¿Qué es la Apostilla?
La Apostilla es un sello o estampilla de formato amplio para confirmar la firma del funcionario que firmó el documento. Este sello se utiliza para documentos de nuevo modelo con el fin de usarlos en el extranjero en países de la Apostilla. Este sello reemplaza el complejo procedimiento de legalización consular, donde los plazos y la cantidad de sellos o timbres de confirmación, así como las firmas de los funcionarios, son mucho mayores. La Apostilla generalmente se coloca con tinta negra o azul en el reverso del documento.
La Apostilla no confirma la autenticidad del documento ni su contenido. La autenticidad y corrección del contenido del documento son confirmadas por la firma del funcionario. La Apostilla confirma la firma del funcionario que firmó el documento y su calidad (el cargo del funcionario y la autoridad para firmar). En Japón y algunos otros países, esto es la certificación del sello del organismo estatal.
Tenga en cuenta que la firma del funcionario confirmada por la Apostilla no garantiza la ausencia de errores en el documento. También debe tenerse en cuenta que en algunos países es necesario informar a los funcionarios que expiden el documento que este está destinado a la apostilla. Ya que en algunos organismos del poder público hay funcionarios cuya firma está certificada (aprobada) para documentos que se presentan para la apostilla.
En algunos casos se recomienda asegurarse y solicitar que firme precisamente el director de la institución, por ejemplo, el certificado escolar – por el director de la escuela, y no por el subdirector. Además, se debe exigir la presencia de una firma húmeda real precisamente de la persona autorizada, y no de un sustituto o una firma del director «realizada» por otra persona. Encontrará la guía de la apostilla en inglés en el enlace – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).
Anexo al Convenio de la Apostilla:
Modelo de certificado de Apostilla: cuadrado de al menos 9 centímetros de lado
¿Para qué sirve la apostilla?
Muchos países del mundo no pueden verificar el origen de un documento o la firma en él, ya que no tienen acceso a la base de datos personales de otros países. Por lo tanto, se introdujo un procedimiento de confirmación adicional de las firmas de los funcionarios. Es más fácil almacenar la base de firmas de los funcionarios que los datos personales de los ciudadanos de otro país.
La apostilla contiene información sobre el funcionario que la firma. Este funcionario es una persona autorizada con una firma autorizada. Las personas que firman la apostilla tienen acceso a la base de firmas registradas para documentos del país de origen.
Dicho funcionario será responsable de confirmar la firma de otro funcionario que firmó el documento. En tal caso, el documento se considera más protegido contra la falsificación.
¿A qué documentos se les pone la Apostilla?
Este sello es necesario para documentos emitidos por organismos estatales e instituciones educativas que usted planea presentar en el extranjero, en un país que forma parte de la lista de países del Convenio de La Haya.
Puede ser: un certificado de antecedentes penales, un certificado de nacimiento, un certificado de matrimonio, un certificado de divorcio, un certificado de estado civil, un certificado médico, un certificado de que no posee bienes inmuebles, un diploma de educación secundaria técnica o superior, un título de bachillerato y otros documentos. En cuanto a las personas jurídicas, lo más solicitado son las copias notariales traducidas del certificado de registro de la empresa y los estatutos, así como un extracto original del registro mercantil.
En los países de la CEI, incluidos Armenia, Georgia, Kazajistán, Moldavia, Rusia, Ucrania y otros países, solo se coloca en documentos emitidos por organismos estatales y copias notariales. La lista de países del Apostille se puede consultar en este enlace >>>.
¿Se puede y cómo apostillar un poder notarial?
Un poder para la representación de facultades, firmado por un notario, puede ser apostillado en el orden general. La firma del notario figura en el registro para la colocación del apostille.
Y también se verifica:
- la firma se verifica con el registro del número del documento y el nombre del documento
- la persona autorizada coloca el sello del Apostille
- la parte receptora, en caso necesario, verifica el Apostille
¿Se puede y cómo apostillar un poder consular?
Un poder consular, como cualquier documento emitido en un consulado, no está sujeto a apostillado. Dicho documento solo tendrá validez para el país del consulado y los países con los que se haya celebrado el acuerdo correspondiente para evitar la legalización.
Por ejemplo, un poder en el consulado de Ucrania será válido para Ucrania, Moldavia, Bielorrusia, Kazajistán (y otros países que hayan firmado el Convenio de Minsk), pero no se le puede colocar un apostille para los países del Apostille que no hayan firmado con Ucrania ningún acuerdo sobre un procedimiento simplificado de flujo documental.
¿Se puede apostillar una fotocopia, una copia de un documento?
La apostilla no se coloca en copias simples de documentos. En algunos países, la apostilla tampoco se coloca en copias de documentos certificadas notarialmente. En aquellos países donde sí se coloca la apostilla en copias certificadas notarialmente, por lo general, tienen sus propios procedimientos y requisitos.
