Apostille Pologne
Qu’est-ce que l’apostille polonaise ?
L’ apostille polonaise – est un cachet dont la forme, le contenu et la fonction sont définis par la Convention de l’Apostille de 1961. L’apostille polonaise contient des informations en anglais et en polonais, la langue officielle.
La Pologne a adhéré à la Convention de La Haye « sur l’Apostille » le 19 novembre 2004. L’apostille est entrée en vigueur le 14 août 2005.
Par décision des autorités polonaises, la Convention ne s’applique pas aux documents délivrés par les autorités russes en Crimée et à Sébastopol, ainsi qu’aux documents délivrés par les autorités des républiques autoproclamées de Donetsk et de Lougansk.
L’apostille en Pologne est apposée en deux langues : polonais et anglais, que le document soit traduit ou non en anglais ou dans une autre langue.
À quoi ressemble l’apostille polonaise ?
Photo de l’apostille polonaise :
Texte de l’apostille polonaise
Polonais
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Państwo / Country: Rzeczpospolita Polska
Niniejszy dokument urzędowy / This public document
2. Podpisany został przez /has been signed by: ___________________________
3. Działającego w charakterze / acting in the capacity of: ________________
4. Zaopatrzony jest w pieczęć / bears the seal/stamp of ________________
Sąd Okręgowy w Warszawie Poświadczony / Certified
5. w / at: __________________
6. dnia / the __________________
7. przez / by: Ministerstwo Spraw Zagranicznych
8. Nr / № ____________________
9. Piekzęć / Stempel /Seal/stamp
10. Podpis / signature
Traduction en russe
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Pays : Pologne
Le présent document officiel
2. Signé par : __________________ (nom, prénom)
3. Agissant en qualité de : _________________ (fonction)
4. Cachet :
Certifié par cachet
5. Lieu : _______________ (ville)
6. Date : __________________
7. Organisation : ______________________
(note de BUSINESS LIGA SRL : Ministère des Affaires étrangères de Pologne)
8. N° ____________________
9. Sceau / timbre
(note de BUSINESS LIGA SRL : Sceau de l’autorité habilitée à certifier les apostilles)
Pourquoi un apostille est-il nécessaire si les documents polonais portent déjà le sceau et la signature d’un fonctionnaire ?
Le règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen stipule que l’apostille n’est pas nécessaire pour les pays de l’Union européenne depuis la Pologne. Cependant, pour les autres pays non membres de l’UE mais signataires de la Convention de La Haye, l’apostille est requise.
Dans les ministères, les administrations, les organismes d’État, les archives et les bureaux d’état civil polonais, de nombreux fonctionnaires travaillent.
Les signatures sont nombreuses et changent également. Pour vérifier l’authenticité et la véracité du document et éviter les contrefaçons, il faut vérifier si la signature du fonctionnaire correspond à ses échantillons de signature. Et si c’est bien lui qui a signé ce document.
À l’échelle d’un tel volume de documents et d’un si grand nombre de fonctionnaires, il est très difficile de procéder ainsi. C’est particulièrement compliqué pour les fonctionnaires qui reçoivent vos documents à l’étranger.
C’est pourquoi un système de vérification de toutes les signatures et sceaux par plusieurs personnes a été mis en place – pour faciliter le travail des fonctionnaires étrangers. Cela réduit également le temps d’examen des documents à l’étranger, ainsi que le temps d’attente pour les demandeurs. Dans un tel système, il est plus facile pour les fonctionnaires locaux responsables de l’Apostille de vérifier les signatures, les sceaux, les documents eux-mêmes (leurs formulaires et leur contenu).
Les employés ayant accès à la base interne de signatures, de sceaux et d’échantillons de documents sont également inscrits dans un registre spécial avec leurs propres signatures. Mais ce registre se limite à une dizaine de signatures, dont les échantillons sont transmis à d’autres pays partenaires ou peuvent être facilement vérifiés par d’autres moyens.
