Apostille Russia
L’apostille in Russia è un timbro speciale di formato 12,5 cm per 12,5 cm. Su di esso sono indicati: il paese, il nome e cognome del funzionario che ha firmato il documento presentato per l’apposizione dell’apostille, l’ente presso cui viene apposta l’apostille, il luogo (città), il numero dell’apostille.
La Russia ha aderito alla Convenzione dell’Aja nel 1992.
Cos’è un’apostille – è un timbro speciale che conferma la firma del funzionario sul documento presentato.
La Convenzione dell’Aja del 1961, il cui nome completo è Convenzione che abolisce la legalizzazione dei documenti pubblici stranieri. La Convenzione dell’Aja ha stabilito la procedura per la certificazione dei documenti ufficiali degli Stati membri della convenzione.
La Convenzione dell’Aja stabilisce che i documenti ufficiali, come intesi dalla convenzione, sono documenti che provengono da organi statali o funzionari pubblici. Che si trovano sul territorio dello Stato che ha firmato la Convenzione dell’Aja.
Nonché documenti amministrativi, atti di stato civile: certificato di matrimonio, certificato di nascita, certificato di divorzio, certificato di morte, certificato di stato civile (coniugato/a, non coniugato/a) da non confondere con il certificato di composizione familiare, certificato di cambio cognome.
Per sapere se è necessaria un’apostille o piuttosto una legalizzazione, è necessario consultare l’elenco aggiornato dei paesi che hanno firmato l’Apostille (Convenzione sull’Apostille).
Dove si può apporre l’Apostille in Russia?
– Uffici dello stato civile della Russia (apostille su documenti di stato civile: certificato di nascita, di matrimonio, di divorzio, certificato di stato civile (di stato coniugale o non coniugale), certificato di cambio cognome),
– Ministero della Giustizia della Russia (apostille su documenti notarili o atti: procure e dichiarazioni, copie, documenti tradotti e altri atti notarili),
– Ministero dell’Istruzione della Russia (apostille su diplomi di istruzione superiore, certificati scolastici, certificati con voti, programmi analitici),
– centri informativi della GUMVD o UMVD della Russia (apostille sul certificato penale, sull’assenza di multe o sanzioni amministrative),
Archivi della Federazione Russa (apostille su estratti e documenti d’archivio),
– Procura Generale della Russia (apostille su documenti rilasciati dagli organi della procura),
– Ministero della Difesa della Russia (libretto militare, certificati informativi e attestati di servizio militare).
Che aspetto ha l’apostille russa?
Foto dell’apostille russa:
Testo dell’apostille russa
Lingua russa
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Federazione Russa
Il presente documento ufficiale
2. Firmato da: ___________________________
3. Nella qualità di: ________________
4. Munito di sigillo/timbro ________________
Certificato
5. A: __________________
6. Data: __________________
7. Da: ________________
8. N. ____________________
9. Luogo del sigillo
10. Firma
A cosa serve l’apostille se sui documenti dalla Russia sono già presenti il sigillo e la firma del funzionario?
In Russia, infatti, lavorano molti funzionari nei ministeri, negli enti, negli organi statali, negli archivi e negli uffici dello stato civile.
I funzionari cambiano periodicamente e, di conseguenza, cambiano le loro firme. Per accertare l’autenticità e la validità del documento, nonché per prevenire possibili falsificazioni, è necessario verificare se la firma del funzionario corrisponde ai campioni della sua firma e se egli ha effettivamente firmato il documento in questione.
Tuttavia, nel caso di un numero così elevato di documenti e funzionari, è molto difficile da fare. Ciò è particolarmente complesso per i funzionari stranieri che ricevono i vostri documenti all’estero.
Per questo motivo è stato introdotto un sistema di conferma di tutte le firme e i sigilli da parte di più soggetti, al fine di agevolare il lavoro dei funzionari stranieri. Tale sistema riduce anche i tempi di esame dei documenti all’estero e i tempi di attesa per i richiedenti. In questo sistema, ai funzionari locali responsabili dell’apostille è più semplice verificare firme, sigilli e i documenti stessi, inclusi i loro moduli e il contenuto.
Inoltre, i dipendenti che hanno accesso al database interno di firme, sigilli e modelli di documenti sono inseriti in un apposito registro con le proprie firme. Tuttavia, questo registro è limitato a un numero ristretto di firme, i cui campioni vengono trasmessi ad altri paesi partner o possono essere facilmente verificati con altri metodi.
