Qu’est-ce que l’apostille moldave ?

Définition et base juridique

L’apostille moldave est une mention du modèle établi (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), qui atteste :

• l’authenticité de la signature d’un agent public sur le document ;
• sa qualité (la capacité en laquelle il a agi) ;
• l’authenticité du sceau ou du timbre de l’autorité ayant délivré le document.

En République de Moldavie, la procédure d’apposition de l’apostille est régie par la Décision du Gouvernement n° 163 du 15.02.2007 portant approbation du Règlement sur la procédure d’apposition de l’apostille, ainsi que par d’autres lois et règlements.

Depuis le 16 mars 2007, la Moldavie applique la Convention de La Haye de 1961 supprimant l’exigence de la légalisation consulaire, et pour les documents délivrés après cette date, la procédure d’apostille est utilisée (pour les pays parties à la Convention).

Forme et langue de l’apostille moldave

L’apostille papier traditionnelle se présentait sous la forme d’une feuille séparée avec un timbre et un sceau humide du Ministère de la Justice. Actuellement, en Moldavie, l’apostille électronique (e-apostille) est en vigueur, qui :

• est délivrée sous forme de fichier PDF ;
• est signée avec une signature électronique qualifiée d’un fonctionnaire autorisé ;
• contient un scan du document auquel elle se rapporte ;
• peut contenir un texte dans la langue officielle (roumain) et dans l’une des langues officielles de la Convention (français / anglais).

L’en-tête de l’apostille est toujours rédigé en français : « Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) ».

À quoi ressemble l’apostille de Moldavie (e-apostille) ?

L’apostille est une empreinte de timbre… remplie dans toutes ses rubriques et apposée d’un sceau dans l’ordre approprié.
L’apposition de l’apostille est la seule formalité qui peut être exigée pour certifier l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle a agi le signataire du document et, le cas échéant, l’authenticité du sceau ou du timbre dont ce document est revêtu.

Exemple d’apostille utilisée avant l’apostille électronique en République de Moldavie. Ce type d’apostille était une impression de l’apostille avec un sceau humide du Ministère de la Justice de la République de Moldavie et la signature d’un fonctionnaire. Cette apostille était reliée au document à l’aide d’anneaux métalliques. Comme on peut le voir, le point 8 de cette impression indique le numéro de l’apostille. Cependant, il n’était possible de vérifier cette apostille par son numéro qu’en appelant le ministère ou par une demande officielle par courrier postal.

Malgré cela, en République de Moldavie, l’apostille n’est pas pratiquée comme un timbre au sens traditionnel. Seule l’apostille électronique y est utilisée (dans le respect de toutes les exigences relatives aux informations contenues dans l’apostille), avec la possibilité de la vérifier en ligne à l’aide d’un code secret et d’un numéro spécial de l’apostille.

Voici un exemple du nouveau modèle d’apostille électronique en République de Moldavie :

Cet apostille est également accompagné d’un code secret, indiqué ci-dessous. L’apostille lui-même contient toutes les informations nécessaires sur une feuille de format A4. Il peut être imprimé et simplement joint au document. Cet apostille ne comporte ni sceau humide ni signature manuscrite d’un fonctionnaire. Il peut être vérifié en ligne, ce qui fait gagner du temps à l’organisme récepteur à l’étranger.

L’e-apostille moderne de Moldavie est un fichier PDF qui contient :

• un en-tête : Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) ;
• le numéro de l’apostille et la date de délivrance ;
• le pays : Republica Moldova ;
• les données sur le document : par qui il a été signé, en quelle qualité, l’organisme qui a délivré le document ;
• le lieu et la date d’établissement de l’apostille ;
• l’organisme qui a délivré l’apostille (Ministère de la Justice / autorité compétente) ;
• un numéro de sécurité unique et/ou un code secret pour la vérification en ligne ;
• une signature électronique et des mentions officielles.

En même temps que l’e-apostille, le fichier inclut également le scan du document lui-même (certificat, attestation, diplôme, etc.), ce qui permet à l’organisme étranger de voir l’ensemble du dossier immédiatement après la vérification dans le système.

Structure du texte de l’apostille moldave

La structure de l’apostille moldave suit le modèle de la Convention de La Haye et comprend généralement 10 points standard. On peut la présenter de manière simplifiée (pour la compréhension, non comme un modèle officiel) :

1. Ţară / Country : Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by : — nom, prénom de l’agent public
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of : — fonction
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of : — nom de l’organisme
6. Certificat / Certified
7. la / at : — localité (généralement Chişinău)
8. data / the : — date d’établissement de l’apostille
9. de către / by : — autorité compétente
10. nr. / No : — numéro unique de l’apostille et code de sécurité

Ci-dessous sont placés les éléments de la signature électronique et l’indication de la possibilité de vérifier l’authenticité de l’apostille en ligne sur un portail spécial.

Quels sont les organismes qui apposent l’apostille en Moldavie ?

