Testo della Convenzione dell’Aia sull’Apostille (traduzione)
Si tratta della convenzione adottata nel 1961, che abolisce l’obbligo di legalizzazione dei documenti ufficiali stranieri per i paesi membri della Convenzione.
L’elenco dei paesi membri della Convenzione dell’Aia è in costante aggiornamento, include paesi di diversi continenti del pianeta e al 20 giugno 2022 conta 165 paesi. Alla Convenzione dell’Aia hanno aderito paesi di tutta Europa – occidentale e orientale.
L’apostille è stato introdotto nei paesi che hanno firmato la Convenzione sull’Apostille del 1961 in date diverse. Ogni 3-4 anni, 2-3 paesi aderiscono alla convenzione.
L’ultimo paese che ha aderito alla Convenzione è il Pakistan (al 1° luglio 2022).
Secondo la Convenzione dell’Aia, l’apostille determina il grado di relativa certezza tra due paesi riguardo all’autenticità e all’accuratezza dei documenti tradotti.
Va notato che si lavora costantemente sull’Apostille per migliorare la procedura, la sua trasparenza e l’informazione della popolazione dei paesi facenti parte della convenzione.
In particolare, l’ultima riunione della Commissione speciale sull’applicazione pratica dell’Apostille si è tenuta dal 5 all’8 ottobre 2021. Una delle questioni esaminate dalla commissione è stato il formato degli apostilli multilingue.
Testo della convenzione sull’Apostille
CONVENZIONE CHE ABOLISCE L’OBBLIGO DI LEGALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI PUBBLICI STRANIERI
(Conclusa il 5 ottobre 1961)
Gli Stati firmatari della presente Convenzione, desiderando abolire l’obbligo della legalizzazione diplomatica o consolare dei documenti ufficiali stranieri,
Hanno deciso di concludere a tal fine una Convenzione e hanno concordato le seguenti disposizioni:
Articolo 1
La presente Convenzione si applica ai documenti ufficiali che sono stati redatti sul territorio di uno Stato contraente e devono essere presentati sul territorio di un altro Stato contraente.
Ai fini della presente Convenzione, sono considerati documenti ufficiali:
a) i documenti provenienti da un’autorità o da un funzionario connesso con i tribunali o le corti dello Stato, compresi quelli provenienti da un pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario;
b) i documenti amministrativi;
c) i documenti notarili;d) certificati ufficiali apposti su documenti firmati da persone a titolo privato, quali certificati ufficiali di registrazione di un documento o del fatto della sua esistenza a una data determinata, nonché autenticazioni ufficiali e notarili delle firme.
Tuttavia, la presente Convenzione non si applica:
a) ai documenti redatti da agenti diplomatici o consolari;
b) ai documenti dispositivi riguardanti direttamente operazioni commerciali o doganali.
Articolo 2
Ciascuno Stato contraente esonera dalla legalizzazione i documenti ai quali si applica la presente Convenzione e che devono essere presentati sul suo territorio. Ai fini della presente Convenzione, per legalizzazione si intende solo la formalità con cui gli agenti diplomatici o consolari del paese in cui il documento deve essere presentato attestano l’autenticità della firma, la qualità in cui ha agito la persona che ha firmato il documento e, se del caso, l’identità del sigillo o del timbro di cui è munito.
Articolo 3
L’unica formalità che può essere richiesta per attestare l’autenticità della firma, la carica in cui ha agito la persona che ha firmato il documento e, se necessario, l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sulla firma è l’aggiunta del certificato descritto nell’articolo 4, rilasciato dall’autorità competente dello Stato da cui proviene il documento.
Tuttavia, l’adempimento delle formalità menzionate nel paragrafo precedente non può essere richiesto se le leggi, i regolamenti o la prassi in vigore nello Stato in cui il documento è stato emesso, oppure un accordo tra due o più Stati contraenti, le hanno abolite o semplificate, oppure esonerano il documento stesso dalla legalizzazione.
Articolo 4
Il certificato di cui al primo paragrafo dell’articolo 3 è apposto sul documento stesso o su un «foglio aggiuntivo»; è redatto secondo il modello allegato alla presente Convenzione.
Tuttavia, può essere redatto nella lingua ufficiale dell’autorità che lo rilascia. I termini standard in esso contenuti possono anche essere in un’altra lingua. Il titolo «Apostille (Convenzione del 5 ottobre 1961)» deve essere in lingua francese.
Articolo 5
Il certificato è rilasciato su richiesta della persona che ha firmato il documento o di qualsiasi presentatore.Se compilato correttamente, esso attesta l’autenticità della firma, la qualifica in cui ha agito la persona che ha firmato il documento e, se del caso, l’autenticità del sigillo o del timbro apposti sul documento.
La firma, il sigillo e il timbro sul certificato sono esenti da qualsiasi altra certificazione.
Articolo 6
Ciascuno Stato contraente designa, in base alla propria funzione ufficiale, le autorità competenti a rilasciare il certificato di cui al primo paragrafo dell’articolo 3.
Esso notifica tale designazione al Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi al momento del deposito del proprio strumento di ratifica, di adesione o della propria dichiarazione di estensione. Esso notifica altresì qualsiasi modifica delle autorità designate.
