O procedimento de legalização de documentos, também conhecido como “autenticação completa”, garante o reconhecimento de documentos oficiais emitidos no território da República da Sérvia fora do país. Este processo é regulado pela Lei de Legalização de Documentos no Comércio Internacional (publicada no “Diário Oficial da RSFJ” 6/1973 e no “Diário Oficial da SCG” nº 1/2003 – Carta Constitucional).
A essência desta Lei reside na certificação da autenticidade da assinatura e do selo em documentos oficiais. Geralmente, isso ocorre mediante a autenticação de uma cópia autêntica do documento, e a tradução também passa pelo procedimento de legalização, de forma análoga ao original.
- O Presidente do tribunal de primeira instância, ou um juiz por ele designado, certifica a autenticidade dos documentos emitidos por autoridades situadas na sua área de jurisdição, com a sua assinatura e o selo do tribunal;
- O Ministério da Justiça da República da Sérvia procede à verificação da assinatura do Presidente do tribunal e do selo nos documentos emitidos no território da República da Sérvia;
- O Ministério dos Negócios Estrangeiros da República da Sérvia confirma a assinatura e o selo do Ministério da Justiça com a sua própria assinatura de pessoa autorizada e o selo do Ministério, utilizando a assinatura arquivada da pessoa autorizada a certificar;
- Os documentos oficiais assim certificados são entregues a uma autoridade estrangeira (representação diplomática ou consular do país onde esses documentos serão utilizados), acreditada na República da Sérvia.
Os documentos públicos emitidos por autoridades e organizações republicanas e provinciais estão sujeitos a autenticação direta pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros da República da Sérvia, sem certificação prévia pelo tribunal ou pelo Ministério da Justiça.
O procedimento de acordo com a Convenção de Haia relativa à supressão da exigência de legalização de atos públicos estrangeiros (apostila):
Se os documentos oficiais emitidos na República da Sérvia forem utilizados em países signatários da Convenção de Haia relativa à supressão da exigência de legalização de atos públicos estrangeiros, a sua autenticidade pode ser confirmada pelo presidente do tribunal ou por um juiz autorizado do tribunal de primeira instância competente, através da sua assinatura e do selo do tribunal.
A certificação notarial de acordo com a Convenção de Haia é efetuada no próprio original do documento ou no seu anexo, utilizando um carimbo especial que contém dados específicos (“Apostila”).
O certificado emitido de acordo com as regras estabelecidas confirma a autenticidade da assinatura, a identidade do signatário, bem como a autenticidade do selo ou carimbo no documento. A assinatura e o selo no certificado (carimbo) estão isentos de qualquer outra autenticação, tornando o documento apto para uso em todos os países signatários da Convenção de Haia.
A Convenção de Haia não se aplica a documentos administrativos relacionados com operações comerciais ou aduaneiras, nem a documentos emitidos por representações diplomáticas ou consulares.
Para a autenticação de documentos de acordo com a Convenção de Haia no território da República da Sérvia, é competente o tribunal de primeira instância do local onde se encontra a entidade que emitiu o documento.
Informações sobre os países signatários da Convenção relativa à supressão da exigência de legalização de atos públicos estrangeiros podem ser obtidas no site da Conferência de Haia.
Convenção de Viena sobre a emissão de extratos de registos em várias línguas de 1976:
Os extratos de registos elaborados em formulários multilingues podem ser utilizados nos Estados signatários da Convenção de Viena sobre a emissão de extratos de registos em várias línguas.