¿Qué es la apostilla de Moldavia?

Definición y base legal

La apostilla moldava es una anotación de modelo establecido (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), que confirma:

• la autenticidad de la firma del funcionario en el documento;
• su cargo (la calidad en la que actuó);
• la autenticidad del sello o estampilla de la autoridad que expidió el documento.

En la República de Moldavia, el procedimiento para la colocación de la apostilla se rige por la Resolución Gubernamental N.º 163 del 15.02.2007 por la que se aprueba el Reglamento sobre el procedimiento de colocación de la apostilla, así como por otras leyes y reglamentos.

Desde el 16 de marzo de 2007, Moldavia aplica el Convenio de La Haya de 1961 sobre la supresión del requisito de legalización consular, y para los documentos emitidos después de esta fecha se utiliza el procedimiento de apostillado (para los países miembros del Convenio).

Forma e idioma de la apostilla moldava

El apostille tradicional en papel tenía la forma de una hoja separada con un sello y el sello húmedo del Ministerio de Justicia. Actualmente, en Moldavia está en vigor el apostille electrónico (e-apostille), que:

• se emite en formato PDF;
• está firmado con la firma electrónica cualificada de un funcionario autorizado;
• contiene el escaneo del propio documento al que se refiere;
• puede contener texto en el idioma oficial (rumano) y en uno de los idiomas oficiales del Convenio (francés/inglés).

El encabezado del apostille siempre se redacta en francés: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».

¿Cómo es el apostille de Moldavia (e-apostille)?

Apostille – impresión de un sello… cumplimentado en todos sus campos y sellado en el orden correspondiente.
La colocación del apostille es el único procedimiento formal que puede exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad con la que ha actuado la persona que ha firmado el documento o, en su caso, la autenticidad del sello o timbre que lo fija.

Ejemplo de apostille que se utilizaba antes del apostille electrónico en la República de Moldavia. Este tipo de apostille consistía en una impresión del Apostille con el sello húmedo del Ministerio de Justicia de la República de Moldavia y la firma de un funcionario. Este apostille se cosía al documento mediante anillos metálicos. Como se ve en el punto 8 de esta impresión, se indica el número del apostille. Pero verificar este apostille por número solo era posible llamando al ministerio o mediante una solicitud oficial por correo postal.

A pesar de esto, en la República de Moldavia el Apostille no se practica como un sello en el sentido tradicional. Aquí solo se utiliza el apostille electrónico (cumpliendo con todos los requisitos de información contenida en el Apostille) con la posibilidad de verificarlo en línea mediante un código secreto y un número especial del Apostille.

A continuación se muestra un ejemplo del nuevo modelo de apostilla electrónica en la República de Moldavia:

A este apostille también se adjunta un código secreto que se indica a continuación. El propio apostille contiene toda la información necesaria en una hoja de formato A4. Se puede imprimir y simplemente adjuntar al documento. Este apostille no lleva sello húmedo ni firma húmeda del funcionario. Se puede verificar en línea, lo que ahorra tiempo al organismo receptor del documento en el extranjero.

El moderno e-apostille de Moldavia es un archivo PDF que contiene:

• título: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• número del apostille y fecha de emisión;
• país: Republica Moldova;
• datos del documento: quién lo firmó, en qué calidad, organismo emisor del documento;
• lugar y fecha de formalización del apostille;
• organismo que emitió el apostille (Ministerio de Justicia / autoridad competente);
• número de seguridad único y/o código secreto para verificación en línea;
• firma electrónica y marcas de servicio.

Junto con el e-apostille, el archivo también incluye el escaneo del propio documento (certificado, constancia, diploma, etc.), lo que permite al organismo extranjero ver el paquete completo inmediatamente después de la verificación en el sistema.

Estructura del texto del apostille de Moldavia

La estructura del apostille de Moldavia sigue el modelo de la Convención de La Haya y generalmente incluye 10 puntos estándar. Se puede presentar de forma simplificada de la siguiente manera (para comprensión, no como modelo oficial):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — apellido, nombre del funcionario
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — cargo
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — nombre del organismo
6. Certificat / Certified
7. la / at: — localidad (generalmente Chişinău)
8. data / the: — fecha de formalización del apostille
9. de către / by: — organismo autorizado
10. nr. / No: — número único del apostille y código de seguridad

A continuación se colocan los elementos de la firma electrónica y la indicación sobre la posibilidad de verificar la autenticidad del apostille en línea en un portal especial.

¿Qué autoridades colocan el apostille en Moldavia?

En la República de Moldavia, solo las autoridades estatales designadas específicamente como competentes tienen derecho a colocar el apostille:

Ministerio de Justicia de la República de Moldavia — apostille en la mayoría de los documentos oficiales de personas físicas y jurídicas: actas del estado civil, certificados de antecedentes penales, documentos notariales, decisiones judiciales, etc.

