Cos’è l’apostille della Moldavia?

Definizione e base giuridica

L’apostille moldava è un contrassegno del modello stabilito (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), che attesta:

• l’autenticità della firma del funzionario sul documento;
• la sua qualifica (la veste in cui ha agito);
• l’autenticità del sigillo o timbro dell’ente che ha rilasciato il documento.

Nella Repubblica di Moldavia, la procedura di apposizione dell’apostille è regolata dal Decreto del Governo n. 163 del 15.02.2007 che approva il Regolamento sulla procedura di apposizione dell’apostille, nonché da una serie di altre leggi e atti normativi.

Dal 16 marzo 2007 la Moldavia applica la Convenzione dell’Aja del 1961 sull’abolizione della legalizzazione consolare e, per i documenti emessi dopo tale data, viene utilizzata la procedura di apostillazione (per i paesi membri della Convenzione).

Forma e lingua dell’apostille moldava

Il tradizionale apostille cartaceo aveva la forma di un foglio separato con timbro e sigillo umido del Ministero della Giustizia. Attualmente in Moldavia è in vigore l’apostille elettronico (e-apostille), che:

• viene rilasciato in formato PDF;
• è firmato con firma elettronica qualificata di un funzionario autorizzato;
• contiene la scansione del documento a cui si riferisce;
• può contenere testo nella lingua di Stato (rumeno) e in una delle lingue ufficiali della Convenzione (francese / inglese).

L’intestazione dell’apostille è sempre redatta in francese: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».

Che aspetto ha l’apostille della Moldavia (e-apostille)?

Apostille – impronta di un timbro… compilato in tutti i campi e munito di sigillo nell’ordine appropriato.
Apposizione dell’apostille – l’unica procedura formale che può essere richiesta per autenticare la firma, la qualità in cui ha agito la persona che ha firmato il documento o, se necessario, l’autenticità del sigillo o del timbro di cui è munito tale documento.

Esempio di apostille utilizzato prima dell’apostille elettronico nella Repubblica di Moldavia. Questo tipo di apostille consisteva in una stampa dell’apostille con sigillo umido del Ministero della Giustizia della Repubblica di Moldavia e firma del funzionario. Tale apostille veniva cucito al documento tramite anelli metallici. Come si vede, al punto 8 di questa stampa è indicato il numero dell’apostille. Tuttavia, verificare questo apostille tramite il numero era possibile solo chiamando il ministero o con una richiesta ufficiale tramite l’ufficio postale.

Nonostante ciò, nella Repubblica di Moldavia l’apostille non viene praticato come timbro nel senso tradizionale. Qui viene utilizzato solo l’apostille elettronico (nel rispetto di tutti i requisiti relativi alle informazioni contenute nell’apostille) con la possibilità di verifica online tramite codice segreto e numero speciale dell’apostille.

Di seguito è riportato un esempio del nuovo modello di apostille elettronica nella Repubblica di Moldova:

A questo apostille è allegato anche un codice segreto, indicato di seguito. L’apostille stesso contiene tutte le informazioni necessarie su un foglio formato A4. Può essere stampato e semplicemente allegato al documento. Su questo apostille non è apposto un timbro a umido né la firma a umido del funzionario. Può essere verificato online, risparmiando tempo all’ente ricevente all’estero.

Il moderno e-apostille della Moldavia è un file PDF che contiene:

• intestazione: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• numero dell’apostille e data di rilascio;
• paese: Republica Moldova;
• dati sul documento: da chi è stato firmato, in quale veste, ente che ha rilasciato il documento;
• luogo e data di apposizione dell’apostille;
• ente che ha rilasciato l’apostille (Ministero della Giustizia / autorità competente);
• numero di sicurezza univoco e/o codice segreto per la verifica online;
• firma elettronica e annotazioni di servizio.

Insieme all’e-apostille, nel file viene incluso anche la scansione del documento stesso (certificato, estratto, diploma, ecc.), consentendo all’ente estero di visualizzare il pacchetto completo subito dopo la verifica nel sistema.

Struttura del testo dell’apostille della Moldavia

La struttura dell’apostille della Moldavia segue il modello della Convenzione dell’Aja e comprende solitamente 10 punti standard. In forma semplificata, può essere rappresentata così (per comprensione, non come modello ufficiale):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — cognome e nome del funzionario
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — carica
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — denominazione dell’ente
6. Certificat / Certified
7. la / at: — località (di solito Chişinău)
8. data / the: — data di apposizione dell’apostille
9. de către / by: — autorità competente
10. nr. / No: — numero univoco dell’apostille e codice di sicurezza

Di seguito sono riportati gli elementi della firma elettronica e l’indicazione della possibilità di verificare l’autenticità dell’apostille online su un portale speciale.

Quali autorità appongono l’apostille in Moldavia?

