Τι είναι το apostille της Μολδαβίας;

Ορισμός και νομική βάση

Το μολδαβικό apostille είναι μια σήμανση του καθιερωμένου τύπου (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), η οποία πιστοποιεί:

• τη γνησιότητα της υπογραφής του δημόσιου υπαλλήλου στο έγγραφο·
• την ιδιότητά του (την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε)·
• τη γνησιότητα της σφραγίδας ή της αποτύπωσης της αρχής που εξέδωσε το έγγραφο.

Στη Δημοκρατία της Μολδαβίας, η διαδικασία τοποθέτησης apostille ρυθμίζεται από το Κυβερνητικό Διάταγμα αριθ. 163 της 15.02.2007 για την έγκριση του Κανονισμού σχετικά με τη διαδικασία τοποθέτησης apostille, καθώς και από μια σειρά άλλων νόμων και κανονιστικών πράξεων.

Από τις 16 Μαρτίου 2007, η Μολδαβία εφαρμόζει τη Σύμβαση της Χάγης του 1961 για την κατάργηση της υποχρέωσης προξενικής επικύρωσης, και για έγγραφα που εκδόθηκαν μετά από αυτή την ημερομηνία, χρησιμοποιείται η διαδικασία apostille (για χώρες-μέλη της Σύμβασης).

Μορφή και γλώσσα του μολδαβικού apostille

Το παραδοσιακό έντυπο apostille είχε τη μορφή ξεχωριστού φύλλου με σφραγίδα και υγρή σφραγίδα του Υπουργείου Δικαιοσύνης. Τώρα στη Μολδαβία ισχύει το ηλεκτρονικό apostille (e-apostille), το οποίο:

• εκδίδεται σε μορφή αρχείου PDF·
• υπογράφεται με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου·
• περιέχει σάρωση του ίδιου του εγγράφου στο οποίο αναφέρεται·
• μπορεί να περιέχει κείμενο στην επίσημη γλώσσα (ρουμανικά) και σε μία από τις επίσημες γλώσσες της Σύμβασης (γαλλικά / αγγλικά).

Ο τίτλος του apostille είναι πάντα στα γαλλικά: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».

Πώς μοιάζει το apostille της Μολδαβίας (e-apostille);

Αποστίλ – αποτύπωμα σφραγίδας… συμπληρωμένο σε όλα τα πεδία και επικυρωμένο με σφραγίδα με την κατάλληλη διαδικασία.
Η τοποθέτηση αποστίλ είναι η μόνη τυπική διαδικασία που μπορεί να απαιτηθεί για την πιστοποίηση της γνησιότητας της υπογραφής, της ιδιότητας με την οποία ενήργησε το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο ή, εάν χρειαστεί, της γνησιότητας της σφραγίδας ή της σφραγίδας με την οποία είναι επικυρωμένο το έγγραφο.

Παράδειγμα αποστίλ που χρησιμοποιούνταν πριν από το ηλεκτρονικό αποστίλ στη Δημοκρατία της Μολδαβίας. Αυτός ο τύπος αποστίλ ήταν μια εκτύπωση του αποστίλ με υγρή σφραγίδα του Υπουργείου Δικαιοσύνης της Δημοκρατίας της Μολδαβίας και υπογραφή υπαλλήλου. Αυτό το αποστίλ συρραπτόταν με το έγγραφο χρησιμοποιώντας μεταλλικούς δακτυλίους. Όπως φαίνεται στο σημείο 8 αυτής της εκτύπωσης, αναγράφεται ο αριθμός του αποστίλ. Ωστόσο, ήταν δυνατός ο έλεγχος αυτού του αποστίλ με βάση τον αριθμό μόνο με τηλεφωνική κλήση στο υπουργείο ή με επίσημο αίτημα μέσω ταχυδρομείου.

