Apostille Polonia
Cos’è l’apostille polacca?
L’apostille polacca è un timbro la cui forma, contenuto e scopo sono definiti dalla Convenzione sull’apostille del 1961. L’apostille polacca contiene informazioni sia in inglese che nella lingua ufficiale polacca.
La Polonia ha aderito alla Convenzione dell’Aia sull’apostille il 19 novembre 2004. L’apostille è entrata in vigore il 14 agosto 2005.
Per decisione delle autorità polacche, la Convenzione non si applica ai documenti emessi dalle autorità russe in Crimea e Sebastopoli, nonché ai documenti emessi dalle autorità delle autoproclamate repubbliche di Doneck e Lugansk.
In Polonia l’apostille è apposta in due lingue: polacco e inglese, indipendentemente dal fatto che il documento sia tradotto in inglese o in un’altra lingua.
Come si presenta l’apostille polacca?
Foto dell’apostille polacca:
Testo dell’apostille polacca
Lingua polacca
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Państwo / Country: Rzeczpospolita Polska
Niniejszy dokument urzędowy / This public document
2. Podpisany został przez /has been signed by: ___________________________
3. Działającego w charakterze / acting in the capacity of: ________________
4. Zaopatrzony jest w pieczęć / bears the seal/stamp of ________________
Sąd Okręgowy w Warszawie Poświadczony / Certified
5. w / at: __________________
6. dnia / the __________________
7. przez / by: Ministerstwo Spraw Zagranicznych
8. Nr / № ____________________
9. Piekzęć / Stempel /Seal/stamp
10. Podpis / signature
Traduzione in russo
(Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961)
1. Paese: Polonia
Il presente documento ufficiale
2. Firma da: __________________ (da chi, cognome e nome)
3. Agente in qualità di: _________________ (carica)
4. Timbro:
Certificato con timbro
5. Luogo: _______________ (città)
6. Data: __________________
7. Organizzazione: ______________________
(nota di BUSINESS LIGA SRL: Ministero degli Affari Esteri della Polonia)
8. N. ____________________
9. Sigillo / timbro
(nota di BUSINESS LIGA SRL: Sigillo dell’organo autorizzato a certificare gli apostilli)
A cosa serve l’apostille se sui documenti della Polonia sono già presenti il sigillo e la firma del funzionario?
Il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo stabilisce che l’apostille non è necessaria per i paesi dell’Unione Europea dalla Polonia. Tuttavia, per gli altri paesi non appartenenti all’UE ma aderenti alla Convenzione dell’Aja, l’apostille è necessaria.
Nei ministeri e negli uffici, negli organi statali, negli archivi e negli uffici di stato civile della Polonia lavorano molti funzionari.
Le firme sono molte e cambiano continuamente. Per garantire l’autenticità e la veridicità del documento, per evitare falsificazioni, è necessario verificare se la firma del funzionario corrisponde ai campioni della sua firma. E se è proprio lui ad aver firmato il documento.
Su scala di un tale numero di documenti e di un tale numero di funzionari, farlo è molto difficile. È particolarmente complicato, e in modo multiplo, per quei funzionari che ricevono i vostri documenti all’estero.
Ecco perché è nato un sistema di verifica di tutte le firme e sigilli da parte di più persone – per facilitare il lavoro dei funzionari stranieri. Ciò riduce anche i tempi di esame dei documenti all’estero, così come i tempi di attesa per i richiedenti. In un tale sistema, per i funzionari locali responsabili dell’Apostille è più semplice verificare firme, sigilli, i documenti stessi (i loro moduli e contenuto).
I dipendenti che hanno accesso al database interno di firme, sigilli e modelli di documenti vengono anch’essi inseriti in un apposito registro con le loro firme. Ma questo registro è limitato a una decina di firme, i cui campioni vengono trasmessi ad altri paesi partner o sono facilmente verificabili da loro con altri mezzi.
Esistono due procedure di conferma. La prima procedura – la più affidabile – è la legalizzazione dei documenti. Quando un documento è firmato dal funzionario che lo rilascia, poi il documento è certificato da un impiegato del ministero (di solito il ministero degli affari esteri), quindi l’ultima firma è verificata e autenticata dal consolato del paese in cui i documenti devono essere presentati. La verifica si basa su una banca dati aggiornata (elenco) delle firme – attraverso una catena di tre enti (istituzioni, organi statali).
