El procedimiento de legalización de documentos, también conocido como «autenticación completa», garantiza el reconocimiento de los documentos oficiales emitidos en el territorio de la República de Serbia fuera del mismo. Este proceso está regulado por la Ley de Legalización de Documentos en el Tráfico Internacional (publicada en el «Boletín Oficial de la RFSY» 6/1973 y en el «Boletín Oficial de SCG» n.º 1/2003 – Carta Constitucional).
La esencia de esta Ley consiste en certificar la autenticidad de la firma y el sello en los documentos oficiales. Por lo general, esto se realiza mediante la certificación de una copia auténtica del documento, y la traducción también se somete a un procedimiento de legalización similar al del original.
- El presidente del tribunal de primera instancia, o el juez designado por él, certifica la autenticidad de los documentos emitidos por las autoridades que se encuentran dentro de su jurisdicción, con su firma y el sello del tribunal;
- El Ministerio de Justicia de la República de Serbia verifica la firma del presidente del tribunal y el sello en los documentos emitidos en el territorio de la República de Serbia;
- El Ministerio de Asuntos Exteriores de la República de Serbia confirma la firma y el sello del Ministerio de Justicia con su propia firma de la persona autorizada y el sello del Ministerio, utilizando la firma almacenada de la persona autorizada para la certificación;
- Los documentos oficiales así certificados se entregan al organismo extranjero (representación diplomática o consular del país donde se utilizarán dichos documentos), acreditado en la República de Serbia.
Los documentos públicos emitidos por las autoridades y organizaciones republicanas y provinciales están sujetos a la autenticación directa por parte del Ministerio de Asuntos Exteriores de la República de Serbia, sin necesidad de certificación previa por parte del tribunal o del Ministerio de Justicia.
El procedimiento de acuerdo con el Convenio de La Haya por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros (apostilla):
Si los documentos públicos emitidos en la República de Serbia se utilizan en países parte del Convenio de La Haya por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, su autenticidad puede ser confirmada por el presidente del tribunal o por un juez autorizado del tribunal de primera instancia competente mediante su firma y el sello del tribunal.
La certificación notarial según el Convenio de La Haya se realiza en el propio documento original o en su anexo, utilizando un sello especial que contiene datos específicos («Apostilla»).
El certificado emitido de acuerdo con las normas establecidas confirma la autenticidad de la firma, la identidad del firmante, así como la autenticidad del sello o timbre en el documento. La firma y el sello en el certificado (timbre) quedan exentos de autenticación adicional, haciendo que el documento sea apto para su uso en todos los países que han firmado el Convenio de La Haya.
El Convenio de La Haya no se aplica a los documentos administrativos relacionados con operaciones comerciales o aduaneras, ni a los documentos emitidos por representantes diplomáticos o consulares.
Para la autenticación de documentos de acuerdo con el Convenio de La Haya en el territorio de la República de Serbia, es competente el tribunal de primera instancia del lugar donde se encuentra la autoridad que emitió el documento.
La información sobre los países parte del Convenio por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros se puede obtener en el sitio web de la Conferencia de La Haya.
Convenio de Viena sobre la expedición de extractos de registros en varios idiomas de 1976:
Los extractos de registros cumplimentados en formularios multilingües pueden utilizarse en los Estados parte del Convenio de Viena sobre la expedición de extractos de registros en varios idiomas.