Παρά ταύτα, στη Δημοκρατία της Μολδαβίας το Αποστίλ δεν εφαρμόζεται ως σφραγίδα με την παραδοσιακή έννοια. Εδώ εφαρμόζεται μόνο το ηλεκτρονικό αποστίλ (με τήρηση όλων των απαιτήσεων για τις πληροφορίες που περιέχονται στο Αποστίλ) με δυνατότητα διαδικτυακού ελέγχου του μέσω μυστικού κωδικού και ειδικού αριθμού Αποστίλ.

Παρακάτω παρατίθεται ένα παράδειγμα ηλεκτρονικής αποστολής νέου τύπου στη Δημοκρατία της Μολδαβίας:

Σε αυτό το αποστίλ επισυνάπτεται επίσης ένας μυστικός κωδικός, ο οποίος αναγράφεται παρακάτω. Το ίδιο το αποστίλ περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σε ένα φύλλο μεγέθους Α4. Μπορεί να εκτυπωθεί και απλά να επισυναφθεί στο έγγραφο. Σε αυτό το αποστίλ δεν τίθεται υγρή σφραγίδα ούτε υπάρχει υγρή υπογραφή υπαλλήλου. Μπορεί να ελεγχθεί διαδικτυακά, γεγονός που εξοικονομεί χρόνο στον φορέα υποδοχής του εγγράφου στο εξωτερικό.

Το σύγχρονο e-apostille της Μολδαβίας είναι ένα αρχείο PDF που περιέχει:

• τίτλο: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• αριθμό αποστίλ και ημερομηνία έκδοσης;
• χώρα: Republica Moldova;
• στοιχεία εγγράφου: από ποιον υπογράφηκε, με ποια ιδιότητα, φορέας έκδοσης του εγγράφου;
• τόπο, ημερομηνία έκδοσης του αποστίλ;
• φορέα που εξέδωσε το αποστίλ (Υπουργείο Δικαιοσύνης / αρμόδια υπηρεσία);
• μοναδικό αριθμό ασφαλείας ή/και μυστικό κωδικό για διαδικτυακό έλεγχο;
• ηλεκτρονική υπογραφή και υπηρεσιακές σημειώσεις.

Μαζί με το e-apostille, στο αρχείο περιλαμβάνεται επίσης η σάρωση του ίδιου του εγγράφου (πιστοποιητικού, βεβαίωσης, διπλώματος κ.λπ.), επιτρέποντας στον ξένο φορέα να δει ολόκληρο το πακέτο αμέσως μετά τον έλεγχο στο σύστημα.

Δομή του κειμένου του αποστίλ της Μολδαβίας

Η δομή του αποστίλ της Μολδαβίας ακολουθεί το υπόδειγμα της Σύμβασης της Χάγης και συνήθως περιλαμβάνει 10 τυπικά σημεία. Απλοποιημένα, μπορεί να παρουσιαστεί ως εξής (για κατανόηση, όχι ως επίσημο δείγμα):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — επώνυμο, όνομα του υπαλλήλου
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — θέση
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — ονομασία του φορέα
6. Certificat / Certified
7. la / at: — οικισμός (συνήθως Chişinău)
8. data / the: — ημερομηνία έκδοσης του αποστίλ
9. de către / by: — εξουσιοδοτημένος φορέας
10. nr. / No: — μοναδικός αριθμός αποστίλ και κωδικός ασφαλείας

Παρακάτω τοποθετούνται τα στοιχεία ηλεκτρονικής υπογραφής και η ένδειξη για τη δυνατότητα διαδικτυακού ελέγχου γνησιότητας της apostille σε ειδική πύλη.

Ποιες αρχές θέτουν την apostille στη Μολδαβία;

Στη Δημοκρατία της Μολδαβίας, δικαίωμα θέσης apostille έχουν μόνο οι κρατικές αρχές που ορίζονται ειδικά ως αρμόδιες:

Υπουργείο Δικαιοσύνης της Δημοκρατίας της Μολδαβίας — apostille στα περισσότερα επίσημα έγγραφα φυσικών και νομικών προσώπων: πράξεις αστικής κατάστασης, πιστοποιητικά μη ποινικού μητρώου, συμβολαιογραφικά έγγραφα, δικαστικές αποφάσεις κ.ά.

