Was ist eine Apostille Moldaus?

Definition und Rechtsgrundlage

Die moldauische Apostille ist ein Vermerk des festgelegten Musters (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), der Folgendes bestätigt:

• die Echtheit der Unterschrift des Amtsträgers auf dem Dokument;
• seine Eigenschaft (in der er gehandelt hat);
• die Echtheit des Siegels oder Stempels der Behörde, die das Dokument ausgestellt hat.

In der Republik Moldau wird das Verfahren zur Anbringung der Apostille durch die Regierungsverordnung Nr. 163 vom 15.02.2007 zur Genehmigung der Verordnung über das Verfahren zur Anbringung der Apostille sowie durch eine Reihe anderer Gesetze und Verordnungen geregelt.

Seit dem 16. März 2007 wendet Moldau das Haager Übereinkommen von 1961 zur Befreiung von der Anforderung der konsularischen Legalisation an, und für Dokumente, die nach diesem Datum ausgestellt wurden, wird das Apostille-Verfahren (für die Vertragsstaaten des Übereinkommens) angewendet.

Form und Sprache der moldauischen Apostille

Der traditionelle Papier-Apostille hatte die Form eines separaten Blattes mit einem Stempel und einem nassen Siegel des Justizministeriums. Derzeit gilt in Moldawien die elektronische Apostille (e-Apostille), die:

• als PDF-Datei ausgestellt wird;
• mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des zuständigen Beamten unterzeichnet wird;
• einen Scan des Dokuments selbst enthält, auf das sie sich bezieht;
• den Text in der Amtssprache (Rumänisch) und einer der Amtssprachen des Übereinkommens (Französisch / Englisch) enthalten kann.

Die Überschrift der Apostille wird immer auf Französisch verfasst: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».

Wie sieht die moldauische Apostille (e-Apostille) aus?

Apostille – ein Stempelabdruck… der in allen Feldern ausgefüllt und in der entsprechenden Reihenfolge mit einem Siegel versehen ist.
Die Anbringung der Apostille ist das einzige förmliche Verfahren, das zur Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in der die den Urkunde unterzeichnende Person gehandelt hat, oder gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, erforderlich sein kann.

Beispiel einer Apostille, die vor der elektronischen Apostille in der Republik Moldau verwendet wurde. Diese Art von Apostille war ein Ausdruck der Apostille mit einem nassen Siegel des Justizministeriums der Republik Moldau und der Unterschrift eines Beamten. Diese Apostille wurde mit Metallringen mit dem Dokument verbunden. Wie in Punkt 8 dieses Ausdrucks zu sehen ist, ist die Nummer der Apostille angegeben. Die Überprüfung dieser Apostille anhand der Nummer war jedoch nur durch einen Anruf im Ministerium oder eine offizielle Anfrage per Post möglich.

Trotzdem wird in der Republik Moldau die Apostille nicht als Stempel im traditionellen Sinne praktiziert. Hier wird nur die elektronische Apostille (unter Einhaltung aller Anforderungen an die in der Apostille enthaltenen Informationen) mit der Möglichkeit ihrer Online-Überprüfung mittels eines geheimen Codes und einer speziellen Apostille-Nummer verwendet.

Nachfolgend ein Beispiel für den neuen elektronischen Apostille-Stempel in der Republik Moldau:

Zu diesem Apostille gehört auch ein geheimer Code, der unten angegeben wird. Das Apostille selbst enthält alle notwendigen Informationen auf einem A4-Blatt. Es kann ausgedruckt und einfach dem Dokument beigefügt werden. Dieses Apostille trägt weder ein nasses Siegel noch eine handschriftliche Unterschrift eines Beamten. Es kann online überprüft werden, was der im Ausland das Dokument entgegennehmenden Behörde Zeit spart.

Das moderne e-Apostille Moldaus ist eine PDF-Datei, die Folgendes enthält:

• Überschrift: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• Apostillennummer und Ausstellungsdatum;
• Land: Republica Moldova;
• Angaben zum Dokument: von wem unterzeichnet, in welcher Eigenschaft, ausstellende Behörde des Dokuments;
• Ort und Datum der Ausstellung des Apostilles;
• Behörde, die das Apostille ausgestellt hat (Justizministerium / zuständige Behörde);
• Eindeutige Sicherheitsnummer und/oder geheimer Code zur Online-Überprüfung;
• Elektronische Signatur und Dienstvermerke.

