Apostille Belgio, Bruxelles
Cos’è l’apostille belga?
L’apostille belga è un timbro di forma quadrata, il cui contenuto, scopo e requisiti sono definiti dalla Convenzione dell’Aja sull’apostille del 1961. Cioè, l’apostille in Belgio può differire solo leggermente dall’apostille internazionale approvata. L’apostille belga contiene informazioni in tedesco, francese e olandese (neerlandese). Non sono presenti informazioni sui dati nell’apostille in inglese.
Il Belgio è stato uno dei primi paesi ad aderire alla Convenzione dell’Aja “sull’Apostille”. L’apostille è entrata in vigore in Belgio l’11 dicembre 1975. I documenti ottenuti prima di questa data non possono essere apostillati. Inoltre, i documenti rilasciati prima del 2019 rientrano già nella categoria del vecchio modello. Tali documenti devono essere rifatti con il nuovo modello.
Il Belgio ha introdotto i documenti elettronici di stato civile (atti di nascita, matrimonio, morte e altri) a partire dal 31 marzo 2019. Da quel momento, i documenti sono conservati in formato elettronico in un database nazionale chiamato “Databank Akten van de Burgerlijke Stand” (DABS). Ciò ha permesso di accelerare il processo di ottenimento e trattamento dei documenti, oltre a migliorare l’accessibilità dei dati per i cittadini e gli organi statali.
Come si presenta l’Apostille belga?
Foto o aspetto dell’apostille belga:
Testo dell’apostille belga
Lingua olandese (neerlandese) / Francese / Tedesco dell’apostille in Belgio
Testo indicato sull’immagine dell’apostille belga:
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Paese
BELGIO
2. Il presente atto pubblico è firmato da
IBZ / DABS / BAEC / DPSU
3. Nella sua qualità di
Servizio Pubblico Federale
4. È munito del sigillo di
SPF Interni / FÖD Interno
Certificato come autentico
5. A Bruxelles
6. Il: __/__/2024
7. Dal SPF Affari Esteri, Commercio Estero e Cooperazione allo Sviluppo
8. Al n.: _____________
9. Timbro
10. Firma:
_____________________________________________________
Testo aggiuntivo:
“Questa Apostille non garantisce l’autenticità del contenuto del documento.”
“Cette Apostille ne garantit pas l’authenticité du contenu du document.”
“Diese Apostille dient nicht dem Beweis des Authentizität des Inhalts des Dokuments.”
Traduzione in italiano dell’apostille belga
(Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961)
APOSTILLE (Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961)
- Paese BELGIO
- Il presente atto pubblico è firmato da ____________
- Nella sua qualità di Servizio Pubblico Federale
- Con il sigillo di Servizio Pubblico Federale Interni
Certificato come autentico
- A Bruxelles
- Data: __________
- Rilasciato dal Servizio Pubblico Federale Affari Esteri, Commercio Estero e Cooperazione allo Sviluppo
- Al numero: __________________
- Timbro / Stampo: (Stemma reale del Belgio)
- Firma: Firma digitale del Ministero degli Affari Esteri del Belgio
“Questa apostille non garantisce l’autenticità del contenuto del documento.” “Cette Apostille ne garantit pas l’authenticité du contenu du document.” “Questa apostille non costituisce prova dell’autenticità del contenuto del documento.”
Apostille su documenti di aziende, imprese, SRL, SpA (apostille su documenti costitutivi e statutari)
L’apostille può essere apposta sull’estratto di una società SRL dal registro commerciale del Belgio, ovvero dalla Banca Incrociata del Belgio, nonché su altri documenti aziendali: statuto e documenti costitutivi.
A cosa serve l’apostille se sui documenti belgi è già presente la firma elettronica del funzionario?
Il fatto è che nei ministeri, negli enti pubblici, negli archivi e negli uffici dello stato civile del Belgio lavorano molti funzionari.