La seconda procedura si basa su una maggiore fiducia e salta un ente, di solito il Ministero degli Affari Esteri. In questo caso si tratta dell’apostille. L’apostille – un timbro speciale di modello standardizzato semplifica notevolmente la procedura di riconoscimento dei documenti di uno Stato – sul territorio di un altro.
È possibile ottenere l’apostille presso il consolato polacco?
Secondo la Convenzione dell’Aja sull’Apostille, il timbro Apostille sui documenti polacchi non può essere ottenuto presso il consolato polacco. E questo non dipende dal paese in cui si trova il consolato, che sia Moldavia, Germania, Ucraina, Italia e così via.
Dove si può ottenere (ricevere) l’Apostille in Polonia?
1. Ministero degli Affari Esteri (Ministerstwo Spraw Zagranicznych)
Documenti che possono essere apostillati:
Certificati e attestati, inclusi i documenti sullo stato civile: certificato di nascita, di matrimonio, di divorzio, di morte, certificato di cambio cognome, certificato penale, certificato di stato civile (che attesta che una persona non è sposata), nonché traduzioni di documenti autenticate da un notaio e da un traduttore.
2. Agenzia Nazionale per gli Scambi Accademici (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej; NAWA)
Documenti che possono essere apostillati:
diplomi di istruzione con supplementi, copie di diplomi, certificati di diplomi e attestati, duplicati di diplomi e attestati di istruzione, certificati di istruzione, diplomi di dottorato e post-dottorato, nonché i loro duplicati e copie.
3. Ministero della Cultura, del Patrimonio Nazionale e dello Sport (Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu)
Documenti che possono essere apostillati:
certificati, diplomi, attestati di scuole d’arte, documenti rilasciati dalle scuole, eccetto quelli menzionati sopra.
4. Ministero dell’Istruzione e della Scienza (Ministerstwo Edukacji i Nauki)
Documenti che possono essere apostillati:
certificati di scuole e istituti professionali, nonché di scuole, istituti tecnici professionali e punti di consulenza scolastica presso rappresentanze diplomatiche, uffici consolari e rappresentanze militari della Repubblica di Polonia.
5. Dirigenti scolastici (kurator oświaty)
Documenti che possono essere apostillati:
certificati di avanzamento di carriera e diplomi di scuola,
altri documenti rilasciati da scuole, istituti di istruzione supplementare e istituti di formazione pratica, eccetto quelli menzionati sopra, destinati a transazioni legali con Stati esteri.
6. Direttori delle commissioni d’esame regionali (Okręgowa Komisja Egzaminacyjna)
Documenti che possono essere apostillati:
certificati di istruzione primaria e secondaria a livello di esami esterni, diplomi di istruzione secondaria, supplementi ai diplomi di istruzione secondaria, attestati di qualifica professionale, diplomi e certificati rilasciati dalle commissioni d’esame regionali.
Esiste in Polonia un’apostilla elettronica – E-apostille?
L’apostilla elettronica consente di autenticare certificati di nascita e matrimonio, documenti medici, sentenze giudiziarie e altri documenti per l’uso all’estero.
Tramite il registro elettronico dell’apostilla, qualsiasi interessato può verificare visivamente l’apostilla del documento e il documento scansionato.
Tuttavia, in Polonia non è ancora operativo un sistema di verifica dell’apostilla online.
