O que é a apostila da Moldávia?

Definição e base legal

A apostila moldava é uma marca do modelo estabelecido (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), que confirma:

• a autenticidade da assinatura do funcionário público no documento;
• seu cargo (na qualidade em que atuou);
• a autenticidade do selo ou carimbo do órgão que emitiu o documento.

Na República da Moldávia, o procedimento de aposição da apostila é regulamentado pela Resolução do Governo nº 163 de 15/02/2007 que aprova o Regulamento sobre o procedimento de aposição da apostila, bem como por uma série de outras leis e atos normativos.

A partir de 16 de março de 2007, a Moldávia aplica a Convenção de Haia de 1961 sobre a abolição da exigência de legalização consular, e para documentos emitidos após essa data, utiliza-se o procedimento de apostilamento (para os países membros da Convenção).

Forma e idioma da apostila moldava

O apostille tradicional em papel tinha a forma de uma folha separada com um carimbo e o selo húmido do Ministério da Justiça. Atualmente, na Moldávia, está em vigor o apostille eletrónico (e-apostille), que:

• é emitido em formato de ficheiro PDF;
• é assinado com a assinatura eletrónica qualificada de um funcionário autorizado;
• contém a digitalização do próprio documento a que se refere;
• pode conter texto no idioma oficial (romeno) e num dos idiomas oficiais da Convenção (francês/inglês).

O título do apostille é sempre redigido em francês: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».

Como é o apostille da Moldávia (e-apostille)?

Apostille – impressão de um carimbo… preenchido em todos os campos e autenticado com selo na devida ordem.
Aposição do apostille – o único procedimento formal que pode ser exigido para certificar a autenticidade da assinatura, a qualidade em que a pessoa que assinou o documento agiu ou, se necessário, a autenticidade do selo ou carimbo que apõe o documento.

Exemplo de apostille que era utilizado antes do apostille eletrónico na República da Moldávia. Este tipo de apostille consistia numa impressão do Apostille com o selo húmido do Ministério da Justiça da República da Moldávia e a assinatura do funcionário. Este apostille era cosido ao documento com anéis metálicos. Como se vê no ponto 8 desta impressão, está indicado o número do apostille. No entanto, verificar este apostille pelo número só era possível ligando para o ministério ou através de um pedido oficial por correio.

Apesar disso, na República da Moldávia, o Apostille não é praticado como um carimbo no sentido tradicional. Aqui, é utilizado apenas o apostille eletrónico (cumprindo todos os requisitos de informação contida no Apostille) com a possibilidade de verificação online através de um código secreto e do número especial do Apostille.

Abaixo está um exemplo do novo modelo de apostila eletrônica na República da Moldávia:

A este apostille também é anexado um código secreto, indicado abaixo. O próprio apostille contém todas as informações necessárias em uma folha de formato A4. Pode ser impresso e simplesmente anexado ao documento. Este apostille não possui selo molhado nem assinatura molhada de um funcionário. Pode ser verificado online, o que economiza tempo para o órgão receptor no exterior.

O moderno e-apostille da Moldávia é um arquivo PDF que contém:

• título: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• número do apostille e data de emissão;
• país: Republica Moldova;
• dados do documento: quem assinou, em que qualidade, órgão emissor do documento;
• local e data de emissão do apostille;
• órgão que emitiu o apostille (Ministério da Justiça / autoridade competente);
• número de segurança único e/ou código secreto para verificação online;
• assinatura eletrônica e marcas oficiais.

Juntamente com o e-apostille, o arquivo também inclui a digitalização do próprio documento (certidão, atestado, diploma, etc.), permitindo que o órgão estrangeiro veja o pacote completo imediatamente após a verificação no sistema.

Estrutura do texto do apostille da Moldávia

A estrutura do apostille da Moldávia segue o modelo da Convenção de Haia e geralmente inclui 10 itens padrão. Pode ser apresentada de forma simplificada (para entendimento, não como modelo oficial):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — sobrenome, nome do funcionário
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — cargo
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — nome do órgão
6. Certificat / Certified
7. la / at: — localidade (geralmente Chişinău)
8. data / the: — data de emissão do apostille
9. de către / by: — órgão autorizado
10. nr. / No: — número único do apostille e código de segurança

Abaixo são colocados os elementos da assinatura eletrônica e a indicação da possibilidade de verificação da autenticidade do apostille online em um portal especial.

Quais órgãos apõem o apostille na Moldávia?