Nella Repubblica di Moldavia, solo gli organi statali espressamente designati come competenti hanno il diritto di apporre l’apostille:

Ministero della Giustizia della Repubblica di Moldavia — apostille sulla maggior parte dei documenti ufficiali di persone fisiche e giuridiche: atti di stato civile, certificati penali, documenti notarili, decisioni giudiziarie, ecc.

Importante: l’apostille può essere apposta solo dallo Stato che ha rilasciato il documento. Pertanto, né i consolati moldavi all’estero né le autorità straniere hanno il diritto di apporre l’apostille sui documenti moldavi — essi accettano solo documenti già apostillati.

Quali documenti possono essere apostillati in Moldavia?

L’apostille si applica ai documenti ufficiali redatti sul territorio della Repubblica di Moldavia e destinati all’uso negli Stati parte della Convenzione dell’Aia. Tali documenti includono, in particolare:

a) Documenti di stato civile (atti dell’ufficio di stato civile)

Originali e duplicati:

• certificato di nascita;
• certificato di matrimonio;
• certificato di divorzio (scioglimento del matrimonio);
• certificato di morte;
• avviso (aviz) di cambio cognome;
• avviso (aviz) di modifiche ai dati personali;
• estratto di nascita (in caso di decesso della persona);
• estratto di matrimonio (in caso di decesso di uno dei coniugi).

Solo originali:

• certificato di stato civile (di non coniugato / di stato familiare).

b) Documenti di studio

• diplomi di istruzione secondaria e secondaria professionale;
• certificati di frequenza scolastica;
• diplomi di college e università;
• certificati e diplomi di corsi accreditati dal Ministero dell’Istruzione.

Di norma, tali documenti vengono apostillati dopo la conferma da parte dell’istituto scolastico o del Ministero dell’Istruzione.

c) Documenti di studio dalla riva sinistra del Dniester e dalla città di Bender

Si tratta di documenti su moduli approvati dal Ministero dell’Istruzione della Moldova, senza simboli di altre istituzioni. Per essi si applica una forma semplificata di conferma con l’indicazione del nome e cognome e dello stato del documento.

d) Documenti notarili

• procure;
• dichiarazioni, dichiarazioni giurate;
• contratti, testamenti;
• certificati notarili, ecc.

e) Documenti giudiziari

• sentenze, ordinanze dei tribunali;
• condanne;
• pareri e decreti;
• certificati rilasciati da tribunali, procura e ufficiali giudiziari.

f) Documenti della Cassa Nazionale di Previdenza Sociale (CNAS)

• certificati che attestano l’anzianità lavorativa e i contributi sociali;
• documenti per la concessione di pensioni e indennità all’estero.

g) Documenti medici

• certificati e pareri medici rilasciati da commissioni autorizzate e centri nazionali (ad esempio, Centro per la Salute Pubblica, Centro per la Prevenzione e la Lotta contro l’AIDS), inclusi i certificati per i migranti.

h) Certificato penale e altri certificati ufficiali

• certificato penale (attestante l’assenza di precedenti penali);
• altri certificati ufficiali rilasciati da organi del Ministero dell’Interno, ASP, primăria, ecc., che rientrano nell’ambito di applicazione della Convenzione.

i) Copie e traduzioni autenticate notarilmente

Possono essere apostillate anche le copie autenticate notarilmente, nonché le traduzioni autenticate notarilmente dei documenti sopra elencati.

Importante: i documenti rilasciati dalle autorità di regioni non riconosciute dalla comunità internazionale, di norma, non sono soggetti ad apostillazione diretta senza un preventivo riemissione presso gli organi ufficiali della Moldova.

Apostille su documenti di aziende, imprese, SRL, SA

Per le persone giuridiche, l’apostille è spesso richiesta per i seguenti documenti:

• estratti dal registro delle imprese (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• documenti costitutivi (statuto, decisione/contratto di costituzione della società);
• certificati di residenza fiscale, certificati di registrazione, ecc.;
• procure notarili rilasciate per conto della società;
• decisioni delle assemblee dei soci/azionisti, redatte notarilmente.

Business Liga SRL aiuta le aziende a preparare il pacchetto completo di documenti per l’apostille, verificare la correttezza dei dati, ottenere nuovi estratti se necessario e organizzare le formalità notarili.

Perché è necessaria l’apostille se il documento ha già timbro e firma?

In Moldova, come in altri paesi, migliaia di funzionari e centinaia di enti pubblici rilasciano documenti ogni giorno. Firma e timbri cambiano, i dipendenti si spostano da un incarico all’altro, e nuovi moduli vengono introdotti.

Un funzionario straniero che riceve il vostro documento non può conoscere tutti i campioni di firme e timbri. L’apostille risolve questo problema: significa che:

• il documento è stato verificato dall’autorità competente (Ministero della Giustizia / Ministero degli Affari Esteri);
• la firma del funzionario e i suoi poteri sono confermati tramite i registri interni;
• il timbro e il modulo del documento sono riconosciuti come autentici;
• l’ente straniero può fidarsi di questa conferma senza richiedere ulteriori verifiche.

