Ce este Apostila?
Apostila este o amprentă sau un ștampilă de format larg pentru confirmarea semnăturii funcționarului care a semnat documentul. O astfel de ștampilă se aplică documentelor de tip nou în vederea utilizării în străinătate în țările Apostilei. Această ștampilă înlocuiește procedura complexă de legalizare consulară, unde termenele și numărul de ștampile sau sigilii de confirmare, precum și semnăturile funcționarilor, sunt mult mai mari. Apostila se aplică de obicei cu cerneală neagră sau albastră pe verso-ul documentului.
Apostila nu confirmă autenticitatea documentului sau conținutul acestuia. Autenticitatea și corectitudinea conținutului documentului sunt confirmate de semnătura funcționarului. Apostila confirmă semnătura funcționarului care a semnat documentul și calitatea acestuia (funcția funcționarului și competența de a semna). În Japonia și în alte câteva țări – aceasta este atestarea sigiliului autorității de stat.
Rețineți că semnătura funcționarului, confirmată prin Apostilă, nu garantează absența erorilor în document. De asemenea, trebuie avut în vedere că în unele țări este necesar să se atragă atenția funcționarilor care eliberează documentul că acest document este destinat apostilării. Deoarece în unele organe ale puterii de stat există funcționari a căror semnătură este atestată (aprobată) pentru documentele care urmează să fie apostilate.
În unele cazuri, se recomandă să vă asigurați și să solicitați semnătura chiar a directorului instituției, de exemplu, diploma de absolvire a școlii – de către directorul școlii, nu de către directorul adjunct. În plus, trebuie să solicitați prezența unei semnături umede reale a persoanei autorizate, nu a unui adjunct sau a unei semnături a directorului, „executată” de o altă persoană. Ghidul privind apostila în limba engleză îl găsiți la linkul – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).
Anexa la Convenția privind Apostila:
Model de certificat Apostilă – pătrat cu latura de cel puțin 9 centimetri
Pentru ce, de ce este necesară apostila?
Multe țări din lume nu pot verifica proveniența unui document sau semnătura de pe acesta, deoarece nu au acces la baza de date cu date personale a altor țări. De aceea, a fost introdusă o procedură de confirmare suplimentară a semnăturilor funcționarilor. Este mai ușor să stochezi o bază de date cu semnăturile funcționarilor decât datele personale ale cetățenilor unei alte țări.
Apostila conține informații despre funcționarul care a semnat-o. Acest funcționar este o persoană autorizată cu o semnătură autentificată. Persoanele care semnează apostila au acces la baza de date cu semnături înregistrate pentru documentele din țara de origine.
Un astfel de funcționar va fi responsabil pentru confirmarea semnăturii altui funcționar care a semnat documentul. În acest caz, documentul este considerat cel mai bine protejat împotriva falsificării.
Pentru ce documente este necesară Apostila?
Această ștampilă este necesară pentru documentele emise de autoritățile de stat și instituțiile de învățământ, pe care intenționați să le prezentați în străinătate, într-o țară care face parte din lista țărilor Convenției de la Haga.
Acestea pot fi: cazierul judiciar, certificatul de naștere, certificatul de căsătorie, certificatul de divorț, certificatul de stare civilă, certificatul medical, adeverința că nu dețineți bunuri imobile, diploma de studii medii de specialitate sau superioare, diploma de bacalaureat și alte documente. În ceea ce privește persoanele juridice, cel mai frecvent se solicită copii traduse și legalizate notarial ale certificatului de înregistrare a întreprinderii și ale statutului, precum și un extras din registrul comerțului în original.
În țările CSI, inclusiv Armenia, Georgia, Kazahstan, Moldova, Rusia, Ucraina și alte țări, apostila se aplică doar pe documentele emise de autoritățile de stat și pe copiile notariale. Lista țărilor Apostilei poate fi verificată la acest link >>>.
Se poate și cum se aplică apostila pe o procură notarială?
Procura pentru reprezentarea atribuțiilor, semnată de un notar, poate fi apostilată în procedura generală. Semnătura notarului figurează în registrul pentru aplicarea apostilei.
Și se verifică, de asemenea:
- semnătura se verifică cu înregistrarea numărului documentului și a denumirii documentului
- persoana autorizată aplică ștampila Apostilă
- partea primitoare, dacă este necesar, verifică Apostila
Se poate și cum se aplică apostila pe o procură consulară?
Procura consulară, ca orice document emis de un consulat, nu poate fi apostilată. Un astfel de document va avea putere doar pentru țara consulatului și pentru țările cu care s-a încheiat un acord corespunzător privind evitarea legalizării.
De exemplu, o procură la consulatul Ucrainei va fi valabilă pentru Ucraina, Moldova, Belarus, Kazahstan (și alte țări care au semnat Convenția de la Minsk), dar nu i se poate aplica apostila pentru țările Apostilei care nu au semnat cu Ucraina niciun acord privind procedura simplificată de circulație a documentelor.
Se poate aplica apostila pe o xerocopie, pe o copie xerox a unui document?
Apostila nu se aplică pe copii simple ale documentelor. În unele țări, apostila nu se aplică nici pe copiile legalizate notarial ale documentelor. În acele țări în care se aplică apostila pe copiile legalizate notarial, de regulă, există propriile proceduri și cerințe.
