La procedura di legalizzazione dei documenti, nota anche come “autenticazione completa”, garantisce il riconoscimento dei documenti ufficiali rilasciati sul territorio della Repubblica di Serbia al di fuori dei suoi confini. Questo processo è regolato dalla Legge sulla legalizzazione dei documenti nel commercio internazionale (pubblicata nella “Gazzetta Ufficiale della RSFJ” n. 6/1973 e nella “Gazzetta Ufficiale di SCG” n. 1/2003 – Carta Costituzionale).
L’essenza di questa Legge consiste nell’attestare l’autenticità della firma e del timbro sui documenti ufficiali. Di solito ciò avviene mediante la certificazione di una copia autentica del documento, e anche la traduzione è sottoposta alla procedura di legalizzazione, analoga all’originale.
- Il Presidente del tribunale di primo grado, o un giudice da lui designato, attesta l’autenticità dei documenti emessi dalle autorità situate nella sua area di giurisdizione, con la propria firma e il timbro del tribunale;
- Il Ministero della Giustizia della Repubblica di Serbia verifica la firma del Presidente del tribunale e il timbro sui documenti rilasciati sul territorio della Repubblica di Serbia;
- Il Ministero degli Affari Esteri della Repubblica di Serbia conferma la firma e il timbro del Ministero della Giustizia con la propria firma di una persona autorizzata e il timbro del Ministero, utilizzando la firma conservata della persona autorizzata alla certificazione;
- I documenti ufficiali così certificati vengono trasmessi all’organo straniero (rappresentanza diplomatica o consolare del paese in cui questi documenti saranno utilizzati), accreditato presso la Repubblica di Serbia.
I documenti pubblici rilasciati dalle autorità e organizzazioni repubblicane e provinciali sono soggetti ad autenticazione diretta da parte del Ministero degli Affari Esteri della Repubblica di Serbia, senza previa certificazione da parte del tribunale o del Ministero della Giustizia.
La procedura secondo la Convenzione dell’Aja sull’abolizione della legalizzazione obbligatoria per i documenti pubblici esteri (apostille):
Se i documenti ufficiali rilasciati nella Repubblica di Serbia vengono utilizzati nei paesi membri della Convenzione dell’Aja sull’abolizione della legalizzazione obbligatoria per i documenti pubblici esteri, la loro autenticità può essere confermata dal presidente del tribunale o da un giudice delegato del tribunale di primo grado competente con la propria firma e il timbro del tribunale.
La certificazione notarile secondo la Convenzione dell’Aja viene effettuata sull’originale del documento stesso o sul suo allegato, utilizzando un timbro speciale contenente dati specifici (“Apostille”).
Il certificato rilasciato secondo le regole stabilite conferma l’autenticità della firma, l’identità del firmatario, nonché l’autenticità del timbro o del sigillo sul documento. La firma e il timbro sul certificato (timbro) sono esenti da ulteriore autenticazione, rendendo il documento utilizzabile in tutti i paesi firmatari della Convenzione dell’Aja.
La Convenzione dell’Aja non si applica ai documenti amministrativi relativi a operazioni commerciali o doganali, né ai documenti rilasciati da rappresentanti diplomatici o consolari.
Per l’autenticazione dei documenti secondo la Convenzione dell’Aja nel territorio della Repubblica di Serbia, è competente il tribunale di primo grado del luogo in cui si trova l’ente che ha rilasciato il documento.
Le informazioni sui paesi membri della Convenzione sull’abolizione della legalizzazione obbligatoria per i documenti pubblici esteri sono disponibili sul sito web della Conferenza dell’Aja.
Convenzione di Vienna sul rilascio di estratti dai registri in più lingue del 1976:
Gli estratti dai registri redatti su moduli multilingue possono essere utilizzati negli stati membri della Convenzione di Vienna sul rilascio di estratti dai registri in più lingue.