Η διαδικασία νομιμοποίησης εγγράφων, γνωστή και ως «πλήρης αυθεντικοποίηση», διασφαλίζει την αναγνώριση επίσημων εγγράφων που εκδίδονται στο έδαφος της Δημοκρατίας της Σερβίας, εκτός των συνόρων της. Αυτή η διαδικασία ρυθμίζεται από τον Νόμο περί Νομιμοποίησης Εγγράφων στη Διεθνή Κυκλοφορία (που δημοσιεύθηκε στην «Επίσημη Εφημερίδα της ΣΟΔΓ» 6/1973 και στην «Επίσημη Εφημερίδα της ΣΓ» αριθ. 1/2003 – Συνταγματικός Χάρτης).
Η ουσία αυτού του Νόμου έγκειται στην πιστοποίηση της γνησιότητας της υπογραφής και της σφραγίδας σε επίσημα έγγραφα. Συνήθως, αυτό γίνεται με την επικύρωση του γνήσιου αντιγράφου του εγγράφου, ενώ και η μετάφραση υποβάλλεται σε διαδικασία νομιμοποίησης, ανάλογη με αυτήν του πρωτοτύπου.
- Ο Πρόεδρος του Πρωτοδικείου, ή ο δικαστής που αυτός ορίζει, πιστοποιεί τη γνησιότητα των εγγράφων που εκδίδονται από δημόσιες αρχές που βρίσκονται εντός της δικαιοδοσίας του, με την υπογραφή του και τη σφραγίδα του δικαστηρίου·
- Το Υπουργείο Δικαιοσύνης της Δημοκρατίας της Σερβίας διενεργεί έλεγχο της υπογραφής του Προέδρου του Δικαστηρίου και της σφραγίδας σε έγγραφα που εκδίδονται στο έδαφος της Δημοκρατίας της Σερβίας·
- Το Υπουργείο Εξωτερικών της Δημοκρατίας της Σερβίας επιβεβαιώνει την υπογραφή και τη σφραγίδα του Υπουργείου Δικαιοσύνης με τη δική του υπογραφή εξουσιοδοτημένου προσώπου και τη σφραγίδα του Υπουργείου, χρησιμοποιώντας την κατατεθειμένη υπογραφή του προσώπου που είναι εξουσιοδοτημένο για την επικύρωση·
- Τα επίσημα έγγραφα που επικυρώνονται με αυτόν τον τρόπο διαβιβάζονται σε ξένο φορέα (διπλωματική ή προξενική αντιπροσωπεία της χώρας όπου θα χρησιμοποιηθούν αυτά τα έγγραφα), διαπιστευμένο στη Δημοκρατία της Σερβίας.
Τα δημόσια έγγραφα που εκδίδονται από δημοκρατικές και επαρχιακές δημόσιες αρχές και οργανισμούς υπόκεινται σε άμεση αυθεντικοποίηση από το Υπουργείο Εξωτερικών της Δημοκρατίας της Σερβίας, χωρίς προηγούμενη επικύρωση από δικαστήριο ή το Υπουργείο Δικαιοσύνης.
Η διαδικασία σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης για την κατάργηση της υποχρεωτικής επικύρωσης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων (αποστολή):
Εάν επίσημα έγγραφα που εκδόθηκαν στη Δημοκρατία της Σερβίας χρησιμοποιούνται σε χώρες-μέλη της Σύμβασης της Χάγης για την κατάργηση της υποχρεωτικής επικύρωσης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων, η γνησιότητά τους μπορεί να βεβαιωθεί από τον πρόεδρο του δικαστηρίου ή από εξουσιοδοτημένο δικαστή του αρμόδιου πρωτοβάθμιου δικαστηρίου με την υπογραφή και τη σφραγίδα του δικαστηρίου.
Η συμβολαιογραφική επικύρωση σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης πραγματοποιείται στο ίδιο το πρωτότυπο του εγγράφου ή στο συνημμένο του, χρησιμοποιώντας μια ειδική σφραγίδα που περιέχει συγκεκριμένα δεδομένα (“Αποστολή”).
Το πιστοποιητικό που εκδίδεται σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής, την ταυτότητα του υπογράφοντος, καθώς και τη γνησιότητα της σφραγίδας ή της σφραγίδας στο έγγραφο. Η υπογραφή και η σφραγίδα στο πιστοποιητικό (σφραγίδα) απαλλάσσονται από περαιτέρω αυθεντικοποίηση, καθιστώντας το έγγραφο κατάλληλο για χρήση σε όλες τις χώρες που έχουν υπογράψει τη Σύμβαση της Χάγης.
Η Σύμβαση της Χάγης δεν εφαρμόζεται σε διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται με εμπορικές ή τελωνειακές πράξεις, ούτε σε έγγραφα που εκδίδονται από διπλωματικούς ή προξενικούς αντιπροσώπους.
Για την αυθεντικοποίηση εγγράφων σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης στην επικράτεια της Δημοκρατίας της Σερβίας, αρμόδιο είναι το πρωτοβάθμιο δικαστήριο της τοποθεσίας της αρχής που εξέδωσε το έγγραφο.
Πληροφορίες σχετικά με τις χώρες-μέλη της Σύμβασης για την κατάργηση της υποχρεωτικής επικύρωσης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων μπορείτε να βρείτε στον ιστότοπο της Διάσκεψης της Χάγης.
Σύμβαση της Βιέννης για την έκδοση αποσπασμάτων μητρώων σε πολλές γλώσσες του 1976:
Αποσπάσματα μητρώων που συντάσσονται σε πολύγλωσσα έντυπα μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε κράτη-μέλη της Σύμβασης της Βιέννης για την έκδοση αποσπασμάτων μητρώων σε πολλές γλώσσες.