Adesea, pentru apostilarea unei copii notariale, se solicită mai întâi sau simultan cu copia notarială obținerea apostilei pe originalul (duplicatul) documentului.
Se poate aplica apostila pe traducerea unui document?
Apostila pe traducerea documentelor se poate aplica, adesea cu condiția ca originalul documentului la care se referă traducerea să fie deja apostilat. În majoritatea țărilor, pentru apostilarea unei traduceri notariale, se solicită mai întâi sau simultan cu traducerea prezentată obținerea apostilei pe originalul (duplicatul) documentului.
Fiți atenți. Unele țări, de exemplu, Italia, solicită de la diferite țări proceduri diferite de apostilare a traducerilor de documente. De exemplu, din Republica Moldova pentru Italia este suficientă apostila. Pentru documentele din Georgia, se solicită adesea traducerea unui traducător consular.
În plus, există țări în care traducătorii pentru apostilă sunt traducători speciali, înregistrați pentru această procedură.
Apostila pe traducerea copiilor notariale este, de asemenea, posibilă. Cerințele pentru apostila pe copiile notariale le citiți în secțiunea de mai sus.
Se poate aplica apostila în altă țară?
Fizic, apostila poate fi aplicată doar în țara în care a fost obținut documentul. Această țară trebuie să fie parte a Convenției privind Apostila. În plus, apostila se aplică doar pe documentele destinate țărilor pentru care este necesară.
Schema de confirmare a Apostilei de către persoanele autorizate:
Documentul este semnat de o persoană autorizată
- Semnătura este verificată în registru de către o altă persoană autorizată (cu înregistrarea numărului documentului și a denumirii documentului într-un registru special).
- Persoana autorizată aplică ștampila Apostilă și, de regulă, semnează ea însăși Apostila (cu înregistrarea numărului Apostilei și a denumirii documentului într-un registru special).
- Partea primitoare, dacă este necesar, verifică Apostila prin baza de semnături a persoanelor autorizate din țara de origine a documentului.
Ce țări nu au semnat Convenția privind Apostila?
Este mai simplu să verificați lista țărilor Apostilei (Convenția de la Haga din 1961) pentru a vedea dacă țara dumneavoastră se află sau nu în această listă. Lista țărilor Apostilei poate fi verificată la acest link >>>. Dar prezentăm cele mai solicitate țări care nu au semnat convenția privind Apostila și necesită legalizarea documentelor: China (excluzând Hong Kong și Macao), Libia, Emiratele Arabe, Kuweit, Iran, Irak, Egipt, Palestina, Qatar, Canada, Costa Rica (date la 5 octombrie 2022).
Există destul de multe țări care au semnat Apostila, dar Apostila lor nu este recunoscută de unele țări parțial sau integral. Aceste țări aplică reciproc procedura de legalizare consulară. Mai multe detalii despre aceste țări puteți citi la acest link >>>.
Se poate aplica Apostila la consulat?
Documentele eliberate (emise) de consulate nu pot fi apostilate (conform Convenției privind Apostila). Acest lucru lipsește de sens atribuirea consulatului a competențelor de aplicare a Apostilei. Doar la consulatele unor țări veți putea solicita Apostila. Însă, în acest caz, Apostila nu va fi aplicată de angajații consulatului.
Documentul va trebui trimis prin poștă consulară către autoritățile competente ale țării care l-a emis. Apoi, va fi necesar să trimiteți prin poștă consulară aceste documente cu apostilă – înapoi la consulat. Acest lucru necesită destul de mult timp și nu garantează un rezultat de succes. Pot apărea erori și neajunsuri. În majoritatea consulatelor, problema apostilei nu este rezolvată. Consulatul nu are dreptul să apostileze documente. În cazul recunoașterii documentelor într-o altă țară – consulatele participă doar la procesul de legalizare consulară.
Se poate aplica Apostila la ambasadă?
Consulatul și ambasada sunt două structuri diferite ale misiunii internaționale a unui stat. Consulatul răspunde de primirea cetățenilor propriei țări pe teritoriul țării în care se află. Consulatul se ocupă de primirea cetățenilor pentru probleme legate de documente: solicitarea de documente din țară (pașapoarte, certificate și adeverințe, acte de stare civilă și altele). Dar, așa cum s-a spus mai devreme, astfel de documente nu pot fi apostilate. De multe ori, consulatele care răspund de cetățenii unei țări se află pe teritoriul altei țări. De exemplu, consulatul Emiratelor Arabe, care lucrează cu documente arabe pentru Republica Moldova (sau cu documente moldovenești pentru Emiratele Arabe), – se află în România. Ambasada nu se ocupă de documentele cetățenilor propriei țări.
Ambasada este reprezentanța unei țări în fața altei țări și pe teritoriul acesteia. Ambasada rezolvă probleme interstatale și interguvernamentale. De aceea, ambasadele nu eliberează documente cetățenilor propriei țări și nu le apostilează. Se întâmplă adesea ca o anumită țară să nu aibă ambasadă pe teritoriul altei țări, dar să aibă consulat. Sau invers.
BUSINESS LIGA SRL · apostille.expert · +373 67 666 333