Ce este apostila Moldovei?

Definiție și temei juridic

Apostila moldovenească este o mențiune de model stabilit (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), care confirmă:

• autenticitatea semnăturii funcționarului public pe document;
• calitatea acestuia (în calitate în care a acționat);
• autenticitatea sigiliului sau ștampilei autorității care a emis documentul.

În Republica Moldova, procedura de aplicare a apostilei este reglementată de Hotărârea Guvernului nr. 163 din 15.02.2007 privind aprobarea Regulamentului cu privire la procedura de aplicare a apostilei, precum și de o serie de alte legi și acte normative.

Din 16 martie 2007, Moldova aplică Convenția de la Haga din 1961 privind eliminarea cerinței de legalizare consulară, iar pentru documentele emise după această dată se utilizează procedura de apostilare (pentru țările — părți ale Convenției).

Forma și limba apostilei moldovenești

Apostila tradițională pe hârtie avea forma unei foi separate cu ștampilă și sigiliul umed al Ministerului Justiției. În prezent, în Republica Moldova funcționează apostila electronică (e-apostila), care:

• se eliberează sub formă de fișier PDF;
• este semnată cu semnătura electronică calificată a funcționarului autorizat;
• conține scanarea documentului la care se referă;
• poate conține text în limba de stat (română) și într-una dintre limbile oficiale ale Convenției (franceză / engleză).

Titlul apostilei este întotdeauna redactat în limba franceză: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».

Cum arată apostila Republicii Moldova (e-apostila)?

Apostila – amprenta unei ștampile… completată în toate rubricile și aplicată cu sigiliu în ordinea corespunzătoare.
Aplicarea apostilei – singura procedură formală care poate fi solicitată pentru a certifica autenticitatea semnăturii, calitatea în care a acționat persoana care a semnat documentul sau, după caz, autenticitatea sigiliului sau ștampilei cu care este aplicat acest document.

Exemplu de apostilă care a fost utilizată înainte de apostila electronică în Republica Moldova. Apostila de acest tip reprezenta o tipărire a Apostilei cu sigiliul umed al Ministerului Justiției al Republicii Moldova și semnătura funcționarului. Această apostilă era cusută împreună cu documentul folosind inele metalice. După cum se vede la punctul 8 al acestei tipăriri, este indicat numărul apostilei. Dar verificarea acestei apostile după număr era posibilă doar prin apel telefonic la minister sau printr-o cerere oficială prin oficiul poștal.

Cu toate acestea, în Republica Moldova Apostila nu se practică ca ștampilă în sensul tradițional. Aici se aplică doar apostila electronică (cu respectarea tuturor cerințelor privind informațiile conținute în Apostilă) cu posibilitatea verificării online printr-un cod secret și un număr special al Apostilei.

Mai jos este prezentat un exemplu de apostilă electronică de tip nou în Republica Moldova:

La această apostilă este atașat și un cod secret, care este indicat mai jos. Apostila în sine conține toate informațiile necesare pe o foaie de format A4. Poate fi tipărită și pur și simplu anexată la document. Pe această apostilă nu se aplică ștampila umedă și nu există semnătura umedă a funcționarului. Poate fi verificată online, ceea ce economisește timp autorității care primește documentele în străinătate.

Moderna e-apostilă a Republicii Moldova reprezintă un fișier PDF care conține:

• titlu: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• numărul apostilei și data emiterii;
• țara: Republica Moldova;
• date despre document: de către cine a fost semnat, în ce calitate, autoritatea emitentă a documentului;
• locul, data eliberării apostilei;
• autoritatea care a emis apostila (Ministerul Justiției / autoritatea competentă);
• număr unic de securitate și/sau cod secret pentru verificare online;
• semnătura electronică și mențiuni oficiale.

Împreună cu e-apostila, în fișier este inclusă și scanarea documentului propriu-zis (certificat, adeverință, diplomă etc.), ceea ce permite autorității străine să vadă pachetul complet imediat după verificarea în sistem.

Structura textului apostilei Republicii Moldova

Structura apostilei Republicii Moldova urmează modelul Convenției de la Haga și include de obicei 10 puncte standard. Simplificat, poate fi prezentată astfel (pentru înțelegere, nu ca model oficial):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — numele, prenumele funcționarului
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — funcția
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — denumirea autorității
6. Certificat / Certified
7. la / at: — localitatea (de obicei Chişinău)
8. data / the: — data eliberării apostilei
9. de către / by: — autoritatea competentă
10. nr. / No: — numărul unic al apostilei și codul de securitate

Mai jos sunt plasate elementele semnăturii electronice și indicația privind posibilitatea verificării autenticității apostilei online pe un portal special.

Ce autorități aplică apostila în Moldova?