Esistono due procedure per la conferma dei documenti. La prima procedura, la più affidabile, è la legalizzazione dei documenti. Dopo che i documenti sono stati firmati dal funzionario che li ha rilasciati, vengono autenticati da un impiegato del ministero, di solito del ministero degli affari esteri. Successivamente, l’ultima firma viene verificata e autenticata dal consolato del paese in cui i documenti devono essere presentati. La verifica viene effettuata sulla base del database aggiornato delle firme lungo una catena di tre enti.
La seconda procedura si basa su un maggiore livello di fiducia e bypassa un ente, di solito il Ministero degli Affari Esteri. In questo caso si parla di apostille. L’apostille è un timbro speciale di modello standardizzato che semplifica notevolmente la procedura di riconoscimento dei documenti di uno Stato sul territorio di un altro.
Rifiuto di apporre l’apostille in Russia. Cause, descrizione
Il rifiuto di trattare i documenti richiesti per l’esecuzione della funzione statale si verifica nelle seguenti situazioni:
- Il documento ufficiale è destinato alla presentazione presso le strutture statali di un paese non parte della Convenzione;
- Il documento ufficiale è stato rilasciato da un organo, un funzionario, un notaio o una persona giuridica di uno stato estero;
- Il documento ufficiale è stato rilasciato da un organo autorizzato ad apporre l’apostille;
- Il documento ufficiale non contiene la firma della persona che lo ha rilasciato e/o l’impronta del sigillo/timbro dell’organo statale, del notaio, del funzionario autorizzato a compiere atti notarili secondo la legislazione russa, dell’organo di autogoverno locale e di altri organi e persone che hanno rilasciato il documento ufficiale;
- Le correzioni nel testo del documento ufficiale non sono state approvate dalla persona che lo ha firmato;
- Le firme delle persone e/o le impronte dei sigilli/timbri sul documento ufficiale sono illeggibili e non possono essere confrontate con i campioni disponibili presso il Ministero della Giustizia russo o le sue strutture regionali;
- Le pagine del documento ufficiale non sono cucite e/o non sono numerate e/o non sono autenticate dall’impronta del sigillo/timbro dell’organo o della persona che ha rilasciato il documento ufficiale.
Il rifiuto di fornire il servizio statale avviene per i seguenti motivi:
- Il documento ufficiale non prevede l’esportazione al di fuori della Russia in conformità con la Legge dell’URSS del 24 giugno 1991 N. 2261-1 “Sulla procedura di esportazione, invio e richiesta di documenti personali di cittadini sovietici e stranieri e apolidi dall’URSS all’estero”;
- Il documento ufficiale è destinato all’uso in un paese con il quale la Russia ha stipulato un trattato (accordo) che abroga il requisito di qualsiasi tipo di legalizzazione dei documenti;
- La persona che ha firmato il documento ufficiale non ha l’autorità per firmarlo;
- La firma della persona che ha firmato il documento ufficiale e/o l’impronta del sigillo/timbro sul documento ufficiale non corrispondono ai campioni conservati presso il Ministero della Giustizia russo o la sua suddivisione regionale;
- La firma della persona che ha firmato il documento ufficiale e/o l’impronta del sigillo/timbro sul documento ufficiale non possono essere confermate dal Ministero della Giustizia russo o dalla sua suddivisione regionale a causa della mancanza di campioni della firma di tale persona e/o dell’impronta di tale sigillo/timbro e dell’assenza di questi campioni presso l’ente che ha rilasciato il documento ufficiale, nonché della mancata conferma da parte di quest’ultimo del fatto della redazione del documento ufficiale;
- Il documento ufficiale è stato redatto da rappresentanze diplomatiche e uffici consolari;
- Il documento ufficiale è relativo a un’operazione commerciale o doganale;
- Pervenimento al Ministero della Giustizia russo (o alla sua suddivisione regionale) di informazioni documentalmente comprovate sull’entrata in vigore di una decisione giudiziaria che ha annullato un atto notarile compiuto o dichiarato nullo il documento ufficiale presentato per la fruizione del servizio statale.
La prestazione del servizio statale è regolata dal Regolamento Amministrativo per la prestazione da parte del Ministero della Giustizia della Federazione Russa del servizio statale di apposizione dell’apostille sui documenti ufficiali russi destinati all’esportazione al di fuori della Russia, approvato con ordinanza del Ministero della Giustizia russo del 04.05.2017 n. 75.