Zusammen mit dem e-Apostille wird auch ein Scan des Dokuments selbst (Urkunde, Bescheinigung, Diplom usw.) in die Datei aufgenommen, sodass die ausländische Behörde das vollständige Paket sofort nach der Überprüfung im System sehen kann.

Aufbau des Apostille-Textes Moldaus

Der Aufbau des moldauischen Apostilles folgt dem Modell des Haager Übereinkommens und umfasst in der Regel 10 Standardpunkte. Vereinfacht dargestellt (zum Verständnis, nicht als offizielles Muster):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — Nachname, Vorname des Amtsträgers
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — Amtsbezeichnung
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — Name der Behörde
6. Certificat / Certified
7. la / at: — Ort (in der Regel Chişinău)
8. data / the: — Datum der Ausstellung des Apostilles
9. de către / by: — zuständige Behörde
10. nr. / No: — eindeutige Apostillennummer und Sicherheitscode

Nachfolgend werden die Elemente der elektronischen Signatur und der Hinweis auf die Möglichkeit der Online-Überprüfung der Echtheit der Apostille auf einem speziellen Portal platziert.

Welche Behörden erteilen die Apostille in Moldawien?

In der Republik Moldau sind nur staatliche Stellen, die ausdrücklich als zuständig benannt sind, berechtigt, die Apostille zu erteilen:

Justizministerium der Republik Moldau — Apostille für die meisten offiziellen Dokumente natürlicher und juristischer Personen: Personenstandsurkunden, Führungszeugnisse, notarielle Urkunden, Gerichtsentscheidungen u. a.

Wichtig: Die Apostille kann nur von dem Staat erteilt werden, der das Dokument ausgestellt hat. Daher sind weder moldauische Konsulate im Ausland noch ausländische Behörden berechtigt, eine Apostille auf moldauische Dokumente zu setzen – sie akzeptieren lediglich bereits apostillierte Dokumente.

Welche Dokumente können in Moldawien mit einer Apostille versehen werden?

Die Apostille wird auf offizielle Dokumente angewendet, die im Hoheitsgebiet der Republik Moldau ausgestellt wurden und zur Verwendung in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens bestimmt sind. Zu diesen Dokumenten gehören insbesondere:

a) Personenstandsurkunden (Standesamtsurkunden)

Originale und Duplikate:

• Geburtsurkunde;
• Heiratsurkunde;
• Scheidungsurkunde (über die Auflösung der Ehe);
• Sterbeurkunde;
• Mitteilung (aviz) über die Namensänderung;
• Mitteilung (aviz) über Änderungen der persönlichen Daten;
• Auszug über die Geburt (im Todesfall einer Person);
• Auszug über die Ehe (im Todesfall eines Ehegatten).

Nur Originale:

• Bescheinigung über den Personenstand (über Nichtbestehen einer Ehe / über den Familienstand).

b) Bildungsdokumente

• Zeugnisse der mittleren und mittleren Berufsbildung;
• Studienbescheinigungen;
• Diplome von Colleges und Hochschulen;
• Zertifikate und Diplome von Kursen, die vom Bildungsministerium akkreditiert sind.

In der Regel werden solche Dokumente nach Bestätigung durch die Bildungseinrichtung oder das Bildungsministerium mit einer Apostille versehen.

c) Bildungsdokumente vom linken Ufer des Dnister und der Stadt Bender

Es handelt sich um Dokumente auf Formularen, die vom Bildungsministerium Moldawiens genehmigt wurden, ohne Symbolik anderer Bildungseinrichtungen. Für sie wird eine vereinfachte Bestätigungsform mit Angabe des vollständigen Namens und des Status des Dokuments angewendet.

d) Notarielle Urkunden

• Vollmachten;
• Anträge, Erklärungen;
• Verträge, Testamente;
• notarielle Beglaubigungen usw.

e) Gerichtliche Dokumente

• Entscheidungen, Beschlüsse der Gerichte;
• Urteile;
• Gutachten und Verfügungen;
• Bescheinigungen, die von Gerichten, der Staatsanwaltschaft und Gerichtsvollziehern ausgestellt werden.

f) Dokumente der Nationalen Sozialversicherungskasse (CNAS)

• Bescheinigungen über die Berufserfahrung und Sozialbeiträge;
• Dokumente für die Gewährung von Renten und Leistungen im Ausland.