Na República da Moldávia, apenas os órgãos estatais especificamente designados como competentes têm o direito de apôr o apostille:

Ministério da Justiça da República da Moldávia — apostille na maioria dos documentos oficiais de pessoas físicas e jurídicas: certidões de registro civil, certidões de antecedentes criminais, documentos notariais, decisões judiciais, etc.

Importante: o apostille só pode ser aposto pelo Estado que emitiu o documento. Portanto, nem os consulados da Moldávia no exterior, nem os órgãos estrangeiros têm o direito de apôr o apostille em documentos moldavos — eles apenas aceitam documentos já apostilados.

Quais documentos podem ser apostilados na Moldávia?

O apostille aplica-se a documentos oficiais emitidos no território da República da Moldávia e destinados a serem utilizados nos Estados Partes da Convenção de Haia. Esses documentos incluem, em particular:

a) Documentos de registro civil (certidões do registro civil)

Originais e duplicatas:

• certidão de nascimento;
• certidão de casamento;
• certidão de divórcio (dissolução do casamento);
• certidão de óbito;
• notificação (aviz) de mudança de sobrenome;
• notificação (aviz) de alterações nos dados pessoais;
• extrato de nascimento (em caso de falecimento da pessoa);
• extrato de casamento (em caso de falecimento de um dos cônjuges).

Apenas originais:

• certidão de estado civil (de não estar casado / de estado civil).

b) Documentos educacionais

• certificados de ensino médio e médio profissionalizante;
• declarações de matrícula;
• diplomas de faculdades e universidades;
• certificados e diplomas de cursos credenciados pelo Ministério da Educação.

Geralmente, tais documentos são apostilados após a confirmação pela instituição de ensino ou pelo Ministério da Educação.

c) Documentos de estudo da margem esquerda do Dniester e da cidade de Bender

Trata-se de documentos em formulários aprovados pelo Ministério da Educação da Moldávia, sem símbolos de outras entidades. Para eles, aplica-se uma forma simplificada de confirmação com indicação do nome completo e do status do documento.

d) Documentos notariais

• procurações;
• declarações, declarações;
• contratos, testamentos;
• certidões notariais, etc.

e) Documentos judiciais

• decisões, acórdãos dos tribunais;
• sentenças;
• pareceres e despachos;
• certidões emitidas por tribunais, Ministério Público e oficiais de justiça.

f) Documentos da Caixa Nacional de Segurança Social (CNAS)

• certidões que comprovam o tempo de serviço e as contribuições sociais;
• documentos para atribuição de pensões e subsídios no estrangeiro.

g) Documentos médicos

• atestados e pareceres médicos emitidos por comissões autorizadas e centros nacionais (por exemplo, Centro de Saúde Pública, Centro de Prevenção e Combate à SIDA), incluindo atestados para migrantes.

h) Certidão de registo criminal e outras certidões oficiais

• certidão de registo criminal (de inexistência de antecedentes criminais);
• outras certidões oficiais emitidas por órgãos do Ministério da Administração Interna, ASP, primăria, etc., que estejam abrangidas pela Convenção.

i) Cópias e traduções autenticadas notarialmente

Podem ser apostiladas cópias autenticadas notarialmente, bem como traduções autenticadas notarialmente dos documentos acima mencionados.

Importante: documentos emitidos por autoridades de regiões não reconhecidas pela comunidade internacional, em regra, não estão sujeitos a apostilamento direto sem prévia reemissão pelos órgãos oficiais da Moldávia.

Apostille em documentos de empresa, firma, SRL, SA

Para pessoas jurídicas, a apostila é frequentemente exigida nos seguintes documentos:

• extratos do registo comercial (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• documentos constitutivos (estatuto, decisão/contrato de constituição da empresa);
• certificados de residência fiscal, certidões de registo, etc.;
• procurações notariais emitidas em nome da empresa;
• decisões de assembleias de sócios/acionistas, formalizadas notarialmente.

Business Liga SRL ajuda empresas a preparar o pacote completo de documentos para apostilamento, verificar a correção dos dados, obter novas certidões, se necessário, e organizar os atos notariais.

Por que é necessário o apostilamento se o documento já tem carimbo e assinatura?

Na Moldávia, como em outros países, milhares de funcionários e centenas de instituições públicas emitem documentos diariamente. Assinaturas e carimbos mudam, funcionários trocam de cargo, novos formulários surgem.

O funcionário estrangeiro que recebe seu documento não pode conhecer todos os modelos de assinaturas e carimbos. O apostilamento resolve esse problema: ele significa que:

• o documento foi verificado pelo órgão competente (Ministério da Justiça / Ministério das Relações Exteriores);
• a assinatura do funcionário e seus poderes foram confirmados pelos registros internos;
• o carimbo e o formulário do documento foram reconhecidos como autênticos;
• o órgão estrangeiro pode confiar nessa confirmação, sem solicitar verificações adicionais.