Importante: el apostille solo puede ser colocado por el estado que emitió el documento. Por lo tanto, ni los consulados de Moldavia en el extranjero ni las autoridades extranjeras tienen derecho a colocar el apostille en documentos moldavos; solo aceptan documentos ya apostillados.

¿Qué documentos se pueden apostillar en Moldavia?

El apostille se aplica a los documentos oficiales emitidos en el territorio de la República de Moldavia y destinados a ser utilizados en los estados parte del Convenio de La Haya. Dichos documentos incluyen, en particular:

a) Documentos del estado civil (actas del registro civil)

Originales y duplicados:

• certificado de nacimiento;
• certificado de matrimonio;
• certificado de divorcio (disolución del matrimonio);
• certificado de defunción;
• notificación (aviz) de cambio de apellido;
• notificación (aviz) de cambios en los datos personales;
• extracto de nacimiento (en caso de fallecimiento de la persona);
• extracto de matrimonio (en caso de fallecimiento de uno de los cónyuges).

Solo originales:

• certificado de estado civil (de soltería / de situación familiar).

b) Documentos educativos

• títulos de educación secundaria y secundaria profesional;
• certificados de estudios;
• diplomas de colegios y universidades;
• certificados y diplomas de cursos acreditados por el Ministerio de Educación.

Por lo general, dichos documentos se apostillan después de la confirmación por parte de la institución educativa o del Ministerio de Educación.

c) Documentos de estudio de la margen izquierda del Dniéster y de la ciudad de Bender

Se trata de documentos en formularios aprobados por el Ministerio de Educación de Moldavia, sin el simbolismo de otras entidades. Para ellos se aplica una forma simplificada de confirmación indicando el nombre completo y el estado del documento.

d) Documentos notariales

• poderes notariales;
• solicitudes, declaraciones;
• contratos, testamentos;
• certificados notariales, etc.

e) Documentos judiciales

• sentencias, resoluciones judiciales;
• veredictos;
• dictámenes y autos;
• certificados emitidos por tribunales, fiscalías y ejecutores judiciales.

f) Documentos de la Caja Nacional de Seguros Sociales (CNAS)

• certificados que acrediten la antigüedad laboral y las cotizaciones sociales;
• documentos para la concesión de pensiones y prestaciones en el extranjero.

g) Documentos médicos

• certificados y dictámenes médicos emitidos por comisiones autorizadas y centros nacionales (por ejemplo, el Centro de Salud Pública, el Centro de Prevención y Lucha contra el SIDA), incluidos los certificados para migrantes.

h) Certificado de antecedentes penales y otros certificados oficiales

• certificado de antecedentes penales (de ausencia de antecedentes penales);
• otros certificados oficiales emitidos por órganos del Ministerio del Interior, ASP, primăria, etc., que estén sujetos a la Convención.

i) Copias y traducciones notarialmente certificadas

También pueden apostillarse las copias notarialmente certificadas, así como las traducciones notarialmente certificadas de los documentos mencionados anteriormente.

Importante: los documentos emitidos por autoridades de regiones no reconocidas por la comunidad internacional, por regla general, no están sujetos a apostillamiento directo sin una reexpedición previa ante los organismos oficiales de Moldavia.

Apostilla para documentos de empresa, firma, SRL, SA

Para las personas jurídicas, a menudo se requiere la apostilla en los siguientes documentos:

• extractos del registro mercantil (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• documentos constitutivos (estatutos, acuerdo/escritura de constitución de la sociedad);
• certificados de residencia fiscal, certificados de inscripción, etc.;
• poderes notariales otorgados en nombre de la empresa;
• actas de juntas de socios/accionistas, formalizadas notarialmente.

Business Liga SRL ayuda a las empresas a preparar el paquete completo de documentos para la apostilla, verificar la corrección de los datos, obtener nuevos extractos si es necesario y organizar los trámites notariales.

¿Por qué se necesita una apostilla si el documento ya tiene un sello y una firma?

En Moldavia, como en otros países, miles de funcionarios y cientos de instituciones públicas emiten documentos a diario. Las firmas y los sellos cambian, los empleados se trasladan de un cargo a otro y aparecen nuevos formularios.

El funcionario extranjero que recibe su documento no puede conocer todas las muestras de firmas y sellos. La apostilla resuelve este problema: significa que:

• el documento ha sido verificado por la autoridad competente (Ministerio de Justicia / Ministerio de Asuntos Exteriores);
• la firma del funcionario y sus facultades han sido confirmadas según los registros internos;
• el sello y el formulario del documento se reconocen como auténticos;
• la autoridad extranjera puede confiar en esta confirmación sin solicitar verificaciones adicionales.