Σημαντικό: η apostille μπορεί να τεθεί μόνο από το κράτος που εξέδωσε το έγγραφο. Επομένως, ούτε τα προξενεία της Μολδαβίας στο εξωτερικό ούτε οι ξένες αρχές έχουν δικαίωμα να θέτουν apostille σε μολδαβικά έγγραφα — απλώς αποδέχονται ήδη επικυρωμένα με apostille έγγραφα.

Ποια έγγραφα μπορούν να επικυρωθούν με apostille στη Μολδαβία;

Η apostille εφαρμόζεται σε επίσημα έγγραφα που έχουν συνταχθεί στο έδαφος της Δημοκρατίας της Μολδαβίας και προορίζονται για χρήση σε κράτη-μέλη της Σύμβασης της Χάγης. Σε αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνονται, ειδικότερα:

α) Έγγραφα αστικής κατάστασης (πράξεις ληξιαρχείου)

Πρωτότυπα και αντίγραφα:

• πιστοποιητικό γέννησης;
• πιστοποιητικό γάμου;
• πιστοποιητικό διαζυγίου (λύσης γάμου);
• πιστοποιητικό θανάτου;
• γνωστοποίηση (aviz) αλλαγής επωνύμου;
• γνωστοποίηση (aviz) αλλαγών σε προσωπικά στοιχεία;
• απόσπασμα γέννησης (σε περίπτωση θανάτου του ατόμου);
• απόσπασμα γάμου (σε περίπτωση θανάτου ενός εκ των συζύγων).

Μόνο πρωτότυπα:

• πιστοποιητικό αστικής κατάστασης (περί μη σύναψης γάμου / οικογενειακής κατάστασης).

β) Εκπαιδευτικά έγγραφα

• απολυτήρια δευτεροβάθμιας και μέσης επαγγελματικής εκπαίδευσης;
• βεβαιώσεις φοίτησης;
• πτυχία κολεγίων και πανεπιστημίων;
• πιστοποιητικά και δίπλωμα σεμιναρίων διαπιστευμένων από το Υπουργείο Παιδείας.

Κατά κανόνα, τέτοια έγγραφα επικυρώνονται με apostille μετά από επιβεβαίωση από το εκπαιδευτικό ίδρυμα ή το Υπουργείο Παιδείας.

γ) Εκπαιδευτικά έγγραφα από την αριστερή όχθη του Δνείστερου και την πόλη Μπέντερ

Πρόκειται για έγγραφα σε επίσημα έντυπα που έχουν εγκριθεί από το Υπουργείο Παιδείας της Μολδαβίας, χωρίς σύμβολα άλλων φορέων. Για αυτά εφαρμόζεται απλοποιημένη μορφή επικύρωσης με αναφορά του ονοματεπώνυμου και της κατάστασης του εγγράφου.

δ) Συμβολαιογραφικά έγγραφα

• πληρεξούσια·
• δηλώσεις, υπεύθυνες δηλώσεις·
• συμβάσεις, διαθήκες·
• συμβολαιογραφικές βεβαιώσεις κ.λπ.

ε) Δικαστικά έγγραφα

• αποφάσεις, διατάξεις δικαστηρίων·
• καταδικαστικές αποφάσεις·
• πορίσματα και διατάγματα·
• βεβαιώσεις που εκδίδονται από δικαστήρια, εισαγγελίες και δικαστικούς επιμελητές.

στ) Έγγραφα του Εθνικού Ταμείου Κοινωνικών Ασφαλίσεων (CNAS)

• βεβαιώσεις που επιβεβαιώνουν την προϋπηρεσία και τις κοινωνικές εισφορές·
• έγγραφα για τον καθορισμό συντάξεων και επιδομάτων στο εξωτερικό.

