Was ist die Apostille Moldawiens?

Definition und rechtliche Grundlage

Die moldauische Apostille ist ein Vermerk der vorgeschriebenen Form (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), der Folgendes bestätigt:

• die Echtheit der Unterschrift des Amtsträgers auf dem Dokument;
• seine Amtsstellung (in der Eigenschaft, in der er handelte);
• die Echtheit des Siegels oder Stempels der Behörde, die das Dokument ausgestellt hat.

In der Republik Moldau wird das Verfahren zur Anbringung eines Apostille durch die Regierungsverordnung Nr. 163 vom 15.02.2007 zur Genehmigung der Verordnung über das Verfahren zur Anbringung eines Apostille sowie durch eine Reihe anderer Gesetze und Rechtsakte geregelt.

Seit dem 16. März 2007 wendet Moldau das Haager Übereinkommen von 1961 zur Befreiung von der Anforderung der konsularischen Legalisation an, und für Dokumente, die nach diesem Datum ausgestellt wurden, wird das Apostille-Verfahren (für die Vertragsstaaten des Übereinkommens) angewandt.

Form und Sprache der moldauischen Apostille

Die traditionelle Papierapostille hatte die Form eines separaten Blattes mit Stempel und nassem Siegel des Justizministeriums. Jetzt gilt in Moldawien die elektronische Apostille (e-apostille), die:

• als PDF-Datei ausgestellt wird;
• mit einer qualifizierten elektronischen Signatur eines befugten Beamten unterzeichnet wird;
• einen Scan des Dokuments selbst enthält, auf das sie sich bezieht;
• kann Text in der Landessprache (Rumänisch) und in einer der offiziellen Sprachen des Übereinkommens (Französisch / Englisch) enthalten.

Der Titel des Apostills wird immer auf Französisch verfasst: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».

Wie sieht das Apostill Moldaus (e-apostille) aus?

Apostille – ein Stempelabdruck… vollständig ausgefüllt und in der entsprechenden Reihenfolge mit einem Siegel versehen.
Die Anbringung einer Apostille – das einzige formelle Verfahren, das zur Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in der die den Dokument unterzeichnende Person gehandelt hat, oder gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem dieses Dokument versehen ist, erforderlich sein kann.

Beispiel eines Apostilles, das vor dem elektronischen Apostille in der Republik Moldau verwendet wurde. Dieses Apostille bestand aus einem Ausdruck des Apostilles mit einem nassen Siegel des Justizministeriums der Republik Moldau und der Unterschrift eines Beamten. Dieses Apostille wurde mit Metallringen an das Dokument angebracht. Wie in Punkt 8 dieses Ausdrucks zu sehen ist, ist die Apostille-Nummer angegeben. Diese Apostille konnte jedoch nur durch einen Anruf im Ministerium oder durch eine offizielle Anfrage per Post anhand der Nummer überprüft werden.die Regelung.

Trotzdem in der Republik Moldau die Apostille nicht als Stempel im traditionellen Sinne verwendet wird. Hier wird nur die elektronische Apostille angewendet (unter Einhaltung aller Anforderungen an die in der Apostille enthaltenen Informationen) mit der Möglichkeit, sie online anhand eines geheimen Codes und einer speziellen Apostillennummer zu überprüfen.

Unten finden Sie ein Beispiel für eine elektronische Apostille der neuen Art in der Republik Moldau:

Zu dieser Apostille gehört auch ein geheimer Code, der unten angegeben wird. Die Apostille selbst enthält alle notwendigen Informationen auf einem A4-Blatt. Sie kann ausgedruckt und einfach dem Dokument beigefügt werden. Auf dieser Apostille gibt es weder einen nassen Stempel noch eine nasse Unterschrift eines Beamten. Sie kann online überprüft werden, was der im Ausland die Dokumente entgegennehmenden Behörde Zeit spart.

Die moderne e-Apostille Moldawiens ist eine PDF-Datei, die Folgendes enthält:

• Titel: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• Apostillennummer und Ausstellungsdatum;
• Land: Republica Moldova;
• Angaben zum Dokument: von wem unterzeichnet, in welcher Eigenschaft, ausstellende Behörde;
• Ort und Datum der Ausstellung der Apostille;
• Behörde, die die Apostille ausgestellt hat (Justizministerium / zuständige Behörde);
• eindeutige Sicherheitsnummer und/oder Geheimcode zur Online‑Überprüfung;
• elektronische Signatur und Dienstvermerke.