A menudo, para apostillar una copia notarial, se solicita primero o simultáneamente obtener la apostilla en el original (duplicado) del documento.
¿Se puede poner apostilla en la traducción de un documento?
Se puede poner apostilla en la traducción de documentos, a menudo con la condición de que el documento original al que corresponde la traducción ya esté apostillado. En la mayoría de los países, para apostillar una traducción notarial, se solicita primero o simultáneamente con la traducción presentada obtener la apostilla en el original (duplicado) del documento.
Tenga cuidado. Algunos países, por ejemplo, Italia, exigen de diferentes países un procedimiento distinto para apostillar traducciones de documentos. Por ejemplo, para documentos de Moldavia destinados a Italia, basta con la apostilla. Para documentos de Georgia, a menudo se exige una traducción realizada por un traductor consular.
Además, hay países donde los traductores para la apostilla son traductores especiales que están registrados para dicho procedimiento.
La apostilla en la traducción de copias notariales también es posible. Lea los requisitos para la apostilla en copias notariales en la sección anterior.
¿Se puede poner la apostilla en otro país?
Físicamente, la apostilla solo puede ser colocada en el país donde se emitió el documento. Este país debe ser parte del Convenio de la Apostilla. Además, la apostilla solo se coloca en documentos destinados a países que la requieren.
Esquema de confirmación de la Apostilla por parte de personas autorizadas:
El documento es firmado por una persona autorizada
- la firma se verifica en el registro por otra persona autorizada (con el registro del número del documento y el nombre del documento en un registro especial)
- la persona autorizada coloca el sello de Apostilla y, por lo general, también firma la Apostilla (con el registro del número de Apostilla y el nombre del documento en un registro especial)
- la parte receptora, si es necesario, verifica la Apostilla a través de la base de datos de firmas de las personas autorizadas del país de origen del documento.
¿Qué países no firmaron el Convenio de la Apostilla?
Es más fácil verificar la lista de países de la Apostilla (Convenio de La Haya de 1961) para saber si su país está en esta lista o no. La lista de países de la Apostilla se puede consultar en este enlace >>>. Pero mencionamos los países más solicitados que no firmaron el Convenio de la Apostilla y requieren legalización de documentos: China (excluyendo Hong Kong y Macao), Libia, Emiratos Árabes Unidos, Kuwait, Irán, Irak, Egipto, Palestina, Catar, Canadá, Costa Rica (datos al 5 de octubre de 2022).
Hay bastantes países que firmaron la Apostilla, pero su Apostilla no es reconocida por algunos países parcial o totalmente. Dichos países aplican entre sí el procedimiento de legalización consular. Puede leer más sobre estos países en este enlace >>>.
¿Se puede poner la Apostilla en el consulado?
Los documentos emitidos (expedidos) por consulados no pueden ser apostillados (según el Convenio de la Apostilla). Esto hace que carezca de sentido otorgar a los consulados la facultad de colocar la Apostilla. Solo en los consulados de algunos países podrá solicitar la Apostilla. Pero en este caso, la apostilla no será colocada por los empleados del consulado.
El documento deberá enviarse por correo consular a las autoridades correspondientes del país que lo emitió. Luego, será necesario enviar por correo consular estos documentos con la apostilla de vuelta al consulado. Esto lleva bastante tiempo y no garantiza un resultado exitoso. Pueden haber errores y omisiones. En la mayoría de los consulados no se resuelve el tema de la apostilla. El consulado no tiene derecho a apostillar documentos. En caso de reconocimiento de documentos en otro país – los consulados solo participan en el proceso de legalización consular.
¿Se puede poner la Apostilla en la embajada?
El consulado y la embajada son dos estructuras diferentes de la misión internacional de un mismo Estado. El consulado se encarga de recibir a los ciudadanos de su país en el territorio del país donde se encuentra. El consulado atiende a los ciudadanos en asuntos de documentos: solicitud de documentos desde el país (pasaportes, certificados y constancias, actas del estado civil y otros). Pero, como se dijo anteriormente, dichos documentos no pueden ser apostillados. A menudo, los consulados que atienden a ciudadanos de un país se encuentran en el territorio de otro país. Por ejemplo, el consulado de los Emiratos Árabes, que trabaja con documentos árabes para Moldavia (o con documentos moldavos para los Emiratos Árabes), se encuentra en Rumanía. La embajada no se ocupa de los documentos de los ciudadanos de su país.
La embajada es la representación de un país ante otro país y en su territorio. La embajada resuelve asuntos interestatales e intergubernamentales. Por lo tanto, las embajadas no expiden documentos a los ciudadanos de su país ni los apostillan. A menudo sucede que un país no tiene embajada en el territorio de otro país, pero sí tiene consulado. O viceversa.