g) Medizinische Dokumente

• Ärztliche Bescheinigungen und Gutachten, die von autorisierten Kommissionen und nationalen Zentren ausgestellt wurden (z. B. Zentrum für öffentliche Gesundheit, Zentrum für AIDS-Prävention und -Bekämpfung), einschließlich Bescheinigungen für Migranten.

h) Führungszeugnis und andere offizielle Bescheinigungen

• Führungszeugnis (Bescheinigung über das Nichtvorliegen einer Vorstrafe);
• andere offizielle Bescheinigungen, die von den Organen des Innenministeriums, der ASP, der primăria usw. ausgestellt werden und unter die Konvention fallen.

i) Notariell beglaubigte Kopien und Übersetzungen

Es können auch notariell beglaubigte Kopien sowie notariell beglaubigte Übersetzungen der oben genannten Dokumente mit einer Apostille versehen werden.

Wichtig: Dokumente, die von Behörden von Regionen ausgestellt wurden, die von der internationalen Gemeinschaft nicht anerkannt werden, unterliegen in der Regel nicht der direkten Apostillierung ohne vorherige Neuausstellung durch die offiziellen Stellen Moldawiens.

Apostille für Dokumente von Firmen, Unternehmen, SRL, SA

Für juristische Personen wird die Apostille häufig für folgende Dokumente benötigt:

• Auszüge aus dem Handelsregister (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• Gründungsdokumente (Satzung, Beschluss/Gründungsvertrag der Gesellschaft);
• Steueransässigkeitsbescheinigungen, Registrierungsbescheinigungen usw.;
• notarielle Vollmachten, die im Namen der Gesellschaft ausgestellt wurden;
• notariell beurkundete Beschlüsse der Gesellschafter-/Aktionärsversammlungen.

Business Liga SRL hilft Unternehmen, ein vollständiges Dokumentenpaket für die Apostille vorzubereiten, die Korrektheit der Angaben zu prüfen, bei Bedarf neue Auszüge zu beschaffen und notarielle Handlungen zu organisieren.

Warum ist eine Apostille erforderlich, wenn das Dokument bereits ein Siegel und eine Unterschrift trägt?

In Moldawien, wie auch in anderen Ländern, stellen täglich Tausende von Beamten und Hunderte von staatlichen Einrichtungen Dokumente aus. Unterschriften und Siegel ändern sich, Mitarbeiter wechseln von Position zu Position, neue Formulare kommen hinzu.

Ein ausländischer Beamter, der Ihr Dokument entgegennimmt, kann nicht alle Muster von Unterschriften und Siegeln kennen. Die Apostille löst dieses Problem: Sie bedeutet, dass:

• das Dokument von der zuständigen Behörde (Justizministerium / Außenministerium) geprüft wurde;
• die Unterschrift des Beamten und seine Befugnisse anhand interner Register bestätigt wurden;
• das Siegel und das Dokumentenformular als echt anerkannt wurden;
• die ausländische Behörde dieser Bestätigung vertrauen kann, ohne zusätzliche Überprüfungen anfordern zu müssen.

Infolgedessen werden Dokumente schneller bearbeitet, und das Risiko einer Ablehnung aufgrund von Zweifeln an der Echtheit wird erheblich reduziert.

Wozu eine Apostille anbringen, wenn moldawische Dokumente online überprüft werden können?

Die Online-Überprüfung von Dokumenten und Registern ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung, jedoch:

• nicht alle ausländischen Behörden sind verpflichtet, nationale moldawische Datenbanken zu nutzen;
• es gibt nicht immer einen technischen Zugang, eine geeignete Benutzeroberflächensprache und rechtliche Garantien für eine solche Überprüfung;
• das Online-System dient in der Regel internen Zwecken oder einem begrenzten Nutzerkreis.

Die Apostille ist ein international anerkannter Standard. Die Vertragsstaaten des Übereinkommens haben im Voraus vereinbart, solche Vermerke ohne zusätzliche Verfahren anzuerkennen. Daher bleibt die Apostille auch bei Vorhandensein einer Online-Überprüfung das wichtigste Instrument für eine schnelle und unbestrittene Anerkennung von Dokumenten im Ausland.

Kann man eine Apostille im Konsulat Moldawiens im Ausland anbringen lassen?