În Republica Moldova, dreptul de a aplica apostila îl au doar autoritățile de stat desemnate în mod special ca fiind competente:

Ministerul Justiției al Republicii Moldova — apostila pe majoritatea documentelor oficiale ale persoanelor fizice și juridice: acte de stare civilă, caziere judiciare, documente notariale, hotărâri judecătorești etc.

Important: apostila poate fi aplicată numai de către statul care a emis documentul. Prin urmare, nici consulatele Moldovei din străinătate, nici autoritățile străine nu au dreptul să aplice apostila pe documentele moldovenești — ele doar acceptă documentele deja apostilate.

Ce documente pot fi apostilate în Moldova?

Apostila se aplică documentelor oficiale întocmite pe teritoriul Republicii Moldova și destinate utilizării în statele părți la Convenția de la Haga. Aceste documente includ, în special:

a) Acte de stare civilă (acte ale oficiului de stare civilă)

Originale și duplicate:

• certificat de naștere;
• certificat de căsătorie;
• certificat de divorț (de desfacere a căsătoriei);
• certificat de deces;
• aviz de schimbare a numelui de familie;
• aviz privind modificările datelor personale;
• extras de naștere (în cazul decesului unei persoane);
• extras de căsătorie (în cazul decesului unuia dintre soți).

Doar originale:

• adeverință de stare civilă (de necăsătorit / de stare familială).

b) Documente de studii

• certificate de absolvire a învățământului secundar și secundar profesional;
• adeverințe de la locul de studii;
• diplome de colegii și universități;
• certificate și diplome ale cursurilor acreditate de Ministerul Educației.

De regulă, astfel de documente se apostilează după confirmarea de către instituția de învățământ sau Ministerul Educației.

c) Documente de studii din stânga Nistrului și municipiul Bender

Este vorba de documente pe formulare aprobate de Ministerul Educației al Moldovei, fără simbolistica altor entități. Pentru acestea se aplică o formă simplificată de confirmare cu indicarea numelui, prenumelui și statutului documentului.

d) Documente notariale

• procuri;
• cereri, declarații;
• contracte, testamente;
• certificate notariale etc.

e) Documente judiciare

• hotărâri, încheieri ale instanțelor;
• sentințe;
• concluzii și decizii;
• adeverințe emise de instanțe, procuratură și executori judecătorești.

f) Documente ale Casei Naționale de Asigurări Sociale (CNAS)

• adeverințe care confirmă vechimea în muncă și contribuțiile sociale;
• documente pentru stabilirea pensiilor și indemnizațiilor în străinătate.

g) Documente medicale

• certificate și concluzii medicale emise de comisii autorizate și centre naționale (de exemplu, Centrul de Sănătate Publică, Centrul de Prevenire și Combatere a SIDA), inclusiv certificate pentru migranți.

h) Cazierul judiciar și alte adeverințe oficiale

• cazierul judiciar (certificat de lipsă de antecedente penale);
• alte adeverințe oficiale emise de organele MAI, ASP, primărie etc., care intră sub incidența Convenției.

i) Copii legalizate notarial și traduceri

Pot fi apostilate și copiile legalizate notarial, precum și traducerile legalizate notarial ale documentelor menționate mai sus.

Important: documentele emise de autoritățile regiunilor nerecunoscute de comunitatea internațională, de regulă, nu pot fi apostilate direct fără o reînnoire prealabilă la organele oficiale ale Moldovei.

Apostilă pe documente ale firmei, întreprinderii, SRL, SA

Pentru persoanele juridice, apostila este adesea necesară pentru următoarele documente:

• extrase din registrul comerțului (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• documente constitutive (statut, hotărârea/contractul de constituire a societății);
• certificate de rezidență fiscală, adeverințe de înregistrare etc.;
• procuri notariale emise în numele societății;
• hotărâri ale adunărilor asociaților/acționarilor, autentificate notarial.

Business Liga SRL ajută companiile să pregătească un pachet complet de documente pentru apostilă, să verifice corectitudinea datelor, să obțină, dacă este necesar, extrase noi și să organizeze procedurile notariale.

De ce este necesară apostila, dacă documentul are deja ștampilă și semnătură?

În Moldova, ca și în alte țări, mii de funcționari și sute de instituții de stat emit documente zilnic. Semnăturile și ștampilele se schimbă, angajații trec de la o funcție la alta, apar noi formulare.

Un funcționar străin care primește documentul dumneavoastră nu poate cunoaște toate mostrele de semnături și ștampile. Apostila rezolvă această problemă: ea înseamnă că:

• documentul a fost verificat de autoritatea competentă (Ministerul Justiției / MAE);
• semnătura funcționarului și competențele acestuia sunt confirmate prin registrele interne;
• ștampila și formularul documentului sunt recunoscute ca autentice;
• autoritatea străină poate avea încredere în această confirmare, fără a solicita verificări suplimentare.

