Apostille Polonia
Cos’è l’apostille polacca?
L’apostille polacca è un timbro la cui forma, contenuto e scopo sono definiti dalla Convenzione sull’apostille del 1961. L’apostille polacca contiene informazioni sia in inglese che nella lingua ufficiale polacca.
La Polonia ha aderito alla Convenzione dell’Aja “sull’apostille” il 19 novembre 2004. L’apostille è entrata in vigore il 26 agosto 2005.
Per decisione delle autorità polacche, la Convenzione non si applica ai documenti emessi dalle autorità russe in Crimea e Sebastopoli, né ai documenti emessi dalle autorità delle autoproclamate repubbliche di Donec’k e Luhans’k.
L’apostille in Polonia viene apposta in due lingue: polacco e inglese, indipendentemente dal fatto che il documento sia tradotto in inglese, in un’altra lingua o meno.
Che aspetto ha l’apostille polacca?
Foto dell’apostille polacca:
Testo dell’apostille polacca
Georgiano
Traduzione in russo
Georgiano
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Państwo / Country: Rzeczpospolita Polska
Niniejszy dokument urzędowy / This public document
2. Podpisany został przez /has been signed by: ___________________________
3. Działającego w charakterze / acting in the capacity of: ________________
4. Zaopatrzony jest w pieczęć / bears the seal/stamp of ________________
Sąd Okręgowy w Warszawie Poświadczony / Certified
5. w / at: __________________
6. dnia / the __________________
7. przez / by: Ministerstwo Spraw Zagranicznych
8. Nr / № ____________________
9. Piekzęć / Stempel /Seal/stamp
10. Podpis / signature
Traduzione in russo
(Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961)
1. Paese: Polonia
Il presente documento ufficiale
2. Firmato da: __________________ (da chi, cognome e nome)
3. Agisce in qualità di: _________________ (carica)
4. Timbro:
Munito di timbro
5. Luogo: _______________ (città)
6. Data: __________________
7. Organizzazione: ______________________
(nota BUSINESS LAWYERS SRL: Ministero degli Affari Esteri della Polonia)
8. N. ____________________
9. Timbro / stampiglia
(nota BUSINESS LAWYERS SRL: Timbro dell’autorità competente ad apporre apostille)
A cosa serve l’apostille se i documenti dalla Polonia hanno già timbro e firma del funzionario?
Il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo stabilisce che per i paesi dell’Unione Europea l’apostille non è necessaria per i documenti provenienti dalla Polonia. Tuttavia, per gli altri paesi non appartenenti all’UE ma aderenti alla Convenzione dell’Aja, l’apostille è richiesta.
Nei ministeri, negli uffici, negli enti statali, negli archivi e negli uffici dello stato civile polacchi lavorano molti funzionari.
Le firme sono numerose e cambiano continuamente. Per verificare l’autenticità e la veridicità del documento, evitando falsificazioni, è necessario controllare se la firma del funzionario corrisponde ai suoi campioni di firma e se è stato proprio lui a firmare il documento.
Data la mole di documenti e il numero di funzionari, un’operazione del genere è molto complessa. Lo è ancora di più per i funzionari che ricevono i vostri documenti all’estero.
Per questo motivo è stato introdotto un sistema di convalida di tutte le firme e i timbri da parte di più soggetti, al fine di agevolare il lavoro dei funzionari stranieri. Ciò riduce anche i tempi di esame dei documenti all’estero e i tempi di attesa per i richiedenti. In un sistema del genere, per i funzionari locali responsabili dell’Apostille è più semplice verificare firme, timbri e i documenti stessi (moduli e contenuto).
I dipendenti che hanno accesso al database interno di firme, timbri e modelli di documenti sono anch’essi inseriti in un registro speciale con le proprie firme. Tuttavia, questo registro è limitato a una decina di firme, i cui campioni vengono trasmessi ad altri paesi partner o sono facilmente verificabili da questi con altri metodi.