Zusammen mit e-apostille wird auch ein Scan des Dokuments selbst (Bescheinigung, Zeugnis, Diplom usw.) in die Datei aufgenommen, sodass die ausländische Behörde das vollständige Paket direkt nach der Überprüfung im System sehen kann.

Struktur des Apostille-Textes für Moldau

Die Struktur der moldauischen Apostille folgt dem Modell der Haager Konvention und umfasst in der Regel 10 Standardpunkte. Vereinfacht kann man sie so darstellen (zum Verständnis, nicht als offizielles Muster):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — Nachname, Vorname der Amtsperson
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — Amtsbezeichnung
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — Name der Behörde
6. Certificat / Certified
7. la / at: — Ort (üblicherweise Chişinău)
8. data / the: — Datum der Ausstellung der Apostille
9. de către / by: — zuständige Behörde
10. nr. / No: – einzigartige Apostillennummer und Sicherheitscode

Unten befinden sich die Elemente der elektronischen Signatur und der Hinweis auf die Möglichkeit, die Echtheit der Apostille online auf einem speziellen Portal zu überprüfen.

Welche Behörden stellen die Apostille in Moldawien aus?

In der Republik Moldawien haben nur staatliche Stellen das Recht, die Apostille anzubringen, die speziell als zuständig bezeichnet sind:

Ministerium für Justiz der Republik Moldau – Apostille auf die meisten offiziellen Dokumente natürlicher und juristischer Personen: Personenstandsurkunden, Führungszeugnisse, notarielle Dokumente, Gerichtsentscheidungen usw.

Wichtig: Ein Apostille kann nur von dem Staat angebracht werden, der das Dokument ausgestellt hat. Daher haben weder die konsularischen Vertretungen Moldaus im Ausland noch ausländische Behörden das Recht, eine Apostille auf moldauische Dokumente anzubringen – sie nehmen lediglich bereits apostillierte Dokumente entgegen.

Welche Dokumente können in Moldau apostilliert werden?

Die Apostille wird auf offizielle Dokumente angewendet, die im Hoheitsgebiet der Republik Moldau ausgestellt wurden und zur Verwendung in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens bestimmt sind. Zu diesen Dokumenten gehören insbesondere:

a) Personenstandsurkunden (Standesamtsurkunden)

Originale und Duplikate:

• Geburtsurkunde;
• Heiratsurkunde;
• Scheidungsurkunde (Auflösung der Ehe);
• Sterbeurkunde;
• Benachrichtigung (aviz) über Namensänderung;
• Benachrichtigung (aviz) über Änderungen persönlicher Daten;
• Geburtsurkunde (im Todesfall einer Person);
• Eheurkunde (im Todesfall eines Ehepartners).

Nur Originale:

• Bescheinigung über den Zivilstand (über das Nichtbestehen einer Ehe / über den Familienstand).

b) Bildungsdokumente

• Zeugnisse über die Sekundar- und Sekundarberufsbildung;
• Schulbesuchsbescheinigungen;
• Diplome von Fachhochschulen und Universitäten;
• Zertifikate und Diplome von Kursen, die vom Bildungsministerium akkreditiert sind.

In der Regel werden solche Dokumente nach Bestätigung durch die Bildungseinrichtung oder das Bildungsministerium apostilliert.

c) Dokumente über das Studium vom linken Ufer des Dnister und der Stadt Bender

Es handelt sich um Dokumente auf Formularen, die vom Bildungsministerium Moldawiens genehmigt wurden, ohne Symbolik anderer Bildungseinrichtungen. Für sie wird eine vereinfachte Bestätigungsform unter Angabe des vollständigen Namens und des Status des Dokuments angewendet.

d) Notarielle Dokumente

• Vollmachten;
• Anträge, Erklärungen;
• Verträge, Testamente;
• notarielle Beglaubigungen usw.

e) Gerichtliche Dokumente

• Gerichtsurteile, Beschlüsse;
• Urteile;
• Gutachten und Verfügungen;
• Bescheinigungen von Gerichten, Staatsanwaltschaften und Gerichtsvollziehern.

f) Dokumente der Nationalen Sozialversicherungskasse (CNAS)

• Bescheinigungen über die Berufserfahrung und Sozialbeiträge;
• Dokumente für die Gewährung von Renten und Leistungen im Ausland.