ζ) Ιατρικά έγγραφα

• ιατρικές βεβαιώσεις και γνωματεύσεις που εκδίδονται από αρμόδιες επιτροπές και εθνικά κέντρα (π.χ. Κέντρο Δημόσιας Υγείας, Κέντρο Πρόληψης και Καταπολέμησης του AIDS), συμπεριλαμβανομένων βεβαιώσεων για μετανάστες.

η) Πιστοποιητικό ποινικού μητρώου και άλλες επίσημες βεβαιώσεις

• πιστοποιητικό ποινικού μητρώου (απουσίας ποινικού μητρώου)·
• άλλες επίσημες βεβαιώσεις που εκδίδονται από φορείς του Υπουργείου Εσωτερικών, ASP, primăria κ.λπ., οι οποίες εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της Σύμβασης.

θ) Συμβολαιογραφικά επικυρωμένα αντίγραφα και μεταφράσεις

Μπορούν να επικυρωθούν με apostille και συμβολαιογραφικά επικυρωμένα αντίγραφα, καθώς και συμβολαιογραφικά επικυρωμένες μεταφράσεις των εγγράφων που αναφέρονται παραπάνω.

Σημαντικό: έγγραφα που εκδίδονται από αρχές περιοχών που δεν αναγνωρίζονται από τη διεθνή κοινότητα, κατά κανόνα, δεν υπόκεινται σε άμεση επικύρωση με apostille χωρίς προηγούμενη επανέκδοση από επίσημους φορείς της Μολδαβίας.

Apostille σε έγγραφα εταιρείας, επιχείρησης, SRL, SA

Για νομικά πρόσωπα, η apostille απαιτείται συχνά για τα ακόλουθα έγγραφα:

• αποσπάσματα από το εμπορικό μητρώο (Registrul de Stat al Întreprinderilor)·
• καταστατικά έγγραφα (καταστατικό, απόφαση/σύμβαση ίδρυσης της εταιρείας)·
• πιστοποιητικά φορολογικής κατοικίας, βεβαιώσεις εγγραφής κ.λπ.·
• συμβολαιογραφικά πληρεξούσια που εκδίδονται στο όνομα της εταιρείας·
• αποφάσεις συνελεύσεων μελών / μετόχων, που έχουν συνταχθεί συμβολαιογραφικά.

Business Liga SRL βοηθά εταιρείες να προετοιμάσουν ένα πλήρες πακέτο εγγράφων για απόστιλ, να ελέγξουν την ορθότητα των στοιχείων, να λάβουν νέα αποσπάσματα εάν χρειαστεί και να οργανώσουν συμβολαιογραφικές ενέργειες.

Γιατί χρειάζεται απόστιλ, εάν το έγγραφο έχει ήδη σφραγίδα και υπογραφή;

Στη Μολδαβία, όπως και σε άλλες χώρες, χιλιάδες υπάλληλοι και εκατοντάδες κρατικοί φορείς εκδίδουν καθημερινά έγγραφα. Οι υπογραφές και οι σφραγίδες αλλάζουν, οι υπάλληλοι μετακινούνται από θέση σε θέση, εμφανίζονται νέα έντυπα.

Ένας ξένος υπάλληλος που παραλαμβάνει το έγγραφό σας δεν μπορεί να γνωρίζει όλα τα δείγματα υπογραφών και σφραγίδων. Το απόστιλ λύνει αυτό το πρόβλημα: σημαίνει ότι:

• το έγγραφο έχει ελεγχθεί από την αρμόδια αρχή (Υπουργείο Δικαιοσύνης / Υπουργείο Εξωτερικών);
• η υπογραφή του υπαλλήλου και οι εξουσίες του έχουν επιβεβαιωθεί μέσω των εσωτερικών μητρώων;
• η σφραγίδα και το έντυπο του εγγράφου έχουν αναγνωριστεί ως γνήσια;
• η ξένη αρχή μπορεί να εμπιστευτεί αυτήν την επιβεβαίωση χωρίς να ζητήσει πρόσθετους ελέγχους.