Esistono due procedure per tale conferma. La prima procedura – la più affidabile – è la legalizzazione dei documenti. Quando i documenti vengono firmati dal funzionario che li rilascia, poi il documento viene autenticato da un impiegato del ministero (di solito il ministero degli affari esteri), quindi l’ultima firma viene verificata e autenticata dal consolato del paese in cui i documenti devono essere presentati. La verifica viene effettuata sulla base del database (elenco) aggiornato delle firme – attraverso una catena di tre enti (istituzioni, organi statali).
La seconda procedura si basa su una maggiore fiducia e salta un ente, di solito il Ministero degli Affari Esteri. In questo caso si parla di apostille. L’apostille – un timbro speciale di modello standardizzato – semplifica notevolmente la procedura di riconoscimento dei documenti di uno Stato sul territorio di un altro.
È possibile apporre l’apostille presso il consolato polacco?
Secondo la Convenzione dell’Aja sull’Apostille, il timbro Apostille sui documenti polacchi non può essere ottenuto presso il consolato della Georgia. E questo non dipende dal paese in cui si trova il consolato, che sia Moldavia, Germania, Grecia, Georgia e così via.
Dove si può apporre (ottenere) l’Apostille in Polonia?
1. Ministero degli Affari Esteri (Ministerstwo Spraw Zagranicznych)
Documenti che possono essere apostillati:
Certificati e attestati, inclusi i documenti sullo stato civile: certificato di nascita, di matrimonio, di divorzio, di morte, attestato di cambio di cognome, certificato penale, certificato di stato civile (che attesti che una persona non è sposata), nonché traduzioni di documenti autenticate da un notaio e da un traduttore.
2. Agenzia Nazionale per gli Scambi Accademici (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej; NAWA)
Documenti che possono essere apostillati:
diplomi di istruzione con allegati, copie di diplomi, certificati di diplomi e attestati, duplicati di diplomi e attestati di istruzione, certificati di istruzione, diplomi di dottorato e post-dottorato, nonché i loro duplicati e copie.
3. Ministero della Cultura, del Patrimonio Nazionale e dello Sport (Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu)
Documenti che possono essere apostillati:
attestati, diplomi, certificati di scuole d’arte, documenti rilasciati da scuole, ad eccezione di quelli menzionati sopra.
4. Ministero dell’Istruzione e della Scienza (Ministerstwo Edukacji i Nauki)
Documenti che possono essere apostillati:
certificati di scuole e istituti professionali, nonché di scuole, istituti tecnico-professionali e punti di consulenza scolastica presso rappresentanze diplomatiche, uffici consolari e rappresentanze militari della Repubblica di Polonia.
5. Dirigenti scolastici (kurator oświaty)
Documenti che possono essere apostillati:
attestati di avanzamento di carriera e certificati di completamento degli studi,
altri documenti rilasciati da scuole, istituzioni di istruzione supplementare e istituzioni di istruzione pratica, ad eccezione di quelli menzionati sopra, destinati a transazioni giuridiche con Stati esteri.
6. Direttori delle commissioni d’esame regionali (Okręgowa Komisja Egzaminacyjna)
Documenti che possono essere apostillati:
attestati di istruzione primaria e secondaria a livello di esami esterni, attestati di istruzione secondaria, supplementi agli attestati di istruzione secondaria, certificati che confermano le qualifiche professionali, diplomi e certificati rilasciati dalle commissioni d’esame regionali.
In Polonia esiste l’apostille elettronica – E-apostille?
L’apostille elettronica consente di autenticare certificati di nascita e di matrimonio, documenti medici, sentenze giudiziarie e altri documenti per l’uso all’estero.
Con l’aiuto del registro elettronico dell’apostille, qualsiasi persona interessata può verificare visivamente l’apostillazione del documento e il documento scansionato.
Tuttavia, in Polonia non è ancora attivo un sistema di verifica online dell’apostille.