ж) Medizinische Dokumente

• medizinische Bescheinigungen und Gutachten, ausgestellt von den zuständigen Kommissionen und nationalen Zentren (z. B. Zentrum für öffentliche Gesundheit, Zentrum für Prävention und Bekämpfung von AIDS), einschließlich Bescheinigungen für Migranten.

з) Führungszeugnis und andere offizielle Bescheinigungen

• Führungszeugnis (Nachweis der Vorstrafenfreiheit);
• andere offizielle Bescheinigungen, die von den Organen des Innenministeriums, ASP, primăria usw. ausgestellt werden und unter die Konvention fallen.

i) Notariell beglaubigte Kopien und Übersetzungen

Notariell beglaubigte Kopien sowie notariell beglaubigte Übersetzungen der oben genannten Dokumente können ebenfalls apostilliert werden.

Wichtig: Dokumente, die von Behörden von Regionen ausgestellt wurden, die international nicht anerkannt sind, unterliegen in der Regel nicht der direkten Apostillierung ohne vorherige Neuausstellung bei den offiziellen Stellen Moldawiens.

Apostille für Dokumente von Firmen, Unternehmen, SRL, SA

Für juristische Personen wird die Apostille häufig für folgende Dokumente benötigt:

• Auszüge aus dem Handelsregister (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• Gründungsdokumente (Satzung, Gründungsbeschluss/Gründungsvertrag);
• Steuerresidenzbescheinigungen, Registrierungsbescheinigungen usw.;
• notarielle Vollmachten, die im Namen des Unternehmens ausgestellt wurden;
• Beschlüsse der Gesellschafter-/Aktionärsversammlungen, notariell beurkundet.

Business Liga SRL hilft Unternehmen, ein vollständiges Dokumentenpaket für die Apostille vorzubereiten, die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen, bei Bedarf neue Auszüge zu beschaffen und notarielle Handlungen zu organisieren.

Warum ist eine Apostille erforderlich, wenn das Dokument bereits ein Siegel und eine Unterschrift trägt?

In Moldawien, wie auch in anderen Ländern, stellen täglich Tausende von Beamten und Hunderte von staatlichen Einrichtungen Dokumente aus. Unterschriften und Siegel ändern sich, Mitarbeiter wechseln von Position zu Position, neue Formulare erscheinen.

Ein ausländischer Beamter, der Ihr Dokument annimmt, kann nicht alle Unterschrifts- und Siegelmuster kennen. Apostille löst dieses Problem: Sie bedeutet, dass:

• das Dokument von der zuständigen Behörde (Justizministerium / Außenministerium) überprüft wurde;
• Unterschrift des Beamten und seine Befugnisse wurden anhand interner Register bestätigt;
• Stempel und Formular des Dokuments wurden als echt anerkannt;
• Die ausländische Behörde kann dieser Bestätigung vertrauen, ohne zusätzliche Überprüfungen anzufordern.

Infolgedessen werden Dokumente schneller bearbeitet und das Risiko einer Ablehnung aufgrund von Zweifeln an der Echtheit wird erheblich reduziert.

Wozu eine Apostille anbringen, wenn moldauische Dokumente online überprüft werden können?

Die Online-Überprüfung von Dokumenten und Registern ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung, aber:

• nicht alle ausländischen Behörden sind verpflichtet, die nationalen moldauischen Datenbanken zu nutzen;
• es gibt nicht immer technischen Zugang, eine Benutzeroberflächensprache und rechtliche Garantien für eine solche Überprüfung;
• das Online-System bedient in der Regel interne Bedürfnisse oder einen begrenzten Nutzerkreis.

Apostille ist ein international anerkannter Standard. Die Vertragsstaaten des Übereinkommens haben sich im Voraus darauf geeinigt, solche Vermerke ohne zusätzliche Verfahren anzuerkennen. Daher bleibt die Apostille auch bei Vorhandensein einer Online-Überprüfung das wichtigste Instrument für eine schnelle und unbestrittene Anerkennung von Dokumenten im Ausland.

Kann man eine Apostille im Konsulat Moldaus im Ausland anbringen lassen?