Ως αποτέλεσμα, τα έγγραφα εξετάζονται ταχύτερα και ο κίνδυνος απόρριψης λόγω αμφιβολιών για τη γνησιότητα μειώνεται σημαντικά.

Για ποιο λόγο να βάλω απόστιλ, εάν τα μολδαβικά έγγραφα μπορούν να ελεγχθούν διαδικτυακά;

Ο διαδικτυακός έλεγχος εγγράφων και μητρώων είναι ένα σημαντικό βήμα προς την ψηφιοποίηση, αλλά:

• δεν είναι όλες οι ξένες αρχές υποχρεωμένες να χρησιμοποιούν τις εθνικές μολδαβικές βάσεις δεδομένων;
• δεν υπάρχει πάντα τεχνική πρόσβαση, γλώσσα διεπαφής και νομικές εγγυήσεις για έναν τέτοιο έλεγχο;
• το διαδικτυακό σύστημα συνήθως εξυπηρετεί εσωτερικές ανάγκες ή ένα περιορισμένο σύνολο χρηστών.

Το απόστιλ είναι ένα διεθνώς αναγνωρισμένο πρότυπο. Τα κράτη-μέλη της Σύμβασης έχουν συμφωνήσει εκ των προτέρων ότι θα αναγνωρίζουν τέτοιες σημειώσεις χωρίς πρόσθετες διαδικασίες. Επομένως, ακόμη και με την ύπαρξη διαδικτυακού ελέγχου, το απόστιλ παραμένει το βασικό εργαλείο για την ταχεία και αδιαμφισβήτητη αναγνώριση εγγράφων στο εξωτερικό.

Μπορώ να βάλω απόστιλ στο προξενείο της Μολδαβίας στο εξωτερικό;

Όχι. Σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης, η σφραγίδα Apostille μπορεί να τεθεί μόνο από τις αρμόδιες αρχές του κράτους που εξέδωσε το έγγραφο. Τα προξενεία και οι πρεσβείες της Μολδαβίας δεν τοποθετούν Apostille σε μολδαβικά έγγραφα, μπορούν:

• να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία·
• να επικυρώνουν την υπογραφή του πρόξενου σε προξενικά έγγραφα (εάν απαιτείται άλλη νομιμοποίηση)·
• να παραλαμβάνουν έγγραφα που έχουν ήδη λάβει Apostille στη Μολδαβία.

Εάν βρίσκεστε στο εξωτερικό, η Business Liga SRL μπορεί να οργανώσει εξ αποστάσεως την παραλαβή εγγράφων στη Μολδαβία, την τοποθέτηση Apostille και την αποστολή τους σε εσάς μέσω courier, ή Apostille online – βάσει εγγράφων που αποστέλλονται μέσω email, WhatsApp, Telegram, Viber.

Ηλεκτρονικό Apostille (e-apostille) στη Μολδαβία

Η Μολδαβία ήταν από τις πρώτες στην περιοχή που υιοθέτησε το ηλεκτρονικό Apostille. Αυτό σημαίνει:

• δεν εκδίδονται πλέον έντυπες σφραγίδες Apostille — αντ’ αυτών εκδίδεται e-apostille·
• το έγγραφο εκδίδεται ως υπογεγραμμένο αρχείο PDF, το οποίο μπορεί να σταλεί μέσω email·
• η ξένη αρχή μπορεί να ελέγξει τη γνησιότητα του Apostille online, χωρίς να ζητά απαντήσεις ταχυδρομικά ή να αλληλογραφεί με υπουργεία.

Ο έλεγχος πραγματοποιείται μέσω της επίσημης πύλης apostila.gov.md — με βάση τον αριθμό Apostille και τον μυστικό κωδικό ασφαλείας.

