und Wissenschaft (Ministerstwo Edukacji i Nauki)
Dokumente, die apostilliert werden können:
Zertifikate von Schulen und Berufsschulen sowie von Schulen, Berufsfachschulen und Schulberatungsstellen bei diplomatischen Vertretungen, Konsulaten und Militärvertretungen der Republik Polen.
5. Schulleiter (kurator oświaty)
Dokumente, die apostilliert werden können:
Beförderungszeugnisse und Schulabschlusszeugnisse,
andere von Schulen, Einrichtungen der Weiterbildung und Einrichtungen der praktischen Bildung ausgestellte Dokumente, mit Ausnahme der oben genannten, die für Rechtsgeschäfte mit ausländischen Staaten bestimmt sind.
6. Direktoren der regionalen Prüfungskommissionen (Okręgowa Komisja Egzaminacyjna)
Dokumente, die apostilliert werden können:
Zeugnisse über die Grund- und Sekundarbildung auf der Ebene von Externenprüfungen, Zeugnisse über die Sekundarbildung, Anlagen zu den Zeugnissen über die Sekundarbildung, Bescheinigungen über die berufliche Qualifikation, ausgestellte Diplome und Bescheinigungen der regionalen Prüfungskommissionen.
Gibt es in Polen die elektronische Apostille – E-Apostille?
Die elektronische Apostille ermöglicht die Beglaubigung von Geburts- und Heiratsurkunden, medizinischen Dokumenten, Gerichtsbeschlüssen und anderen Dokumenten zur Verwendung im Ausland.
Mit Hilfe des elektronischen Apostillenregisters kann jede interessierte Person die Apostillierung des Dokuments visuell und das gescannte Dokument überprüfen.
In Polen ist jedoch noch kein Online-Überprüfungssystem für die Apostille in Betrieb.
Wer setzt die Apostille in Polen – nach Dokumententyp (Stand 2026)
In Polen wird die Apostille vom Außenministerium (MSZ) ausgestellt, aber für zwei Kategorien von Dokumenten gelten eigene Verfahren, und fast alle benötigen eine vorherige Beglaubigung – ohne diese lehnt das MSZ ab.
| Dokument | Verfahren |
|---|---|
| Standesamtliche Urkunden (USC), Behördenbescheinigungen, Auszüge aus dem KRS, Übersetzungen eines beeidigten Übersetzers (tłumacz przysięgły) | Apostille wird erteilt vom MSZ — Dział Legalizacji |
| Notarielle Dokumente (Urkunden, Vollmachten, beglaubigte Kopien) | zunächst Beglaubigung beim Bezirksgericht (sąd okręgowy) am Sitz des Notars, dann Apostille MSZ |
| Gerichtliche Dokumente | zunächst Beglaubigung durch den Vorsitzenden des Bezirksgerichts, dann Apostille MSZ |
| Hochschuldiplome und Studienverlaufs-/Abschlussdokumente | Apostille wird ausgestellt von NAWA — der Nationalen Agentur für akademischen Austausch (nicht MSZ) |
| Schulzeugnisse (świadectwa) | vorherige Beglaubigung durch die Bildungsbehörde (kuratorium oświaty) oder die Prüfungskommission, dann Apostille MSZ |
Fristen, Kosten und Einreichadressen in Polen
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Staatliche Gebühr für die Apostille | 60 zł pro zu beglaubigendem Dokument |
| Gebühr für die Legalisation (für Staaten außerhalb des Übereinkommens) | 26 zł |
| Persönliche Einreichung | MSZ, Dział Legalizacji, ul. Krucza 38/42, Warschau — nach vorheriger Terminvereinbarung (e-Konsulat); bei vollständigen Unterlagen wird die Apostille in der Regel beim selben Besuch angebracht |
| Einreichung per Post | al. Szucha 23, 00-580 Warszawa — Anträge werden binnen 30 Tagen ab Eingang beim MSZ bearbeitet |
| Elektronische Apostille | für einen breiten Kreis von Dokumenten nicht vorgesehen — die Apostille wird in Papierform ausgestellt |
Zusätzlich zu bezahlen sind: Beschaffung der Dokumente selbst, vorherige Beglaubigungen (Gericht, Bildungsbehörde), beeidigte Übersetzung und Zustellung. Der Unterschied zwischen „beim selben Besuch“ und „bis zu 30 Tagen“ – genau deshalb reichen wir die Dokumente persönlich durch einen Vertreter in Warschau ein und nicht per Post.
Ist eine Apostille für polnische Dokumente für EU-Länder erforderlich?
Polen ist ein EU-Land, daher werden nach der Verordnung (EU) 2016/1191 Dokumente über Geburt, Tod, Heirat, Familienstand, Wohnsitz und fehlende Vorstrafen in anderen EU-Ländern ohne Apostille akzeptiert (bei Bedarf mit mehrsprachigem Standardformular). Eine Apostille ist erforderlich, wenn ein polnisches Dokument außerhalb der EU verwendet wird: Moldau, Ukraine, Großbritannien, Türkei, USA, China und andere Länder des Übereinkommens. Für Länder außerhalb des Übereinkommens — konsularische Legalisierung.
Häufige Fragen zur Apostille Polens
Wie viel kostet eine Apostille in Polen?
Die staatliche Gebühr beträgt 60 zł pro Dokument. Der endgültige Preis hängt davon ab, ob vorherige Beglaubigungen (Gericht, Kuratorium), die Beschaffung des Dokuments, eine beglaubigte Übersetzung und Lieferung erforderlich sind.
Warum wird das Diplom nicht vom MSZ apostilliert?
Weil nach polnischer Ordnung die Apostille für Dokumente, die den Studienverlauf oder den Abschluss eines Studiums an einer Hochschule betreffen, von der NAWA ausgestellt wird. Die Einreichung eines solchen Diploms beim MSZ führt zur Ablehnung und Zeitverlust.
Wird die Übersetzung eines vereidigten Übersetzers apostilliert?
Ja – das MSZ setzt die Apostille auf Übersetzungen, die von einem polnischen tłumacz przysięgły angefertigt wurden. Dies ist praktisch, wenn die empfangende Partei eine Apostille speziell auf der Übersetzung verlangt.
Wie lange ist eine polnische Apostille gültig?
Unbefristet – die Konvention legt keine Gültigkeitsdauer fest. Die Einschränkung bezüglich der „Aktualität“ bezieht sich auf das Dokument (Bescheinigung, Auszug aus dem KRS), nicht auf die Apostille.
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Quellen (offizielle)
gov.pl — MSZ, Apostille (Gebühr 60 zł, NAWA, Beurkundungen durch Gerichte, Adressen und Fristen) · HCCH — Teilnehmerliste (Beitritt 19.11.2004, Inkrafttreten für Polen — 14.08.2005). Daten überprüft im Juli 2026.
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