Apostille Pologne
Qu’est-ce que l’apostille polonaise ?
L’apostille polonaise est un timbre dont la forme, le contenu et la fonction sont définis par la Convention de l’Apostille de 1961. L’apostille polonaise contient des informations en anglais ainsi qu’en polonais, la langue officielle.
La Pologne a adhéré à la Convention de La Haye « sur l’apostille » le 19 novembre 2004. L’apostille est entrée en vigueur le 26 août 2005.
Conformément à la décision des autorités polonaises, la Convention ne s’applique pas aux documents délivrés par les autorités russes en Crimée et à Sébastopol, ni aux documents délivrés par les autorités des républiques autoproclamées de Donetsk et de Lougansk.
L’apostille en Pologne est apposée en deux langues : le polonais et l’anglais, que le document soit traduit en anglais, dans une autre langue ou non.
À quoi ressemble l’apostille polonaise ?
Photo de l’apostille polonaise :
Texte de l’apostille polonaise
Géorgien
Traduction en russe
Géorgien
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Państwo / Country : Rzeczpospolita Polska
Niniejszy dokument urzędowy / This public document
2. Podpisany został przez /has been signed by : ___________________________
3. Działającego w charakterze / acting in the capacity of : ________________
4. Zaopatrzony jest w pieczęć / bears the seal/stamp of ________________
Sąd Okręgowy w Warszawie Poświadczony / Certified
5. w / at : __________________
6. dnia / the __________________
7. przez / by : Ministerstwo Spraw Zagranicznych
8. Nr / № ____________________
9. Piekzęć / Stempel /Seal/stamp
10. Podpis / signature
Traduction en russe
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Pays : Pologne
Ce document officiel
2. Signé par : __________________ (nom, prénom)
3. Agissant en qualité de : _________________ (fonction)
4. Sceau :
Revêtu du sceau
5. Lieu : _______________ (ville)
6. Date : __________________
7. Organisation : ______________________
(note : BUSINESS LAWYERS SRL : Ministère des Affaires étrangères de Pologne)
8. N° ____________________
9. Sceau / timbre
(note : BUSINESS LAWYERS SRL : Sceau de l’autorité habilitée à certifier les apostilles)
Pourquoi une apostille est-elle nécessaire si les documents polonais portent le sceau et la signature d’un fonctionnaire ?
Le règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen stipule que l’apostille n’est pas nécessaire pour les documents polonais destinés aux pays de l’Union européenne. Cependant, pour les autres pays non membres de l’UE mais parties à la Convention de La Haye, l’apostille est requise.
Dans les ministères, les administrations, les organismes publics, les archives et les bureaux d’état civil de Pologne, de nombreux fonctionnaires travaillent.
Les signatures sont nombreuses et changent également. Pour s’assurer de l’authenticité et de la véracité d’un document, et pour éviter les falsifications, il est nécessaire de vérifier si la signature du fonctionnaire correspond à ses spécimens de signature et si c’est bien lui qui a signé le document.
À l’échelle d’un tel volume de documents et d’un tel nombre de fonctionnaires, une telle vérification est très difficile. Elle est particulièrement complexe pour les fonctionnaires qui reçoivent vos documents à l’étranger.
C’est pourquoi un système de confirmation de toutes les signatures et sceaux par plusieurs personnes a été mis en place – pour faciliter le travail des fonctionnaires étrangers. Cela réduit également le temps d’examen des documents à l’étranger, ainsi que le temps d’attente pour les demandeurs. Dans un tel système, il est plus facile pour les fonctionnaires locaux responsables de l’Apostille de vérifier les signatures, les sceaux et les documents eux-mêmes (leurs formulaires et leur contenu).
Les employés ayant accès à la base interne de signatures, de sceaux et de modèles de documents sont également inscrits dans un registre spécial avec leurs signatures. Mais ce registre se limite à une dizaine de signatures, dont les échantillons sont transmis à d’autres pays partenaires ou peuvent être facilement vérifiés par d’autres moyens.