Nein. Gemäß der Haager Konvention kann eine Apostille nur von den zuständigen Behörden des Staates angebracht werden, der das Dokument ausgestellt hat. Konsulate und Botschaften Moldaus bringen keine Apostille auf moldauische Dokumente an, sie können:

• Informationen über das Verfahren geben;
• die Unterschrift des Konsuls auf Konsulardokumenten bestätigen (falls eine andere Legalisierung erforderlich ist);
• Dokumente entgegennehmen, die bereits in Moldau mit einer Apostille versehen wurden.

Wenn Sie sich im Ausland befinden, kann Business Liga SRL aus der Ferne die Beschaffung von Dokumenten in Moldau, deren Apostillierung und den Versand per Kurier an Sie organisieren, oder eine Online-Apostille – auf der Grundlage von per E-Mail, WhatsApp, Telegram, Viber gesendeten Dokumenten.

Elektronische Apostille (e-Apostille) in Moldau

Moldau war eine der ersten in der Region, die auf die elektronische Apostille umgestellt hat. Das bedeutet:

• Papierapostillen werden nicht mehr ausgestellt – stattdessen wird eine e-Apostille ausgestellt;
• das Dokument wird als signierte PDF-Datei ausgestellt, die per E-Mail versendet werden kann;
• die ausländische Behörde kann die Echtheit der Apostille online überprüfen, ohne Antworten per Post anfordern oder mit Ministerien korrespondieren zu müssen.

Die Überprüfung erfolgt über das offizielle Portal apostila.gov.md – anhand der Apostillennummer und des geheimen Sicherheitscodes.

Wie überprüft man die elektronische Apostille Moldaus?

Zur Überprüfung der e-Apostille ist in der Regel Folgendes erforderlich:

1. Rufen Sie die offizielle Website apostila.gov.md auf.
2. Wählen Sie den Bereich zur Überprüfung der Apostille.
3. Geben Sie an:
   • die Apostillennummer (eindeutige Kennung);
   • den geheimen Sicherheitscode und/oder das Ausstellungsdatum (im Dokument selbst angegeben).
4. Nach der Eingabe der Daten zeigt das System:
   • Informationen zur Apostille (Nummer, Datum, ausstellende Behörde);
   • den Scan des Dokuments, auf das sie sich bezieht.

Wenn die Daten nicht übereinstimmen oder das System die Apostille nicht findet, sollte das Dokument zusätzlich über die zuständige Behörde überprüft werden oder wenden Sie sich an die Spezialisten von Business Liga zur Analyse der Situation.

Wie man Dokumente für die Apostille in Moldawien einreicht: online, persönlich und per Vollmacht

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Fristen und Tarife

Die Tarife und Fristen werden regelmäßig aktualisiert, aber im Allgemeinen gelten folgende Richtwerte:

• Standardfrist — 5 Werktage;
• Eilservice — 3 Werktage, und wenn keine zusätzliche Prüfung erforderlich ist, ist eine Ausstellung in kürzerer Zeit möglich;
• Unterschiedliche Tarife für natürliche und juristische Personen.

Business Liga SRL berechnet die Gesamtkosten im Voraus unter Berücksichtigung aller Gebühren, notarieller Handlungen, Übersetzungen und Lieferung.

Besonderheiten bei der Verwendung der moldauischen Apostille im Ausland (z. B. Deutschland)

Obwohl sowohl Moldawien als auch viele Staaten (einschließlich der EU-Länder) Vertragsparteien des Haager Übereinkommens sind, kann es zwischen einzelnen Ländern Einschränkungen oder Besonderheiten bei der Anwendung des Übereinkommens geben. Beispielsweise gilt das Übereinkommen zwischen Moldawien und Deutschland formell nicht, und in einigen Fällen ist eine konsularische Legalisation anstelle einer Apostille erforderlich.

Für jedes Zielland ist es wichtig zu prüfen:

• ob es die moldauische Apostille für den jeweiligen Dokumententyp anerkennt;
• ob anstelle der Apostille eine konsularische Legalisation erforderlich ist;
• ob eine Übersetzung und deren notarielle Beglaubigung benötigt wird.

Business Liga analysiert Ihre spezifische Situation: Zielland, Dokumententyp, Fristen und Anforderungen der Behörden (Botschaft, Gericht, Universität usw.), damit Sie von Anfang an das richtige Verfahren wählen.