En République de Moldavie, seuls les organismes d’État spécialement désignés comme compétents ont le droit d’apposer l’apostille :

Ministère de la Justice de la République de Moldavie — apostille sur la plupart des documents officiels des personnes physiques et morales : actes d’état civil, extraits de casier judiciaire, documents notariés, décisions de justice, etc.

Important : l’apostille ne peut être apposée que par l’État qui a délivré le document. Par conséquent, ni les consulats de Moldavie à l’étranger, ni les autorités étrangères n’ont le droit d’apposer l’apostille sur les documents moldaves — ils ne font qu’accepter les documents déjà apostillés.

Quels documents peuvent être apostillés en Moldavie ?

L’apostille s’applique aux documents officiels établis sur le territoire de la République de Moldavie et destinés à être utilisés dans les États parties à la Convention de La Haye. Ces documents comprennent notamment :

a) Documents d’état civil (actes de l’état civil)

Originaux et duplicatas :

• acte de naissance ;
• acte de mariage ;
• acte de divorce (de dissolution du mariage) ;
• acte de décès ;
• avis (aviz) de changement de nom de famille ;
• avis (aviz) de modifications des données personnelles ;
• extrait de naissance (en cas de décès de la personne) ;
• extrait de mariage (en cas de décès de l’un des époux).

Originaux uniquement :

• certificat d’état civil (de non-mariage / de situation familiale).

b) Documents relatifs à l’éducation

• certificats d’études secondaires et secondaires professionnelles ;
• attestations de scolarité ;
• diplômes de collèges et d’universités ;
• certificats et diplômes de cours accrédités par le Ministère de l’Éducation.

En règle générale, ces documents sont apostillés après confirmation par l’établissement d’enseignement ou le Ministère de l’Éducation.

c) Documents relatifs aux études de la rive gauche du Dniestr et de la ville de Bender

Il s’agit de documents sur des formulaires approuvés par le Ministère de l’Éducation de Moldavie, sans symboles d’autres entités. Pour eux, une forme simplifiée de confirmation est appliquée avec l’indication du nom, prénom et du statut du document.

d) Documents notariés

• procurations;
• demandes, déclarations;
• contrats, testaments;
• certificats notariés, etc.

e) Documents judiciaires

• décisions, ordonnances des tribunaux;
• jugements;
• conclusions et arrêtés;
• attestations émanant des tribunaux, du parquet et des huissiers de justice.

f) Documents de la Caisse nationale d’assurance sociale (CNAS)

• attestations confirmant l’ancienneté et les cotisations sociales;
• documents pour l’attribution de pensions et d’allocations à l’étranger.

g) Documents médicaux

• certificats médicaux et conclusions délivrés par des commissions autorisées et des centres nationaux (par exemple, le Centre de santé publique, le Centre de prévention et de lutte contre le SIDA), y compris les certificats pour les migrants.

h) Casier judiciaire et autres attestations officielles

• casier judiciaire (absence de condamnation);
• autres attestations officielles délivrées par les organes du Ministère de l’Intérieur, de l’ASP, de la primăria, etc., qui relèvent de la Convention.

i) Copies et traductions notariées

Les copies notariées ainsi que les traductions notariées des documents mentionnés ci-dessus peuvent également être apostillées.

Important : les documents délivrés par les autorités de régions non reconnues par la communauté internationale ne sont généralement pas soumis à une apostille directe sans un réenregistrement préalable auprès des organes officiels de la Moldavie.

Apostille sur les documents d’une entreprise, société, SRL, SA

Pour les personnes morales, l’apostille est souvent requise sur les documents suivants :

• extraits du registre du commerce (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• documents constitutifs (statuts, décision/contrat de création de la société);
• certificats de résidence fiscale, attestations d’immatriculation, etc.;
• procurations notariées délivrées au nom de la société;
• décisions des assemblées des associés / actionnaires, établies par acte notarié.

Business Liga SRL aide les entreprises à préparer un dossier complet de documents pour l’apostille, à vérifier l’exactitude des mentions, à obtenir de nouveaux extraits si nécessaire et à organiser les actes notariés.

Pourquoi l’apostille est-elle nécessaire si le document porte déjà un sceau et une signature ?

En Moldavie, comme dans d’autres pays, des milliers de fonctionnaires et des centaines d’institutions publiques délivrent chaque jour des documents. Les signatures et les sceaux changent, les employés changent de poste, de nouveaux formulaires apparaissent.

Un fonctionnaire étranger qui reçoit votre document ne peut pas connaître tous les spécimens de signatures et de sceaux. L’apostille résout ce problème : elle signifie que :

• le document a été vérifié par l’autorité compétente (Ministère de la Justice / Ministère des Affaires étrangères) ;
• la signature du fonctionnaire et ses pouvoirs ont été confirmés par les registres internes ;
• le sceau et le formulaire du document sont reconnus comme authentiques ;
• l’autorité étrangère peut se fier à cette confirmation sans demander de vérifications supplémentaires.

