Apostille Armenia
Cos’è l’apostille armena?
L’apostille armena è un timbro la cui forma, contenuto e scopo sono definiti dalla Convenzione dell’Apostille del 1961.
Ma in Armenia si tratta di un’apostille elettronica, stampata su carta formato A4. L’apostille stessa ha una forma di 17 per 18 centimetri. Sotto l’apostille si trovano le istruzioni per la verifica online, un codice QR e il cosiddetto numero di tracciamento a 16 caratteri.
Nella parte inferiore del modulo viene indicato il numero totale di pagine del documento ufficiale certificato dall’Apostille (durante la visualizzazione vengono mostrate al massimo 6 pagine del documento).
In Armenia non esiste più un’apostille fisica con timbro a umido e firma.
La vecchia apostille, secondo l’Ordine del Ministero della Giustizia della Repubblica di Armenia sull’approvazione della procedura per l’apposizione dell’apostille da parte del Ministero della Giustizia, era un documento rigorosamente numerato di dimensioni 14 x 14 cm, un modulo che veniva allegato all’originale del documento.
L’Armenia ha aderito alla Convenzione dell’Aja “sull’Apostille” uno dei primi paesi della CSI – il 19 novembre 1993. L’apostille in Armenia è entrata in vigore il 14 agosto 1994.
Ciò significa che i documenti ottenuti prima dell’agosto 1994 non possono essere apostillati. Tali documenti devono essere sostituiti con documenti del nuovo modello.
L’apostille in Armenia può essere ottenuta in due lingue: armeno e inglese, indipendentemente dal fatto che il documento sia tradotto o meno.
Come si presenta l’Apostille armena?
Vecchio modello di apostille in Armenia. Questa apostille con timbro a umido è stata utilizzata fino al 2021.
Nonostante questa apostille potesse essere verificata online, è stata sostituita dall’apostille del nuovo modello.
La scansione (copia a colori) dell’apostille armena è l’apostille elettronica stessa:
Testo dell’apostille armena
APOSTILLE (ԱՊՈՍՏԻԼ)
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
(1961 թվականի հոկտեմբերի 5-ի Հաագայի կոնվենցիա)
1. Paese REPUBBLICA DI ARMENIA
Il presente documento ufficiale
2. è firmato da: ___________________________
3. che agisce in qualità di CAPO DELL’AGENZIA DELLO STATO CIVILE DEL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA DELLA RA / F.F.
4. è munito del sigillo / timbro DELL’AGENZIA
CERTIFICATO5. NELLA CITTÀ DI YEREVAN
6. mese, data __________________
7. DALLO SPECIALISTA SENIOR DELLA SEZIONE GARANZIA DEGLI OBBLIGHI INTERNAZIONALI DELL’AGENZIA DI REGISTRAZIONE DEGLI ATTI DI STATO CIVILE DEL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA DELLA REPUBBLICA DI ARMENIA
8. N. ____________________
9. Timbro / stampo AGENZIA DI REGISTRAZIONE DEGLI ATTI DI STATO CIVILE DEL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA DELLA REPUBBLICA DI ARMENIA
10. Firma ____________
Inglese
APOSTILLE
(Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961)
1. Paese REPUBBLICA DI ARMENIA
Il presente documento pubblico
2. è stato firmato da: ___________________________
3. agendo nella qualità di CAPO FACENTE FUNZIONI DELL’AGENZIA DI REGISTRAZIONE DEGLI ATTI DI STATO CIVILE DEL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA DELLA REPUBBLICA DI ARMENIA
4. reca il sigillo / timbro dell’AGENZIA
CERTIFICATO
5. presso la CITTÀ DI YEREVAN
6. il __________________
(nota BUSINESS LAWYERS SRL: la data di firma e apostille)
7. da: ________________
8. N. ____________________
9. Sigillo / timbro AGENZIA DEL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA DELLA REPUBBLICA DI ARMENIA
10. Firma _____________
Traduzione in russo
APOSTILLE
(Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961)
1. Paese: REPUBBLICA DI ARMENIA
Il presente documento ufficiale
2. Firmato da: __________________ (da chi, cognome nome)
3. Agente in qualità di: _________________ (carica)
4. Sigillo:
Certificato con sigillo
5. Luogo: _______________ (città)
6. Data: __________________
7. Organizzazione: ______________________
8. N. ____________________
9. Sigillo / timbro
Perché è necessaria l’apostille se i documenti dall’Armenia hanno già il timbro e la firma del funzionario?