Il existe deux procédures de cette confirmation. La première procédure – la plus fiable – est la légalisation des documents. Lorsque les documents sont signés par le fonctionnaire qui les délivre, puis le document est certifié par un employé du ministère (généralement le ministère des affaires étrangères), puis la dernière signature est vérifiée et certifiée par le consulat du pays où les documents doivent être fournis. La vérification est effectuée sur la base d’une base de données (liste) actualisée des signatures – par une chaîne de trois services (institutions, organes de l’État).
La deuxième procédure repose sur une plus grande confiance et contourne un service, généralement le ministère des affaires étrangères. Dans ce cas, il s’agit de l’apostille. L’apostille – un timbre spécial d’un modèle établi simplifie considérablement la procédure de reconnaissance des documents d’un État sur le territoire d’un autre.
Peut-on apposer une apostille au consulat de Pologne ?
Selon la Convention de La Haye sur l’Apostille, le timbre Apostille sur les documents polonais ne peut pas être obtenu au consulat de Pologne. Et cela ne dépend pas du pays où se trouve le consulat, que ce soit la Moldavie, l’Allemagne, l’Ukraine, l’Italie, etc.
Où peut-on apposer (obtenir) une Apostille en Pologne ?
1. Le ministère des affaires étrangères (Ministerstwo Spraw Zagranicznych)
Documents pouvant être apostillés :
Certificats et attestations, y compris les documents d’état civil : acte de naissance, de mariage, de divorce, de décès, attestation de changement de nom, extrait de casier judiciaire, certificat de célibat (prouvant qu’une personne n’est pas mariée), ainsi que les traductions de documents certifiées par un notaire et un traducteur.
2. L’Agence nationale des échanges académiques (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej ; NAWA)
Documents pouvant être apostillés :
diplômes d’études avec annexes, copies de diplômes, certificats de diplômes et de certificats d’études, duplicatas de diplômes et de certificats d’études, certificats d’études, diplômes de doctorat et postdoctorat, ainsi que leurs duplicatas et copies.
3. Le ministère de la Culture, du Patrimoine national et des Sports (Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu)
Documents pouvant être apostillés :
certificats, diplômes, attestations d’écoles d’art, documents délivrés par les écoles, sauf ceux mentionnés ci-dessus.
4. Ministère de l’Éducation et des Sciences (Ministerstwo Edukacji i Nauki)
Documents pouvant être apostillés :
certificats d’écoles et d’établissements d’enseignement professionnel, ainsi que par les écoles, les établissements d’enseignement technique et professionnel et les points de conseil scolaire auprès des représentations diplomatiques, des consulats et des représentations militaires de la République de Pologne.
5. Directeurs d’écoles (kurator oświaty)
Documents pouvant être apostillés :
certificats d’avancement et diplômes de fin d’études,
autres documents délivrés par les écoles, les établissements d’enseignement complémentaire et les établissements d’enseignement pratique, sauf ceux mentionnés ci-dessus, destinés aux transactions juridiques avec des États étrangers.
6. Directeurs des commissions régionales d’examen (Okręgowa Komisja Egzaminacyjna)
Documents pouvant être apostillés :
certificats d’enseignement primaire et secondaire au niveau des examens externes, diplômes d’études secondaires, annexes aux diplômes d’études secondaires, attestations de qualification professionnelle, diplômes et certificats délivrés par les commissions régionales d’examen.
Existe-t-il un apostille électronique en Pologne – E-apostille ?
L’apostille électronique permet de certifier les certificats de naissance et de mariage, les documents médicaux, les décisions judiciaires et d’autres documents destinés à être utilisés à l’étranger.
Grâce au registre électronique des apostilles, toute personne intéressée peut vérifier visuellement l’apostille d’un document ainsi que le document scanné.
Cependant, un système de vérification en ligne de l’apostille n’est pas encore en vigueur en Pologne.