Πώς να ελέγξετε το ηλεκτρονικό Apostille της Μολδαβίας;

Για τον έλεγχο του e-apostille συνήθως απαιτείται:

1. Μετάβαση στον επίσημο ιστότοπο apostila.gov.md.
2. Επιλογή της ενότητας ελέγχου Apostille.
3. Αναγραφή:
   • του αριθμού Apostille (μοναδικό αναγνωριστικό)·
   • του μυστικού κωδικού ασφαλείας ή/και της ημερομηνίας έκδοσης (αναγράφονται στο ίδιο το έγγραφο).
4. Μετά την εισαγωγή των δεδομένων, το σύστημα εμφανίζει:
   • πληροφορίες σχετικά με το Apostille (αριθμός, ημερομηνία, αρχή που το εξέδωσε)·
   • σάρωση του εγγράφου στο οποίο αναφέρεται.

Εάν τα δεδομένα δεν ταιριάζουν ή το σύστημα δεν βρίσκει το Apostille, το έγγραφο θα πρέπει να ελεγχθεί περαιτέρω μέσω της αρμόδιας αρχής ή να απευθυνθείτε σε ειδικούς της Business Liga για ανάλυση της κατάστασης.

Πώς να υποβάλετε έγγραφα για αποστίλ στη Μολδαβία: διαδικτυακά, αυτοπροσώπως και με πληρεξούσιο

Μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για μολδαβικό αποστίλ μέσω της εταιρείας μας – χωρίς συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο.

Προθεσμίες και τιμολόγια

Τα τιμολόγια και οι προθεσμίες ενημερώνονται περιοδικά, αλλά γενικά ισχύουν οι ακόλουθες κατευθυντήριες γραμμές:

• Τυπική προθεσμία — 5 εργάσιμες ημέρες;
• Επείγουσα διαδικασία — 3 εργάσιμες ημέρες, και εάν δεν απαιτείται πρόσθετος έλεγχος, είναι δυνατή η έκδοση σε συντομότερο χρονικό διάστημα;
• Διαφορετικά τιμολόγια για φυσικά και νομικά πρόσωπα.

Business Liga SRL υπολογίζει εκ των προτέρων το συνολικό κόστος, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα τέλη, τις συμβολαιογραφικές πράξεις, τις μεταφράσεις και την παράδοση.

Ιδιαιτερότητες χρήσης του μολδαβικού αποστίλ στο εξωτερικό (π.χ. Γερμανία)

Αν και τόσο η Μολδαβία όσο και πολλά κράτη (συμπεριλαμβανομένων των χωρών της ΕΕ) είναι συμβαλλόμενα μέρη της Σύμβασης της Χάγης, ενδέχεται να υπάρχουν περιορισμοί ή ιδιαιτερότητες στην εφαρμογή της Σύμβασης μεταξύ ορισμένων χωρών. Για παράδειγμα, στις σχέσεις μεταξύ Μολδαβίας και Γερμανίας, η σύμβαση δεν ισχύει τυπικά και σε ορισμένες περιπτώσεις απαιτείται προξενική επικύρωση και όχι αποστίλ.

Για κάθε χώρα προορισμού είναι σημαντικό να ελέγχετε:

• εάν αναγνωρίζει το αποστίλ της Μολδαβίας για τον συγκεκριμένο τύπο εγγράφου;
• εάν αντί για αποστίλ απαιτείται προξενική επικύρωση;
• εάν χρειάζεται μετάφραση και συμβολαιογραφική επικύρωση αυτής.

Business Liga αναλύει τη δική σας περίπτωση: χώρα προορισμού, τύπο εγγράφου, προθεσμίες και απαιτήσεις των φορέων (πρεσβεία, δικαστήριο, πανεπιστήμιο κ.λπ.), ώστε να επιλέξετε τη σωστή διαδικασία με την πρώτη φορά.