I funzionari cambiano periodicamente. Di conseguenza, ci sono molte firme e anche queste cambiano. Per verificare l’originalità e la veridicità del documento ed evitare falsificazioni, è necessario controllare se la firma del funzionario corrisponde ai campioni della sua firma e se è stato lui a firmare il documento in questione.
Data la mole di documenti e il numero di funzionari, un’operazione del genere è molto complessa. È particolarmente difficile, e molte volte di più, per quei funzionari che ricevono i vostri documenti all’estero.
Per questo motivo è stato creato un sistema di convalida di tutte le firme e i timbri da parte di più soggetti, per facilitare il lavoro dei funzionari stranieri. Ciò riduce anche i tempi di esame dei documenti all’estero, nonché i tempi di attesa per i richiedenti. In un sistema del genere, per i funzionari locali responsabili dell’Apostille è più semplice verificare firme, timbri e i documenti stessi (moduli e contenuto).
I dipendenti che hanno accesso al database interno di firme, timbri e modelli di documenti sono anch’essi inseriti in un registro speciale con le proprie firme. Tuttavia, questo registro è limitato a una decina di firme, i cui campioni vengono trasmessi ad altri paesi partner o possono essere facilmente verificati da questi con altri metodi.
Esistono due procedure di tale conferma. La prima procedura – la più affidabile – è la legalizzazione elettronica dei documenti. Quando i documenti vengono firmati dal funzionario che li rilascia, poi il documento viene autenticato da un impiegato del ministero (di solito il ministero degli affari esteri), quindi l’ultima firma viene verificata e autenticata dal consolato del paese in cui i documenti devono essere presentati. La verifica viene effettuata sulla base del database (elenco) aggiornato delle firme – lungo una catena di tre enti (istituzioni, organi statali).
La seconda procedura si basa su un maggiore livello di fiducia e salta un ente, di solito il Ministero degli affari esteri. In questo caso si parla di apostille. L’apostille elettronica sostituisce il timbro speciale stampato del modello stabilito e semplifica notevolmente la procedura di riconoscimento dei documenti di uno Stato – sul territorio di un altro.
Perché apporre l’apostille se i documenti belgi possono essere verificati online?
I sistemi di verifica dei documenti online sono una nuova soluzione per controllare l’autenticità dei documenti. Ma a causa dei requisiti delle norme internazionali e degli accordi e delle convenzioni internazionali, l’apostille è ancora necessaria per una sicurezza aggiuntiva nella verifica dei documenti e delle firme dei funzionari su di essi.
È possibile apporre l’apostille presso il consolato del Belgio?
Secondo la Convenzione dell’Aja sull’Apostille, il timbro Apostille sui documenti belgi non può essere ottenuto presso il consolato del Belgio. E questo non dipende dal paese in cui si trova il consolato, che sia Moldavia, Italia, Grecia e così via.
In Belgio esiste l’apostille elettronica – E-apostille?
In Belgio l’apostille elettronica (e-Apostille) è stata introdotta nel 2021. Ciò è stato reso possibile dalla digitalizzazione dei processi presso il Ministero degli Affari Esteri belga, che ha semplificato e accelerato la procedura per ottenere l’apostille. L’apostille elettronica consente di autenticare ufficialmente i documenti in formato digitale e garantisce la possibilità di verificarli tramite internet.
Questo sistema è conforme alla Convenzione dell’Aia del 1961, che regola il processo di apposizione dell’apostille sui documenti per l’uso nei rapporti giuridici internazionali, e fa parte della tendenza generale verso la digitalizzazione dei servizi amministrativi nel paese.
L’apostille elettronica consente di autenticare certificati di nascita e di matrimonio, documenti medici, sentenze giudiziarie e altri documenti per l’uso all’estero.
Come si può verificare l’apostille elettronica?
L’apostille si verifica tramite il numero d’ordine dell’apostille e la data di rilascio – attraverso il codice qr dell’apostille, situato nell’angolo inferiore destro dell’apostille. Grazie al registro elettronico dell’apostille, qualsiasi persona interessata può verificare visivamente l’apposizione dell’apostille sul documento, incluso il documento apostillato.