Ca urmare, documentele sunt procesate mai rapid, iar riscul de respingere din cauza îndoielilor privind autenticitatea este redus semnificativ.

De ce să aplicați apostila, dacă documentele moldovenești pot fi verificate online?

Verificarea online a documentelor și registrelor este un pas important către digitalizare, dar:

• nu toate autoritățile străine sunt obligate să utilizeze bazele de date naționale moldovenești;
• nu există întotdeauna acces tehnic, limba interfeței și garanții juridice pentru o astfel de verificare;
• sistemul online deservește de obicei nevoile interne sau un cerc limitat de utilizatori.

Apostila este un standard recunoscut internațional. Statele părți la Convenție au convenit din timp că vor recunoaște astfel de mențiuni fără proceduri suplimentare. Prin urmare, chiar și atunci când există verificare online, apostila rămâne instrumentul cheie pentru recunoașterea rapidă și necontestată a documentelor în străinătate.

Se poate aplica apostila la consulatul Moldovei din străinătate?

Nu. Conform Convenției de la Haga, apostila poate fi aplicată numai de autoritățile competente ale statului care a emis documentul. Consulatele și ambasadele Moldovei nu aplică apostila pe documentele moldovenești, acestea pot:

• oferi informații despre procedură;
• confirma semnătura consulului pe documentele consulare (dacă se solicită o altă legalizare);
• primi documente deja apostilate în Moldova.

Dacă vă aflați în străinătate, Business Liga SRL poate organiza la distanță obținerea documentelor în Moldova, apostilarea lor și expedierea către dumneavoastră prin curier, sau apostila online – pe baza documentelor trimise prin e-mail, WhatsApp, Telegram, Viber.

Apostila electronică (e-apostille) în Moldova

Moldova a fost una dintre primele din regiune care a trecut la apostila electronică. Aceasta înseamnă:

• apostilele pe hârtie nu se mai eliberează — în locul lor se emite e-apostille;
• documentul se eliberează sub formă de fișier PDF semnat, care poate fi trimis prin e-mail;
• autoritatea străină poate verifica autenticitatea apostilei online, fără a solicita răspunsuri prin poștă și fără a coresponda cu ministerele.

Verificarea se efectuează prin portalul oficial apostila.gov.md — după numărul apostilei și codul secret de securitate.

Cum se verifică apostila electronică a Moldovei?

Pentru verificarea e-apostille este necesar de obicei:

1. Să accesați site-ul oficial apostila.gov.md.
2. Să selectați secțiunea de verificare a apostilei.
3. Să indicați:
   • numărul apostilei (identificator unic);
   • codul secret de securitate și/sau data emiterii (indicate în documentul propriu-zis).
4. După introducerea datelor, sistemul afișează:
   • informații despre apostilă (număr, dată, autoritatea care a emis apostila);
   • scanarea documentului la care se referă.

Dacă datele nu coincid sau sistemul nu găsește apostila, documentul trebuie verificat suplimentar prin intermediul autorității competente sau să contactați specialiștii Business Liga pentru analiza situației.

Cum să depuneți documentele pentru apostilă în Moldova: online, personal și prin procură

Puteți depune cererea pentru apostila moldovenească prin intermediul companiei noastre – fără procură notarială.

Termene și tarife

Tarifele și termenele sunt actualizate periodic, dar, în general, sunt valabile următoarele repere:

• Termen standard — 5 zile lucrătoare;
• Regim urgent — 3 zile lucrătoare, iar în lipsa necesității unei verificări suplimentare — eliberarea este posibilă într-un termen mai scurt;
• Tarife diferite pentru persoane fizice și juridice.

Business Liga SRL calculează în prealabil costul total, luând în considerare toate taxele, serviciile notariale, traducerile și livrarea.

Particularități ale utilizării apostilei moldovenești în străinătate (de exemplu, Germania)

Deși atât Moldova, cât și multe state (inclusiv țările UE) sunt părți ale Convenției de la Haga, între anumite țări pot exista restricții sau particularități de aplicare a Convenției. De exemplu, în relațiile dintre Moldova și Germania, convenția nu se aplică formal, iar în unele cazuri este necesară legalizarea consulară, nu apostila.

Pentru fiecare țară de destinație este important să verificați:

• dacă recunoaște apostila Moldovei pentru tipul specific de document;
• dacă nu este necesară legalizarea consulară în locul apostilei;
• dacă este necesară traducerea și legalizarea notarială a acesteia.

Business Liga analizează exact situația dumneavoastră: țara de destinație, tipul documentului, termenele și cerințele autorităților (ambasadă, instanță, universitate etc.), pentru ca dumneavoastră să alegeți procedura corectă din prima încercare.