La procédure de légalisation des documents, également connue sous le nom d’« authentification complète », garantit la reconnaissance des documents officiels délivrés sur le territoire de la République de Serbie en dehors de ses frontières. Ce processus est régi par la Loi sur la légalisation des documents dans le commerce international (publiée au « Journal officiel de la RSFY » n° 6/1973 et au « Journal officiel de la SCG » n° 1/2003 – Charte constitutionnelle).
L’essence de cette Loi réside dans la certification de l’authenticité de la signature et du sceau sur les documents officiels. Cela se fait généralement en certifiant un exemplaire authentique du document, et la traduction est également soumise à une procédure de légalisation similaire à celle de l’original.
- Le président du tribunal de première instance, ou le juge qu’il désigne, certifie l’authenticité des documents émis par les autorités relevant de sa compétence territoriale, par sa signature et le sceau du tribunal ;
- Le ministère de la Justice de la République de Serbie vérifie la signature du président du tribunal et le sceau sur les documents délivrés sur le territoire de la République de Serbie ;
- Le ministère des Affaires étrangères de la République de Serbie confirme la signature et le sceau du ministère de la Justice par sa propre signature de la personne autorisée et le sceau du ministère, en utilisant la signature conservée de la personne habilitée à certifier ;
- Les documents officiels ainsi certifiés sont transmis à l’autorité étrangère (représentation diplomatique ou consulaire du pays où ces documents seront utilisés), accréditée en République de Serbie.
Les documents publics émis par les autorités et organisations républicaines et provinciales sont soumis à une authentification directe par le ministère des Affaires étrangères de la République de Serbie, sans certification préalable par le tribunal ou le ministère de la Justice.
La procédure conformément à la Convention de La Haye supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (apostille) :
Si les documents officiels délivrés en République de Serbie sont utilisés dans les pays parties à la Convention de La Haye supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, leur authenticité peut être attestée par le président du tribunal ou le juge compétent du tribunal de première instance compétent par sa signature et le sceau du tribunal.
La certification notariale conformément à la Convention de La Haye est effectuée sur l’original même du document ou sur son annexe, à l’aide d’un timbre spécial contenant des données déterminées (« Apostille »).
Le certificat délivré conformément aux règles établies atteste de l’authenticité de la signature, de l’identité du signataire, ainsi que de l’authenticité du sceau ou du timbre apposé sur le document. La signature et le sceau figurant sur le certificat (timbre) sont dispensés de toute autre authentification, rendant le document utilisable dans tous les pays signataires de la Convention de La Haye.
La Convention de La Haye ne s’applique pas aux documents administratifs liés à des opérations commerciales ou douanières, ni aux documents délivrés par des représentations diplomatiques ou consulaires.
Pour l’authentification des documents conformément à la Convention de La Haye sur le territoire de la République de Serbie, le tribunal de première instance du lieu où se trouve l’autorité ayant délivré le document est compétent.
Des informations sur les pays parties à la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers peuvent être obtenues sur le site de la Conférence de La Haye.
Convention de Vienne relative à la délivrance d’extraits de registres en plusieurs langues de 1976 :
Les extraits de registres établis sur des formulaires multilingues peuvent être utilisés dans les États parties à la Convention de Vienne relative à la délivrance d’extraits de registres en plusieurs langues.