Il fatto è che nei ministeri e dipartimenti, negli organi statali, negli archivi e negli uffici di stato civile dell’Armenia lavorano molti funzionari.
I funzionari cambiano periodicamente. Di conseguenza, ci sono molte firme e anche queste cambiano. Per verificare l’originalità e la veridicità del documento, per evitare falsificazioni, è necessario controllare se la firma del funzionario corrisponde ai campioni della sua firma e se è lui ad aver firmato il documento.
Su scala di un tale numero di documenti e di un tale numero di funzionari, ciò è molto difficile da realizzare. È particolarmente difficile, e molte volte più complesso, per quei funzionari che ricevono i vostri documenti all’estero.
Per questo motivo è nato un sistema di conferma di tutte le firme e i timbri da parte di più persone, per facilitare il lavoro dei funzionari stranieri. Ciò riduce anche i tempi di esame dei documenti all’estero, nonché i tempi di attesa per i richiedenti. In un tale sistema, è più facile per i funzionari locali responsabili dell’Apostille verificare firme, timbri e i documenti stessi (i loro moduli e contenuti).In assenza del campione di firma del funzionario che ha firmato il documento, l’apostille può essere apposta solo dopo l’autenticazione notarile della veridicità della firma sul documento o sulla copia del documento, dopodiché l’apostille viene apposta sulla copia autentica del documento, su richiesta dell’interessato.
Anche i dipendenti che hanno accesso al database interno di firme, timbri e modelli di documenti vengono inseriti in un apposito registro con le proprie firme. Ma questo registro è limitato a una decina di firme, i cui campioni vengono trasmessi ad altri paesi partner o sono facilmente verificabili da questi con altri mezzi.
Esistono due procedure di tale conferma. La prima procedura – la più affidabile – è la legalizzazione dei documenti. Quando i documenti vengono firmati dal funzionario che li rilascia, poi il documento viene autenticato da un impiegato del ministero (di solito il ministero degli affari esteri), quindi l’ultima firma viene verificata e autenticata dal consolato del paese in cui i documenti devono essere presentati. La verifica viene effettuata sulla base del database (elenco) aggiornato delle firme – lungo una catena di tre dipartimenti (istituzioni, organi statali).
La seconda procedura si basa su una maggiore fiducia e salta un dipartimento, di solito il Ministero degli affari esteri. In questo caso si parla di apostille. L’apostille – un timbro speciale di formato standardizzato semplifica notevolmente la procedura di riconoscimento dei documenti di uno Stato – sul territorio di un altro.
Perché apporre l’apostille se i documenti armeni possono essere verificati online?
In futuro, con la digitalizzazione dei documenti e le firme elettroniche, la procedura dell’Apostille perderà il suo significato. Tuttavia, l’Armenia ha firmato la Convenzione sull’Apostille e deve attenersi alle regole stabilite. Inoltre, la doppia verifica del documento ne garantisce l’autenticità.
È possibile apporre l’apostille presso il consolato dell’Armenia?
Secondo la Convenzione dell’Aja sull’Apostille, il timbro Apostille sui documenti armeni non può essere ottenuto presso il consolato dell’Armenia. L’unica opzione è che il consolato richieda il documento al dipartimento competente del paese. Se invece il consolato rilascia il documento autonomamente (lo produce), tale documento non può essere apostillato. E questo non dipende dal paese in cui si trova il consolato, che sia Russia, Grecia, Inghilterra e così via.
Come si può verificare l’apostille elettronica in Armenia?
L’e-apostille o apostille elettronica in diversi paesi ha diverse modalità di verifica.
1. In alcuni paesi si tratta di un codice alfanumerico da inserire nei campi di verifica.
2. In altri paesi si tratta di un codice QR che, una volta scansionato, restituisce il documento ufficiale o l’apostille.
3. Esiste anche la possibilità di verificare la firma elettronica allegata all’apostille.
In Armenia sono combinati i primi due metodi. Prima si scansiona il codice QR, poi l’utente viene reindirizzato a una pagina con il codice del documento e inserisce la data di apposizione dell’apostille.
Per verificare l’apostille elettronica, è necessario utilizzare il sito web del governo armeno – www.e-verify.am.
