Das Verfahren der Legalisierung von Dokumenten, auch als „vollständige Authentifizierung“ bekannt, stellt die Anerkennung offizieller Dokumente sicher, die im Hoheitsgebiet der Republik Serbien ausgestellt wurden, im Ausland. Dieser Prozess wird durch das Gesetz über die Legalisierung von Dokumenten im internationalen Verkehr geregelt (veröffentlicht im „Amtsblatt der SFRJ“ 6/1973 und im „Amtsblatt von SCG“ Nr. 1/2003 – Verfassungscharta).
Der Kern dieses Gesetzes besteht in der Beglaubigung der Echtheit von Unterschrift und Siegel auf offiziellen Dokumenten. Dies geschieht in der Regel durch die Beglaubigung des Originaldokuments, wobei auch die Übersetzung ein dem Original ähnliches Legalisierungsverfahren durchläuft.
- Der Vorsitzende des Gerichts erster Instanz oder ein von ihm beauftragter Richter beglaubigt die Echtheit von Dokumenten, die von Behörden in seinem Zuständigkeitsbereich ausgestellt wurden, mit seiner Unterschrift und dem Siegel des Gerichts;
- Das Justizministerium der Republik Serbien überprüft die Unterschrift des Gerichtsvorsitzenden und das Siegel auf Dokumenten, die im Hoheitsgebiet der Republik Serbien ausgestellt wurden;
- Das Außenministerium der Republik Serbien bestätigt die Unterschrift und das Siegel des Justizministeriums mit der eigenen Unterschrift einer bevollmächtigten Person und dem Siegel des Ministeriums, unter Verwendung der hinterlegten Unterschrift der zur Beglaubigung befugten Person;
- Die so beglaubigten offiziellen Dokumente werden einer ausländischen Behörde (der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des Landes, in dem diese Dokumente verwendet werden sollen) übergeben, die in der Republik Serbien akkreditiert ist.
Öffentliche Dokumente, die von republikanischen und provinziellen Behörden und Organisationen ausgestellt wurden, unterliegen der direkten Authentifizierung durch das Außenministerium der Republik Serbien, ohne vorherige Beglaubigung durch ein Gericht oder das Justizministerium.
Das Verfahren gemäß dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Apostille):
Wenn öffentliche Urkunden, die in der Republik Serbien ausgestellt wurden, in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation verwendet werden, kann ihre Echtheit durch den Vorsitzenden des Gerichts oder einen bevollmächtigten Richter des zuständigen Gerichts erster Instanz mit seiner Unterschrift und dem Siegel des Gerichts bestätigt werden.
Die notarielle Beglaubigung gemäß dem Haager Übereinkommen erfolgt auf dem Originaldokument selbst oder seiner Anlage unter Verwendung eines speziellen Stempels, der bestimmte Angaben enthält („Apostille“).
Das gemäß den festgelegten Regeln ausgestellte Zertifikat bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Identität der unterzeichnenden Person sowie die Echtheit des Siegels oder Stempels auf dem Dokument. Unterschrift und Siegel auf dem Zertifikat (Stempel) sind von einer weiteren Authentifizierung befreit, wodurch das Dokument in allen Staaten, die das Haager Übereinkommen unterzeichnet haben, verwendbar ist.
Das Haager Übereinkommen erstreckt sich nicht auf Verwaltungsdokumente, die sich auf kommerzielle oder zollrechtliche Vorgänge beziehen, sowie auf Dokumente, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretungen ausgestellt wurden.
Für die Authentifizierung von Dokumenten gemäß dem Haager Übereinkommen auf dem Gebiet der Republik Serbien ist das Gericht erster Instanz am Sitz der Behörde zuständig, die das Dokument ausgestellt hat.
Informationen über die Vertragsstaaten des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation sind auf der Website der Haager Konferenz erhältlich.
Das Wiener Übereinkommen über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsregistern von 1976:
Auszüge aus Registern, die auf mehrsprachigen Vordrucken ausgestellt wurden, können in den Vertragsstaaten des Wiener Übereinkommens über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsregistern verwendet werden.