Qui appose l’apostille en Pologne — selon le type de document (valable en 2026)
En Pologne, l’apostille est délivrée par le MAE (MSZ), mais deux catégories de documents ont leur propre procédure, et presque tous nécessitent une certification préalable — sans cela, le MSZ refusera.
| Document | Procédure |
|---|---|
| Certificats d’état civil (USC), attestations des administrations, extraits du KRS, traductions de traducteur assermenté (tłumacz przysięgły) | l’apostille est apposée par MSZ — Dział Legalizacji |
| Documents notariés (actes, procurations, copies certifiées conformes) | d’abord certification au tribunal de district (sąd okręgowy) du lieu du notaire, puis apostille MSZ |
| Documents judiciaires | d’abord certification du président du tribunal de district, puis apostille MSZ |
| Diplômes universitaires et documents relatifs au déroulement/achèvement des études | l’apostille est délivrée par NAWA — l’Agence nationale des échanges académiques (pas MSZ) |
| Certificats scolaires (świadectwa) | certification préalable par le kuratorium oświaty ou la commission d’examen, puis apostille MSZ |
Délais, coûts et adresses de dépôt en Pologne
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Frais d’État pour l’apostille | 60 zł par document certifié |
| Frais de légalisation (pour les pays hors de la Convention) | 26 zł |
| Dépôt en personne | MSZ, Dział Legalizacji, ul. Krucza 38/42, Varsovie — sur rendez-vous (e-Konsulat) ; avec un dossier complet, l’apostille est généralement apposée lors de la même visite |
| Envoi par courrier | al. Szucha 23, 00-580 Warszawa — les demandes sont traitées dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception par le MSZ |
| Apostille électronique | n’est pas prévue pour une large gamme de documents — l’apostille est délivrée sur papier |
Sont payés en supplément : l’obtention des documents eux-mêmes, les certifications préalables (tribunal, kuratorium), la traduction assermentée et la livraison. La différence entre « lors de la même visite » et « jusqu’à 30 jours » — c’est précisément pour cela que nous déposons les documents en personne par l’intermédiaire d’un représentant à Varsovie, et non par courrier.
L’apostille est-elle nécessaire pour les documents polonais destinés aux pays de l’UE ?
La Pologne est un pays de l’UE, donc selon le Règlement (UE) 2016/1191, les documents de naissance, décès, mariage, état civil, résidence et absence de casier judiciaire sont acceptés dans d’autres pays de l’Union européenne sans apostille (si nécessaire — avec un formulaire multilingue standard). L’apostille est obligatoire lorsque le document polonais se rend en dehors de l’UE : Moldavie, Ukraine, Royaume-Uni, Turquie, États-Unis, Chine et autres pays de la Convention. Pour les pays hors Convention — légalisation consulaire.
Questions fréquentes sur l’apostille de la Pologne
Combien coûte l’apostille en Pologne ?
Les frais d’État sont de 60 zł par document. Le coût final dépend de la nécessité de certifications préalables (tribunal, kuratorium), de l’obtention du document, de la traduction assermentée et de la livraison.
Pourquoi le diplôme n’est-il pas apostillé par le MSZ ?
Parce que selon l’ordre polonais, l’apostille sur les documents liés au déroulement ou à l’achèvement des études dans une université est délivrée par NAWA. La soumission d’un tel diplôme au MSZ entraînera un refus et une perte de temps.
L’apostille est-elle apposée sur la traduction d’un traducteur assermenté ?
Oui — le MSZ appose l’apostille sur les traductions effectuées par un tłumacz przysięgły polonais. C’est pratique lorsque le pays destinataire exige l’apostille spécifiquement sur la traduction.
Combien de temps est valable l’apostille polonaise ?
Indéfiniment — la durée n’est pas fixée par la Convention. La limitation de « fraîcheur » s’applique au document (certificat, extrait KRS), et non à l’apostille.
Commander une apostille pour des documents polonais
Les actes d’USC, les certificats de casier judiciaire (KRK), les diplômes (via NAWA), les extraits KRS, les documents notariés et judiciaires — nous passons par toutes les étapes de certification et obtenons l’apostille à Varsovie sans votre déplacement, avec traduction assermentée et livraison.
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Sources (officielles)
gov.pl — MSZ, Apostille (frais de 60 zł, NAWA, certifications du tribunal, adresses et délais) · HCCH — tableau des participants (adhésion le 19.11.2004, entrée en vigueur pour la Pologne — 14.08.2005). Données vérifiées en juillet 2026.
Apostille dans d’autres pays d’Europe
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