Como resultado, os documentos são processados mais rapidamente e o risco de recusa devido a dúvidas sobre a autenticidade é significativamente reduzido.

Para que serve apostilar se os documentos moldavos podem ser verificados online?

A verificação online de documentos e registros é um passo importante para a digitalização, mas:

• nem todos os órgãos estrangeiros são obrigados a usar as bases de dados nacionais moldavas;
• nem sempre há acesso técnico, idioma da interface e garantias legais para essa verificação;
• o sistema online geralmente atende a necessidades internas ou a um círculo limitado de usuários.

O apostilamento é um padrão internacionalmente reconhecido. Os Estados Partes da Convenção concordaram previamente em reconhecer essas anotações sem procedimentos adicionais. Portanto, mesmo com a verificação online, o apostilamento continua sendo a ferramenta chave para o reconhecimento rápido e indiscutível de documentos no exterior.

É possível apostilar no consulado da Moldávia no exterior?

Não. De acordo com a Convenção de Haia, a apostila só pode ser aposta pelas autoridades competentes do Estado que emitiu o documento. Os consulados e embaixadas da Moldávia não apõem apostilas em documentos moldavos; eles podem:

• fornecer informações sobre o procedimento;
• confirmar a assinatura do cônsul em documentos consulares (se for necessária outra legalização);
• receber documentos já apostilados na Moldávia.

Se você estiver no exterior, a Business Liga SRL pode organizar remotamente a obtenção de documentos na Moldávia, sua apostila e envio a você por correio, ou apostila online – com base em documentos enviados por e-mail, WhatsApp, Telegram, Viber.

Apostila Eletrônica (e-apostille) na Moldávia

A Moldávia foi uma das primeiras na região a adotar a apostila eletrônica. Isso significa:

• apostilas em papel não são mais emitidas — em vez disso, é emitida uma e-apostille;
• o documento é emitido como um arquivo PDF assinado, que pode ser enviado por e-mail;
• a autoridade estrangeira pode verificar a autenticidade da apostila online, sem solicitar respostas por correio ou trocar correspondência com ministérios.

A verificação é feita através do portal oficial apostila.gov.md — pelo número da apostila e código secreto de segurança.

Como verificar a apostila eletrônica da Moldávia?

Para verificar a e-apostille, geralmente é necessário:

1. Acessar o site oficial apostila.gov.md.
2. Selecionar a seção de verificação de apostila.
3. Informar:
   • o número da apostila (identificador único);
   • o código secreto de segurança e/ou a data de emissão (indicados no próprio documento).
4. Após inserir os dados, o sistema exibe:
   • informações sobre a apostila (número, data, órgão que a emitiu);
   • a digitalização do documento ao qual ela se refere.

Se os dados não coincidirem ou o sistema não encontrar a apostila, o documento deve ser verificado adicionalmente através da autoridade competente ou entre em contato com os especialistas da Business Liga para analisar a situação.

Como apresentar documentos para apostila na Moldávia: online, pessoalmente e por procuração

Pode solicitar a apostila moldava através da nossa empresa – sem procuração notarial.

Prazos e tarifas

As tarifas e os prazos são atualizados periodicamente, mas, em geral, vigoram as seguintes referências:

• Prazo padrão — 5 dias úteis;
• Regime urgente — 3 dias úteis e, quando não for necessária verificação adicional, a emissão pode ocorrer num período mais curto;
• Tarifas diferenciadas para pessoas físicas e jurídicas.

Business Liga SRL calcula antecipadamente o custo total, considerando todas as taxas, atos notariais, traduções e entrega.

Particularidades do uso da apostila moldava no estrangeiro (por exemplo, Alemanha)

Embora a Moldávia e muitos Estados (incluindo países da UE) sejam partes da Convenção de Haia, podem existir limitações ou particularidades na aplicação da Convenção entre países específicos. Por exemplo, nas relações entre a Moldávia e a Alemanha, a convenção formalmente não se aplica e, em alguns casos, é necessária a legalização consular, em vez da apostila.

Para cada país de destino, é importante verificar:

• se reconhece a apostila da Moldávia para o tipo específico de documento;
• se é necessária a legalização consular em vez da apostila;
• se é necessária tradução e reconhecimento notarial da mesma.

Business Liga analisa a sua situação específica: país de destino, tipo de documento, prazos e requisitos das entidades (embaixada, tribunal, universidade, etc.), para que escolha o procedimento correto à primeira tentativa.