Di conseguenza, i documenti vengono esaminati più rapidamente e il rischio di rifiuto a causa di dubbi sull’autenticità è notevolmente ridotto.

A cosa serve apporre l’apostille se i documenti moldavi possono essere verificati online?

La verifica online dei documenti e dei registri è un passo importante verso la digitalizzazione, ma:

• non tutti gli enti stranieri sono obbligati a utilizzare i database nazionali moldavi;
• non sempre esiste accesso tecnico, lingua dell’interfaccia e garanzie legali per tale verifica;
• il sistema online di solito serve esigenze interne o una cerchia limitata di utenti.

L’apostille è uno standard riconosciuto a livello internazionale. Gli Stati parte della Convenzione hanno concordato in anticipo di riconoscere tali annotazioni senza procedure aggiuntive. Pertanto, anche in presenza di una verifica online, l’apostille rimane lo strumento chiave per un riconoscimento rapido e indiscutibile dei documenti all’estero.

È possibile apporre l’apostille presso il consolato della Moldova all’estero?

No. Secondo la Convenzione dell’Aia, l’apostille può essere apposta solo dalle autorità competenti dello Stato che ha rilasciato il documento. I consolati e le ambasciate della Moldavia non appongono l’apostille sui documenti moldavi; essi possono:

• fornire informazioni sulla procedura;
• certificare la firma del console sui documenti consolari (se è richiesta un’altra legalizzazione);
• accettare documenti già apostillati in Moldavia.

Se ti trovi all’estero, Business Liga SRL può organizzare a distanza il ritiro dei documenti in Moldavia, la loro apostille e l’invio tramite corriere, oppure l’apostille online – sulla base dei documenti inviati via email, WhatsApp, Telegram, Viber.

Apostille elettronico (e-apostille) in Moldavia

La Moldavia è stata tra le prime nella regione a passare all’apostille elettronico. Ciò significa:

• gli apostille cartacei non vengono più rilasciati — al loro posto viene emesso un e-apostille;
• il documento viene rilasciato sotto forma di file PDF firmato, che può essere inviato via e-mail;
• l’autorità estera può verificare l’autenticità dell’apostille online, senza dover richiedere risposte per posta o corrispondere con i ministeri.

La verifica avviene tramite il portale ufficiale apostila.gov.md — utilizzando il numero dell’apostille e il codice segreto di sicurezza.

Come verificare l’apostille elettronico della Moldavia?

Per verificare un e-apostille di solito è necessario:

1. Andare sul sito ufficiale apostila.gov.md.
2. Selezionare la sezione di verifica dell’apostille.
3. Indicare:
   • il numero dell’apostille (identificativo univoco);
   • il codice segreto di sicurezza e/o la data di rilascio (indicati nel documento stesso).
4. Dopo l’inserimento dei dati, il sistema mostra:
   • le informazioni sull’apostille (numero, data, autorità che ha rilasciato l’apostille);
   • la scansione del documento a cui si riferisce.

Se i dati non corrispondono o il sistema non trova l’apostille, il documento deve essere ulteriormente verificato tramite l’autorità competente o contattando gli specialisti di Business Liga per analizzare la situazione.

Come presentare i documenti per l’apostille in Moldavia: online, di persona e tramite procura

Potete richiedere l’apostille moldava tramite la nostra azienda – senza procura notarile.

Termini e tariffe

Le tariffe e i termini vengono aggiornati periodicamente, ma in generale valgono le seguenti indicazioni:

• Termine standard — 5 giorni lavorativi;
• Modalità urgente — 3 giorni lavorativi e, in assenza della necessità di ulteriori verifiche, è possibile il rilascio in un tempo più breve;
• Tariffe differenziate per persone fisiche e giuridiche.

Business Liga SRL calcola in anticipo il costo totale, tenendo conto di tutte le tasse, le spese notarili, le traduzioni e la consegna.

Particolarità dell’uso dell’apostille moldava all’estero (ad esempio, Germania)

Sebbene sia la Moldavia che molti Stati (inclusi i paesi dell’UE) siano parti della Convenzione dell’Aia, tra i singoli paesi possono esserci limitazioni o particolarità nell’applicazione della Convenzione. Ad esempio, nei rapporti tra Moldavia e Germania la convenzione formalmente non è in vigore e in alcuni casi è richiesta la legalizzazione consolare, non l’apostille.

Per ogni paese di destinazione è importante verificare:

• se riconosce l’apostille della Moldavia per il tipo specifico di documento;
• se al posto dell’apostille è richiesta la legalizzazione consolare;
• se è necessaria la traduzione e la sua autenticazione notarile.

Business Liga analizza la vostra situazione specifica: paese di destinazione, tipo di documento, termini e requisiti degli enti (ambasciata, tribunale, università, ecc.), in modo che possiate scegliere la procedura corretta al primo tentativo.