Belge yasallaştırma prosedürü, “tam doğrulama” olarak da bilinir, Sırbistan Cumhuriyeti topraklarında düzenlenmiş resmi belgelerin yurt dışında tanınmasını sağlar. Bu süreç, Uluslararası Dolaşımda Belgelerin Yasallaştırılması Hakkında Kanun (SFRY Resmi Gazetesi 6/1973 ve SCG Resmi Gazetesi No. 1/2003 – Anayasa Şartı’nda yayımlanmıştır) ile düzenlenir.
Bu Kanunun özü, resmi belgeler üzerindeki imza ve mührün gerçekliğini onaylamaktır. Bu genellikle belgenin asıl nüshasının tasdik edilmesiyle yapılır ve çeviri de orijinaline benzer bir yasallaştırma prosedüründen geçer.
- İlk derece mahkemesi başkanı veya onun atadığı bir hâkim, kendi yargı yetkisi alanındaki kamu otoriteleri tarafından düzenlenen belgelerin gerçekliğini imzası ve mahkeme mührü ile onaylar;
- Sırbistan Cumhuriyeti Adalet Bakanlığı, Sırbistan Cumhuriyeti topraklarında düzenlenen belgeler üzerindeki mahkeme başkanının imzasını ve mührünü doğrular;
- Sırbistan Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı, Adalet Bakanlığı’nın imzasını ve mührünü, yetkili kişinin kendi imzası ve Bakanlık mührü ile, tasdike yetkili kişinin saklanan imzasını kullanarak onaylar;
- Bu şekilde onaylanan resmi belgeler, Sırbistan Cumhuriyeti’nde akredite olan yabancı bir makama (belgelerin kullanılacağı ülkenin diplomatik veya konsolosluk temsilciliğine) iletilir.
Cumhuriyet ve eyalet kamu otoriteleri ve kuruluşları tarafından düzenlenen kamu belgeleri, mahkeme veya Adalet Bakanlığı tarafından önceden onaylanmaksızın, doğrudan Sırbistan Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından doğrulanır.
Lahey Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi (Apostil) uyarınca prosedür:
Resmi belgeler, Sırbistan Cumhuriyeti’nde düzenlenmişse ve Lahey Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi’ne taraf ülkelerde kullanılacaksa, bunların gerçekliği, mahkeme başkanı veya yetkili birinci derece mahkemesi hakimi tarafından imza ve mahkeme mührü ile teyit edilebilir.
Lahey Sözleşmesi’ne göre noter onayı, belgenin aslı veya eki üzerinde, belirli verileri içeren özel bir damga (“Apostil”) kullanılarak yapılır.
Belirlenen kurallara uygun olarak düzenlenen sertifika, imzanın gerçekliğini, imza sahibinin kimliğini ve belge üzerindeki mühür veya damganın gerçekliğini teyit eder. Sertifika (damga) üzerindeki imza ve mühür, daha fazla doğrulama gerektirmez ve belgeyi Lahey Sözleşmesi’ni imzalayan tüm ülkelerde kullanıma uygun hale getirir.
Lahey Sözleşmesi, ticari veya gümrük işlemleriyle ilgili idari belgeler ile diplomatik veya konsolosluk temsilcileri tarafından düzenlenen belgeleri kapsamaz.
Sırbistan Cumhuriyeti topraklarında belgelerin Lahey Sözleşmesi’ne uygun olarak doğrulanması için, belgeyi düzenleyen makamın bulunduğu yerdeki birinci derece mahkemesi yetkilidir.
Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi’ne taraf ülkeler hakkında bilgi, Lahey Konferansı’nın web sitesinden edinilebilir.
1976 tarihli Çok Dilli Sicil Kayıt Örneklerinin Verilmesine İlişkin Viyana Sözleşmesi:
Çok dilli formlarda düzenlenen sicil kayıt örnekleri, Çok Dilli Sicil Kayıt Örneklerinin Verilmesine İlişkin Viyana Sözleşmesi’ne taraf devletlerde kullanılabilir.