Como resultado, los documentos se procesan más rápido y el riesgo de rechazo por dudas sobre la autenticidad se reduce significativamente.

¿Para qué poner una apostilla si los documentos moldavos se pueden verificar en línea?

La verificación en línea de documentos y registros es un paso importante hacia la digitalización, pero:

• no todas las autoridades extranjeras están obligadas a utilizar las bases de datos nacionales moldavas;
• no siempre existe acceso técnico, idioma de interfaz y garantías legales para dicha verificación;
• el sistema en línea generalmente atiende necesidades internas o un círculo limitado de usuarios.

La apostilla es un estándar reconocido internacionalmente. Los Estados parte de la Convención acordaron de antemano que reconocerían dichas marcas sin procedimientos adicionales. Por lo tanto, incluso con la verificación en línea, la apostilla sigue siendo la herramienta clave para el reconocimiento rápido e indiscutible de documentos en el extranjero.

¿Se puede poner una apostilla en el consulado de Moldavia en el extranjero?

No. Según la Convención de La Haya, la apostilla solo puede ser colocada por las autoridades competentes del estado que emitió el documento. Los consulados y embajadas de Moldavia no colocan la apostilla en documentos moldavos; ellos pueden:

• proporcionar información sobre el procedimiento;
• confirmar la firma del cónsul en documentos consulares (si se requiere otra legalización);
• recibir documentos que ya hayan sido apostillados en Moldavia.

Si usted se encuentra en el extranjero, Business Liga SRL puede organizar de forma remota la obtención de documentos en Moldavia, su apostilla y el envío por mensajería, o la apostilla en línea – basada en documentos enviados por correo electrónico, WhatsApp, Telegram, Viber.

Apostilla electrónica (e-apostille) en Moldavia

Moldavia fue uno de los primeros países de la región en adoptar la apostilla electrónica. Esto significa:

• ya no se emiten apostillas en papel; en su lugar, se expide una e-apostille;
• el documento se genera como un archivo PDF firmado que puede enviarse por correo electrónico;
• la autoridad extranjera puede verificar la autenticidad de la apostilla en línea, sin necesidad de solicitar respuestas por correo postal ni mantener correspondencia con los ministerios.

La verificación se realiza a través del portal oficial apostila.gov.md — mediante el número de apostilla y el código secreto de seguridad.

¿Cómo verificar la apostilla electrónica de Moldavia?

Para verificar la e-apostille generalmente se requiere:

1. Ir al sitio web oficial apostila.gov.md.
2. Seleccionar la sección de verificación de apostilla.
3. Indicar:
   • el número de apostilla (identificador único);
   • el código secreto de seguridad y/o la fecha de emisión (indicados en el propio documento).
4. Después de ingresar los datos, el sistema muestra:
   • información sobre la apostilla (número, fecha, autoridad que la emitió);
   • el escaneo del documento al que se refiere.

Si los datos no coinciden o el sistema no encuentra la apostilla, el documento debe verificarse adicionalmente a través de la autoridad competente o contactar a los especialistas de Business Liga para analizar la situación.

Cómo presentar documentos para la apostilla en Moldavia: en línea, en persona y mediante poder notarial

Puede solicitar la apostilla moldava a través de nuestra empresa, sin necesidad de poder notarial.

Plazos y tarifas

Las tarifas y los plazos se actualizan periódicamente, pero en general se aplican las siguientes pautas:

• Plazo estándar — 5 días hábiles;
• Régimen urgente — 3 días hábiles, y si no es necesaria una verificación adicional, es posible la emisión en un plazo más breve;
• Tarifas diferenciadas para personas físicas y jurídicas.

Business Liga SRL calcula el costo total por adelantado, teniendo en cuenta todas las tasas, actos notariales, traducciones y envío.

Particularidades del uso de la apostilla moldava en el extranjero (por ejemplo, Alemania)

Aunque tanto Moldavia como muchos estados (incluidos los países de la UE) son partes del Convenio de La Haya, pueden existir limitaciones o particularidades en la aplicación del Convenio entre países concretos. Por ejemplo, en las relaciones entre Moldavia y Alemania, el convenio formalmente no está en vigor y, en algunos casos, se requiere legalización consular en lugar de la apostilla.

Para cada país de destino es importante verificar:

• si reconoce la apostilla de Moldavia para el tipo de documento específico;
• si en lugar de la apostilla se requiere legalización consular;
• si es necesaria la traducción y su certificación notarial.

Business Liga analiza su situación particular: país de destino, tipo de documento, plazos y requisitos de las autoridades (embajada, tribunal, universidad, etc.), para que usted elija el procedimiento correcto desde la primera vez.