Il existe deux procédures de confirmation de ce type. La première procédure – la plus fiable – est la légalisation des documents. Lorsque les documents sont signés par le fonctionnaire qui les délivre, puis le document est certifié par un employé du ministère (généralement le ministère des Affaires étrangères), et enfin la dernière signature est vérifiée et certifiée par le consulat du pays où les documents doivent être présentés. La vérification est effectuée sur la base de la base de données (liste) actualisée des signatures – en suivant une chaîne de trois administrations (institutions, organes de l’État).
La deuxième procédure repose sur une plus grande confiance et contourne une administration, généralement le ministère des Affaires étrangères. Dans ce cas, il s’agit de l’apostille. L’apostille – un timbre spécial de modèle établi – simplifie considérablement la procédure de reconnaissance des documents d’un État sur le territoire d’un autre.
Peut-on apposer une apostille au consulat de Pologne ?
Selon la Convention de La Haye sur l’Apostille, le timbre d’Apostille sur les documents polonais ne peut pas être obtenu au consulat de Géorgie. Et cela ne dépend pas du pays où se trouve le consulat, que ce soit la Moldavie, l’Allemagne, la Grèce, la Géorgie, etc.
Où peut-on apposer (obtenir) une Apostille en Pologne ?
1. Ministère des Affaires étrangères (Ministerstwo Spraw Zagranicznych)
Documents pouvant être apostillés :
Actes et certificats, y compris les documents d’état civil : acte de naissance, de mariage, de divorce, de décès, certificat de changement de nom, extrait de casier judiciaire, certificat de célibat (attestant qu’une personne n’est pas mariée), ainsi que les traductions de documents certifiées par un notaire et un traducteur.
2. Agence nationale des échanges académiques (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej ; NAWA)
Documents pouvant être apostillés :
diplômes d’études avec annexes, copies de diplômes, certificats de diplômes et d’attestations, duplicatas de diplômes et d’attestations d’études, certificats d’études, diplômes de doctorat et de post-doctorat, ainsi que leurs duplicatas et copies.
3. Ministère de la Culture, du Patrimoine national et des Sports (Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu)
Documents pouvant être apostillés :
attestations, diplômes, certificats des écoles d’art, documents délivrés par les écoles, à l’exception de ceux mentionnés ci-dessus.
4. Ministère de l’Éducation et des Sciences (Ministerstwo Edukacji i Nauki)
Documents pouvant être apostillés :
certificats des écoles et des écoles professionnelles, ainsi que des écoles, des écoles professionnelles et techniques et des points de conseil scolaire auprès des représentations diplomatiques, des consulats et des représentations militaires de la République de Pologne.
5. Chefs d’établissement (kurator oświaty)
Documents pouvant être apostillés :
attestations d’avancement et certificats de fin d’études,
autres documents délivrés par les écoles, les établissements d’enseignement complémentaire et les établissements d’enseignement pratique, à l’exception de ceux mentionnés ci-dessus, destinés aux transactions juridiques avec des États étrangers.
6. Directeurs des commissions d’examen régionales (Okręgowa Komisja Egzaminacyjna)
Documents pouvant être apostillés :
attestations d’enseignement primaire et secondaire au niveau des examens externes, attestations d’enseignement secondaire, annexes aux attestations d’enseignement secondaire, certificats de qualification professionnelle, diplômes et certificats délivrés par les commissions d’examen régionales.
Existe-t-il un apostille électronique en Pologne – E-apostille ?
L’apostille électronique permet de certifier les actes de naissance et de mariage, les documents médicaux, les décisions judiciaires et d’autres documents destinés à être utilisés à l’étranger.
Grâce au registre électronique de l’apostille, toute personne intéressée peut vérifier visuellement l’apostille d’un document ainsi que le document scanné.
Cependant, en Pologne, le système de vérification en ligne de l’apostille n’est pas encore en vigueur.