En conséquence, les documents sont traités plus rapidement et le risque de refus en raison de doutes sur l’authenticité est considérablement réduit.

Pourquoi apposer une apostille si les documents moldaves peuvent être vérifiés en ligne ?

La vérification en ligne des documents et des registres est une étape importante vers la numérisation, mais :

• toutes les autorités étrangères ne sont pas tenues d’utiliser les bases de données nationales moldaves ;
• l’accès technique, la langue de l’interface et les garanties juridiques d’une telle vérification ne sont pas toujours disponibles ;
• le système en ligne sert généralement les besoins internes ou un cercle limité d’utilisateurs.

L’apostille est une norme internationalement reconnue. Les États parties à la Convention ont convenu à l’avance de reconnaître ces mentions sans procédures supplémentaires. Par conséquent, même en présence d’une vérification en ligne, l’apostille reste l’outil clé pour une reconnaissance rapide et incontestable des documents à l’étranger.

Peut-on apposer une apostille au consulat de Moldavie à l’étranger ?

Non. Selon la Convention de La Haye, l’apostille ne peut être apposée que par les autorités compétentes de l’État qui a délivré le document. Les consulats et ambassades de Moldavie n’apposent pas d’apostille sur les documents moldaves ; ils peuvent :

• fournir des informations sur la procédure ;
• certifier la signature du consul sur les documents consulaires (si une autre légalisation est requise) ;
• recevoir des documents déjà apostillés en Moldavie.

Si vous vous trouvez à l’étranger, Business Liga SRL peut organiser à distance l’obtention des documents en Moldavie, leur apostille et leur envoi par coursier, ou une apostille en ligne – sur la base des documents envoyés par e-mail, WhatsApp, Telegram, Viber.

Apostille électronique (e-apostille) en Moldavie

La Moldavie a été l’un des premiers pays de la région à adopter l’apostille électronique. Cela signifie :

• les apostilles papier ne sont plus délivrées – elles sont remplacées par l’e-apostille ;
• le document est délivré sous forme de fichier PDF signé, qui peut être envoyé par courrier électronique ;
• l’autorité étrangère peut vérifier l’authenticité de l’apostille en ligne, sans demander de réponses par courrier ni correspondre avec les ministères.

La vérification s’effectue via le portail officiel apostila.gov.md – à l’aide du numéro d’apostille et du code de sécurité secret.

Comment vérifier l’apostille électronique de Moldavie ?

Pour vérifier une e-apostille, il faut généralement :

1. Se rendre sur le site officiel apostila.gov.md.
2. Sélectionner la section de vérification de l’apostille.
3. Indiquer :
   • le numéro de l’apostille (identifiant unique) ;
   • le code de sécurité secret et/ou la date de délivrance (indiqués sur le document lui-même).
4. Après la saisie des données, le système affiche :
   • les informations sur l’apostille (numéro, date, autorité ayant délivré l’apostille) ;
   • le scan du document auquel elle se rapporte.

Si les données ne correspondent pas ou si le système ne trouve pas l’apostille, le document doit être vérifié plus en détail auprès de l’autorité compétente ou en contactant les spécialistes de Business Liga pour analyser la situation.

Comment soumettre des documents pour une apostille en Moldavie : en ligne, en personne et par procuration

Vous pouvez soumettre une demande d’apostille moldave via notre société – sans procuration notariée.

Délais et tarifs

Les tarifs et les délais sont mis à jour périodiquement, mais les indications générales suivantes s’appliquent :

• Délai standard — 5 jours ouvrables ;
• Mode urgent — 3 jours ouvrables, et en l’absence de nécessité de vérification supplémentaire, une délivrance dans un délai plus court est possible ;
• Tarifs différents pour les personnes physiques et morales.

Business Liga SRL calcule à l’avance le coût total en tenant compte de tous les frais, des actes notariés, des traductions et de la livraison.

Particularités de l’utilisation de l’apostille moldave à l’étranger (par exemple, Allemagne)

Bien que la Moldavie et de nombreux États (y compris les pays de l’UE) soient parties à la Convention de La Haye, il peut y avoir des limitations ou des particularités d’application de la Convention entre certains pays. Par exemple, dans les relations entre la Moldavie et l’Allemagne, la convention n’est formellement pas en vigueur et, dans certains cas, une légalisation consulaire est requise, et non une apostille.

Pour chaque pays de destination, il est important de vérifier :

• s’il reconnaît l’apostille de Moldavie pour le type de document spécifique ;
• si une légalisation consulaire n’est pas requise à la place de l’apostille ;
• si une traduction et sa certification notariée sont nécessaires.

Business Liga analyse votre situation spécifique : le pays de destination, le type de document, les délais et les exigences des autorités (ambassade, tribunal, université, etc.), afin que vous choisissiez la procédure correcte du premier coup.