Chi appone l’apostilla in Polonia — per tipo di documento (aggiornato al 2026)
In Polonia l’apostilla è rilasciata dal Ministero degli Affari Esteri (MSZ), ma due categorie di documenti hanno una procedura propria e quasi tutti necessitano di una pre-autenticazione — senza di essa il MSZ rifiuterà.
| Documento | Procedura |
|---|---|
| Certificati dello stato civile (USC), certificati di uffici, estratti dal KRS, traduzioni di un traduttore giurato (tłumacz przysięgły) | l’apostille è apposta dal MSZ — Dział Legalizacji |
| Documenti notarili (atti, procure, copie autenticate) | prima autenticazione presso il tribunale distrettuale (sąd okręgowy) del luogo del notaio, poi apostille MSZ |
| Documenti giudiziari | prima autenticazione del presidente del tribunale distrettuale, poi apostille MSZ |
| Diplomi universitari e documenti relativi al corso/completamento degli studi | l’apostille è rilasciata dal NAWA — Agenzia Nazionale per gli Scambi Accademici (non MSZ) |
| Certificati scolastici (świadectwa) | autenticazione preliminare da parte del kuratorium oświaty o della commissione d’esame, poi apostille MSZ |
Termini, costi e indirizzi di presentazione in Polonia
| Parametro | Valore |
|---|---|
| Tassa statale per apostille | 60 zł per ogni documento certificato |
| Tassa per legalizzazione (per paesi non aderenti alla Convenzione) | 26 zł |
| Presentazione di persona | MSZ, Dział Legalizacji, ul. Krucza 38/42, Varsavia — su appuntamento (e-Konsulat); con documentazione completa l’apostille viene solitamente apposta nella stessa visita |
| Invio postale | al. Szucha 23, 00-580 Warszawa — le richieste vengono evase entro 30 giorni dalla data di ricezione presso MSZ |
| Apostille elettronica | non prevista per un’ampia gamma di documenti — l’apostille viene rilasciata su carta |
Sono a pagamento aggiuntivo: l’ottenimento dei documenti stessi, le autenticazioni preliminari (tribunale, kuratorium), la traduzione giurata e la consegna. La differenza tra «nella stessa visita» e «entro 30 giorni» — è proprio per questo che presentiamo i documenti di persona tramite un rappresentante a Varsavia, e non per posta.
È necessario l’apostille per i documenti polacchi destinati ai paesi dell’UE?
La Polonia è un paese UE, quindi secondo il Regolamento (UE) 2016/1191 i documenti di nascita, morte, matrimonio, stato civile, residenza e casellario giudiziale sono accettati in altri paesi dell’Unione Europea senza apostilla (se necessario, con il modulo multilingue standard). L’apostilla è obbligatoria quando un documento polacco è destinato fuori dall’UE: Moldavia, Ucraina, Regno Unito, Turchia, Stati Uniti, Cina e altri paesi della Convenzione. Per i paesi al di fuori della Convenzione — legalizzazione consolare.
Domande frequenti sull’apostilla in Polonia
Quanto costa l’apostilla in Polonia?
La tassa statale è di 60 zł per documento. Il costo finale dipende dalla necessità di certificazioni preliminari (tribunale, kuratorium), ottenimento del documento, traduzione giurata e spedizione.
Perché il diploma non viene apostillato dal MSZ?
Perché secondo la procedura polacca, l’apostilla sui documenti relativi allo svolgimento o al completamento degli studi universitari è rilasciata da NAWA. Presentare tale diploma al MSZ comporterà un rifiuto e una perdita di tempo.
Viene apostillata la traduzione di un traduttore giurato?
Sì — il MSZ appone l’apostilla sulle traduzioni effettuate da un tłumacz przysięgły polacco. È comodo quando la parte richiedente esige l’apostilla proprio sulla traduzione.
Quanto è valida l’apostilla polacca?
È a tempo indeterminato — la Convenzione non fissa una scadenza. La limitazione sulla “novità” riguarda il documento (certificato, estratto KRS), non l’apostilla.
Ordinare l’apostilla per documenti polacchi
Certificati USC, certificati penali (KRK), diplomi (tramite NAWA), estratti KRS, documenti notarili e giudiziari — percorriamo tutti i gradi di legalizzazione e otteniamo l’apostilla a Varsavia senza la vostra presenza, con traduzione giurata e spedizione.
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Fonti (ufficiali)
gov.pl — MSZ, Apostille (tassa 60 zł, NAWA, certificazioni del tribunale, indirizzi e scadenze) · HCCH — tabella dei partecipanti (adesione 19.11.2004, entrata in vigore per la Polonia — 14.08.2005). Dati verificati a luglio 2026.
Apostille in altri paesi europei
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