Articolo 7
Ciascuna delle autorità designate ai sensi dell’articolo 6 deve tenere un registro o uno schedario in cui annota i certificati rilasciati, indicando:
a) il numero e la data del certificato,
b) il nome della persona che ha firmato l’atto pubblico e la qualifica in cui essa ha agito, oppure, per gli atti non firmati, il nome dell’autorità che ha apposto il sigillo o il timbro.
Su richiesta dell’interessato, l’autorità che ha rilasciato il certificato verifica la corrispondenza delle informazioni in esso contenute con i dati del registro o dello schedario.
Articolo 8
Qualora un trattato, una convenzione o un accordo tra due o più Stati contraenti contenga disposizioni che subordinano l’adempimento di determinate formalità all’autenticazione della firma, del sigillo o del timbro, la presente Convenzione prevale su tali disposizioni solo se tali formalità sono più rigorose di quelle menzionate negli articoli 3 e 4.
Articolo 9
Ciascuno Stato contraente adotta le misure necessarie per impedire che i propri agenti diplomatici o consolari effettuino la legalizzazione nei casi in cui la presente Convenzione prevede un’esenzione.
Articolo 10
La presente Convenzione è aperta alla firma degli Stati rappresentati alla nona sessione della Conferenza dell’Aja di diritto internazionale privato, nonché dell’Islanda, dell’Irlanda, del Liechtenstein e della Turchia. Essa è soggetta a ratifica, e gli strumenti di ratifica sono depositati presso il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi.
Articolo 11La presente Convenzione entra in vigore il sessantesimo giorno successivo al deposito del terzo strumento di ratifica di cui al secondo paragrafo dell’articolo 10.
La Convenzione entra in vigore per ciascuno Stato firmatario che la ratifichi successivamente, il sessantesimo giorno successivo al deposito del suo strumento di ratifica.
Articolo 12
Ogni Stato non menzionato all’articolo 10 può aderire alla presente Convenzione dopo la sua entrata in vigore conformemente al primo paragrafo dell’articolo 11. Lo strumento di adesione è depositato presso il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi.
Tale adesione ha effetto solo nei rapporti tra lo Stato aderente e quegli Stati contraenti che non abbiano sollevato obiezioni alla sua adesione entro sei mesi dal ricevimento della notifica di cui alla lettera d) dell’articolo 15. Ogni obiezione deve essere comunicata al Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi.
La Convenzione entra in vigore nei rapporti tra lo Stato aderente e gli Stati che non hanno sollevato obiezioni alla sua adesione il sessantesimo giorno successivo alla scadenza del periodo di sei mesi di cui al paragrafo precedente.
Articolo 13
Ogni Stato può, al momento della firma, della ratifica o dell’adesione, dichiarare che la presente Convenzione si estende a tutti i territori di cui assume la responsabilità delle relazioni internazionali, o a uno o più di essi. Tale dichiarazione ha effetto dalla data di entrata in vigore della Convenzione per lo Stato interessato.
In qualsiasi momento successivo, tali estensioni devono essere notificate al Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi.
Quando una dichiarazione di estensione è fatta da uno Stato che ha firmato e ratificato la Convenzione, essa entra in vigore per i territori interessati conformemente all’articolo 11. Quando una dichiarazione di estensione è fatta da uno Stato aderente, la Convenzione entra in vigore per i territori interessati conformemente all’articolo 12.
Articolo 14
La presente Convenzione rimane in vigore per cinque anni a decorrere dalla sua entrata in vigore conformemente al primo paragrafo dell’articolo 11, anche per gli Stati che l’hanno ratificata o vi hanno aderito successivamente.Se non vi è stata denuncia, la Convenzione si rinnova tacitamente ogni cinque anni.
Ogni denuncia deve essere notificata al Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi almeno sei mesi prima della scadenza del periodo quinquennale.
Essa può essere limitata ad alcuni territori ai quali si applica la Convenzione.
La denuncia avrà effetto solo nei confronti dello Stato che l’ha notificata. La Convenzione rimane in vigore per gli altri Stati contraenti.
Articolo 15
Il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi notifica agli Stati indicati nell’articolo 10 e agli Stati che hanno aderito ai sensi dell’articolo 12 quanto segue:
a) le notifiche di cui al secondo paragrafo dell’articolo 6;
b) le firme e le ratifiche di cui all’articolo 10;
c) la data di entrata in vigore della presente Convenzione ai sensi del primo paragrafo dell’articolo 11;
d) le adesioni e le obiezioni di cui all’articolo 12, nonché la data in cui tali adesioni entrano in vigore;
e) le estensioni di cui all’articolo 13 e la data della loro entrata in vigore;
f) le denunce di cui al terzo paragrafo dell’articolo 14.
In fede di che, i sottoscritti, debitamente autorizzati a tal fine, hanno firmato la presente Convenzione.
Fatto all’Aja il 5 ottobre 1961 in lingua francese e inglese, il testo francese prevalendo in caso di divergenza tra i due testi, in un unico esemplare che sarà depositato negli archivi del governo dei Paesi Bassi e di cui una copia certificata conforme sarà trasmessa per via diplomatica a ciascuno degli Stati rappresentati alla nona sessione della Conferenza dell’Aja di diritto internazionale privato, nonché all’Islanda, all’Irlanda, al Liechtenstein e alla Turchia.