Nein. Gemäß dem Haager Übereinkommen kann die Apostille nur von den zuständigen Behörden des Staates angebracht werden, der das Dokument ausgestellt hat. Die Konsulate und Botschaften Moldawiens bringen keine Apostille auf moldauische Dokumente an, sie können:

• über das Verfahren informieren;
• die Unterschrift des Konsuls auf Konsulardokumenten bestätigen (falls eine andere Legalisierung erforderlich ist);
• Dokumente entgegennehmen, die bereits in Moldawien mit einer Apostille versehen wurden.

Wenn Sie sich im Ausland befinden, kann Business Liga SRL aus der Ferne die Beschaffung von Dokumenten in Moldawien, deren Apostille und den Versand per Kurier an Sie organisieren, oder eine Online-Apostille – auf der Grundlage von per E-Mail oder WhatsApp, Telegram, Viber eingesandten Dokumenten.

Elektronische Apostille (e-apostille) in Moldawien

Moldawien war eines der ersten Länder in der Region, das auf die elektronische Apostille umgestellt hat. Das bedeutet:

• Papierapostillen werden nicht mehr ausgestellt — stattdessen wird ein e-Apostille ausgestellt;
• Das Dokument wird als signierte PDF-Datei ausgestellt, die per E-Mail versendet werden kann;
• Die ausländische Behörde kann die Echtheit der Apostille online überprüfen, ohne Antworten per Post anzufordern oder mit Ministerien zu korrespondieren.

Die Überprüfung erfolgt über das offizielle Portal apostila.gov.md — anhand der Apostillennummer und des geheimen Sicherheitscodes.

Wie überprüft man die elektronische Apostille Moldawiens?

Für die Überprüfung der e-Apostille ist normalerweise Folgendes erforderlich:

1. Gehen Sie zur offiziellen Website apostila.gov.md.
2. Wählen Sie den Bereich zur Überprüfung der Apostille.
3. Angeben:
   • die Apostillennummer (eindeutige Kennung);
   • den geheimen Sicherheitscode und/oder das Ausstellungsdatum (im Dokument selbst angegeben).
4. Nach Eingabe der Daten zeigt das System:
   • Informationen über die Apostille (Nummer, Datum, ausstellende Behörde);
   • Scan des Dokuments, auf das sie sich bezieht.

Wenn die Daten nicht übereinstimmen oder das System die Apostille nicht findet, sollte das Dokument zusätzlich über die zuständige Behörde überprüft werden oder man sich an die Spezialisten von Business Liga wenden, um die Situation zu analysieren.

Wie man Dokumente zur Apostille in Moldawien einreicht: online, persönlich und per Vollmacht

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Fristen und Tarife

Tarife und Fristen werden regelmäßig aktualisiert, aber im Allgemeinen gelten folgende Richtwerte:

• Standardfrist — 5 Werktage;
• Express-Modus — 3 Werktage, und wenn keine zusätzliche Prüfung erforderlich ist, ist eine Auslieferung in kürzerer Zeit möglich;
• Unterschiedliche Tarife für natürliche und juristische Personen.

Business Liga SRL berechnet im Voraus die Gesamtkosten unter Berücksichtigung aller Gebühren, notarieller Handlungen, Übersetzungen und Lieferung.

Besonderheiten der Verwendung des moldauischen Apostills im Ausland (z.B. Deutschland)

Obwohl sowohl Moldau als auch viele Staaten (einschließlich der EU-Länder) Vertragsparteien des Haager Übereinkommens sind, kann es zwischen einzelnen Ländern Einschränkungen oder Besonderheiten bei der Anwendung des Übereinkommens geben. Beispielsweise gilt das Übereinkommen zwischen Moldau und Deutschland formal nicht, und in vielen Fällen ist eine konsularische Legalisierung anstelle einer Apostille erforderlich.

Für jedes Bestimmungsland ist es wichtig zu prüfen:

• ob es die moldauische Apostille für einen bestimmten Dokumententyp anerkennt;
• ob statt des Apostills eine konsularische Legalisation erforderlich ist;
• ob eine Übersetzung und deren notarielle Beglaubigung erforderlich ist.

Business Liga analysiert genau Ihre Situation: Bestimmungsland, Dokumententyp, Fristen und Anforderungen der Behörden (Botschaft, Gericht, Universität usw.), damit Sie das richtige Verfahren von Anfang an wählen.