Procedura de legalizare a documentelor, cunoscută și sub denumirea de „autentificare completă”, asigură recunoașterea documentelor oficiale emise pe teritoriul Republicii Serbia în afara granițelor acesteia. Acest proces este reglementat de Legea privind legalizarea documentelor în circulația internațională (publicată în „Monitorul Oficial al RSF Iugoslavia” nr. 6/1973 și „Monitorul Oficial al SCG” nr. 1/2003 – Carta Constituțională).
Esența acestei Legi constă în atestarea autenticității semnăturii și a ștampilei pe documentele oficiale. De obicei, acest lucru se realizează prin certificarea exemplarului original al documentului, iar traducerea parcurge, de asemenea, o procedură de legalizare similară cu cea a originalului.
- Președintele instanței de prim grad, sau judecătorul desemnat de acesta, atestă autenticitatea documentelor emise de autoritățile aflate în zona sa de jurisdicție, prin semnătura și ștampila instanței;
- Ministerul Justiției al Republicii Serbia verifică semnătura președintelui instanței și ștampila pe documentele emise pe teritoriul Republicii Serbia;
- Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Serbia confirmă semnătura și ștampila Ministerului Justiției prin propria semnătură a persoanei autorizate și ștampila Ministerului, utilizând semnătura păstrată a persoanei autorizate să certifice;
- Documentele oficiale certificate în acest mod sunt transmise autorității străine (misiunii diplomatice sau consulare a țării în care aceste documente vor fi utilizate), acreditate în Republica Serbia.
Documentele publice emise de autoritățile și organizațiile republicane și provinciale sunt supuse autentificării directe de către Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Serbia, fără certificarea prealabilă de către instanță sau Ministerul Justiției.
Procedura în conformitate cu Convenția de la Haga privind eliminarea cerinței de legalizare a actelor oficiale străine (apostilă):
Dacă documentele oficiale emise în Republica Serbia sunt utilizate în țările membre ale Convenției de la Haga privind eliminarea cerinței de legalizare a actelor oficiale străine, autenticitatea acestora poate fi confirmată de președintele instanței sau de un judecător autorizat al instanței competente de prim grad, prin semnătura și ștampila instanței.
Legalizarea notarială conform Convenției de la Haga se efectuează pe originalul documentului sau pe anexa acestuia, utilizând o ștampilă specială care conține date specifice („Apostilă”).
Certificatul emis în conformitate cu regulile stabilite confirmă autenticitatea semnăturii, identitatea persoanei care a semnat, precum și autenticitatea sigiliului sau ștampilei de pe document. Semnătura și sigiliul de pe certificat (ștampilă) sunt scutite de orice altă autentificare, făcând documentul utilizabil în toate țările care au semnat Convenția de la Haga.
Convenția de la Haga nu se aplică documentelor administrative legate de operațiuni comerciale sau vamale, nici documentelor emise de reprezentanțe diplomatice sau consulare.
Pentru autentificarea documentelor în conformitate cu Convenția de la Haga pe teritoriul Republicii Serbia, este competentă instanța de prim grad de la locul unde se află autoritatea care a emis documentul.
Informații despre țările membre ale Convenției privind eliminarea cerinței de legalizare a actelor oficiale străine pot fi obținute pe site-ul Conferinței de la Haga.
Convenția de la Viena privind eliberarea extraselor din registre în mai multe limbi din 1976:
Extrasele din registre, întocmite pe formulare multilingve, pot fi utilizate în statele membre ale Convenției de la Viena privind eliberarea extraselor din registre în mai multe limbi.