Consular Legalisation
What is consular legalisation?
Consular legalisation is a multi-step process for recognising documents from one country in another. Consular legalisation is used when neither of the countries involved in the document circulation (the country from which a person obtains the documents and the country to which they submit them) has signed the Apostille Convention or a bilateral agreement on avoiding procedures for recognising documents issued by the authorities of one of the parties. The verification and confirmation of civil status documents, educational documents (diplomas and certificates) takes place in several stages:
1. Signature of the authorised official directly upon issuance of the document (this is important).
2. Signature of the authorised official from the Ministry of Foreign Affairs of the country issuing the document (in some countries this may be the Ministry of Justice or another body).
3. Confirmation of signatures at the consulate of the country that will subsequently receive the documents.
When is consular legalisation needed?
When countries have not signed an agreement between themselves on the simplified recognition of documents. Some countries may have signed such an agreement with other countries, but not with all countries.
You always need to check if your country has signed any convention on the simplified recognition of documents or an agreement with the country where you need to submit the documents.
Countries that have not signed the Apostille Convention and require consular legalisation or supralegalisation (superlegalisation)
- Afghanistan
- China (excluding Hong Kong and Macau)
- Iran
- Canada
- Qatar
- UAE
It should be noted that Canada will join the apostille in January 2024.
Saudi Arabia also required superlegalisation until 2022. In April 2022, the country joined the Apostille Convention.
How long does the consular legalisation process take?
As a rule, such a process is quite lengthy:
– From one to ten working days for verification of the document by the issuing authority.
– From one to ten working days for verification of the document by the Ministry of Foreign Affairs (in some countries this is the Ministry of Justice).- Da uno a cinque giorni lavorativi per la verifica del documento da parte del consolato del paese a cui il documento è destinato.
Quali tipi di accordi esistono tra i paesi per evitare la legalizzazione consolare?
– Accordi bilaterali tra paesi.
– Accordi multilaterali e convenzioni di mutua assistenza giuridica e riconoscimento dei documenti.
– Convenzione dell’Apostille del 1961.
Paesi firmatari della Convenzione dell’Apostille, ma che applicano la Legalizzazione Consolare:
– La Germania non riconosce l’Apostille della Repubblica di Moldavia, Azerbaigian, Burundi, Repubblica Dominicana, India, Kosovo, Kirghizistan, Liberia, Mongolia, Marocco, Filippine, Tagikistan, Tunisia, Uzbekistan. Questi paesi, a loro volta, non riconoscono l’Apostille della Germania. Pertanto, tra la Germania e questi paesi si applica la procedura di Legalizzazione Consolare dei documenti.
– L’Austria non riconosce l’Apostille di Tagikistan, Kirghizistan, Uzbekistan, Mongolia, Filippine, Burundi, Repubblica Dominicana, Kosovo. Questi paesi, a loro volta, non riconoscono l’Apostille dell’Austria. Pertanto, tra l’Austria e questi paesi si applica la procedura di Legalizzazione Consolare dei documenti.
– Il Belgio e la Grecia non riconoscono le apostille apposte su documenti provenienti da Uzbekistan e Kirghizistan. Si applica la procedura di legalizzazione consolare.
– L’Austria e il Belgio non riconoscono l’Apostille di Tagikistan e Uzbekistan. Si applica la legalizzazione consolare.
Territori i cui documenti non vengono riconosciuti e accettati in alcun modo:
– Austria e Finlandia, Lettonia, Lituania, Estonia, Romania e Ucraina non riconoscono i documenti rilasciati in Crimea e Sebastopoli. Di conseguenza, non accettano né riconoscono l’Apostille russa su questi documenti. Non viene riconosciuta nemmeno la legalizzazione consolare di questi documenti. Lo stesso vale per i documenti delle cosiddette repubbliche di Lugansk e Doneck, riconosciute solo dalla Federazione Russa.
Inoltre, i documenti rilasciati in Abkhazia e Ossezia del Nord non vengono apostillati né legalizzati dalle autorità georgiane. Inoltre, nessun paese, tranne la Russia, ha riconosciuto questi territori. I documenti dell’Abkhazia, rilasciati dalla Georgia, possono essere apostillati solo fino a un determinato anno di emissione.
Territori i cui documenti sono soggetti a procedura di riconoscimento o legalizzazione interna:
I documenti di stato civile e i documenti educativi (diplomi, certificati) rilasciati in Transnistria (Moldavia) non possono essere apostillati o sottoposti a legalizzazione consolare. Tuttavia, questi documenti possono essere sottoposti a legalizzazione interna – ri-registrazione o rifacimento sul territorio della Moldavia. Dopo tale procedura, questi documenti possono essere apostillati o legalizzati presso il consolato competente.