Apostil Nedir?
Apostil, belgeyi imzalayan yetkilinin imzasını onaylamak için kullanılan geniş formatlı bir mühür veya damgadır. Bu damga, yeni tip belgelerin Apostil ülkelerinde yurt dışında kullanılması amacıyla uygulanır. Bu damga, sürelerin ve onaylayıcı damga, mühür ile yetkili imzalarının çok daha fazla olduğu karmaşık konsolosluk onayı prosedürünün yerini alır. Apostil genellikle belgenin arka yüzüne siyah veya mavi mürekkeple basılır.
Apostil, belgenin aslına uygunluğunu veya içeriğini onaylamaz. Belgenin aslına uygunluğu ve içeriğinin doğruluğu, yetkilinin imzası ile onaylanır. Apostil, belgeyi imzalayan yetkilinin imzasını ve bu yetkilinin niteliğini (görev unvanı ve imza yetkisi) onaylar. Japonya ve diğer bazı ülkelerde bu, bir devlet kurumunun mührünün tasdikidir.
Apostil ile onaylanmış bir yetkili imzasının, belgede hata olmadığını garanti etmediğini unutmayın. Ayrıca, bazı ülkelerde belgeyi düzenleyen yetkililere bu belgenin apostil için hazırlandığını belirtmek gerekir. Zira bazı devlet kurumlarında, apostile sunulan belgeler için imzası onaylanmış (tasdik edilmiş) yetkililer bulunur.
Bazı durumlarda, örneğin bir okul diploması için müdür yardımcısı yerine okul müdürü tarafından imzalanmasını talep ederek kendinizi garantiye almanız önerilir. Ayrıca, belgenin yetkili kişinin kendi ıslak imzasını taşımasını, vekil veya başka bir kişi tarafından “atılmış” müdür imzası olmamasını talep etmelisiniz. İngilizce Apostil rehberine şu bağlantıdan ulaşabilirsiniz – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).
Apostil Sözleşmesi Eki:
Apostil Sertifikası Örneği – en az 9 santimetre kenar uzunluğuna sahip kare
Apostil ne için, neden gereklidir?
Dünyadaki birçok ülke, diğer ülkelerin kişisel veri tabanlarına erişimi olmadığı için bir belgenin kaynağını veya üzerindeki imzayı doğrulayamaz. Bu nedenle, memur imzalarının ek olarak onaylanması prosedürü getirilmiştir. Memur imzalarının veritabanını saklamak, başka bir ülkenin vatandaşlarının kişisel verilerini saklamaktan daha kolaydır.
Apostil, onu imzalayan memur hakkında bilgi içerir. Bu memur, yetkili imzaya sahip yetkili bir kişidir. Apostili imzalayan kişiler, menşe ülkenin belgeleri için kayıtlı imzaların veritabanına erişime sahiptir.
Böyle bir memur, belgeyi imzalayan başka bir memurun imzasını onaylamaktan sorumlu olacaktır. Bu durumda belgenin sahteciliğe karşı en korunaklı olduğu kabul edilir.
Hangi belgeler için Apostil gereklidir?
Bu damga, Lahey Sözleşmesi ülkeleri listesinde yer alan bir ülkede, yurt dışında sunmayı planladığınız, devlet kurumları ve eğitim kurumları tarafından düzenlenen belgeler için gereklidir.
Bu şunlar olabilir: sabıka kaydı belgesi, doğum belgesi, evlilik cüzdanı, boşanma belgesi, medeni hal belgesi, sağlık raporu, gayrimenkulünüz olmadığına dair belge, ortaöğretim veya yükseköğretim diploması, lise diploması ve diğer belgeler. Tüzel kişiler söz konusu olduğunda, en sık talep edilenler noter onaylı tercüme edilmiş işletme kayıt belgesi ve şirket ana sözleşmesi kopyaları ile orijinal ticaret sicil kaydı özetidir.
BDT ülkelerinde, Ermenistan, Gürcistan, Kazakistan, Moldova, Rusya, Ukrayna ve diğer ülkeler dahil olmak üzere, apostil yalnızca devlet kurumları tarafından verilen belgelere ve noter onaylı kopyalara konur. Apostil ülkelerinin listesini bu bağlantıdan >>> kontrol edebilirsiniz.
Noter vekaletnamesine apostil koymak mümkün mü ve nasıl yapılır?
Noter tarafından imzalanan yetki temsili vekaletnamesi, genel prosedürde apostillenebilir. Noterin imzası, apostil konulması için kayıtta yer alır.
Ayrıca şunlar da kontrol edilir:
- imza, belge numarası ve belge adının kaydı ile kontrol edilir
- yetkili kişi Apostil mührünü basar
- alıcı taraf, gerektiğinde Apostili kontrol eder
Konsolosluk vekaletnamesine apostil koymak mümkün mü ve nasıl yapılır?
Konsolosluk vekaletnamesi, konsoloslukta verilen herhangi bir belge gibi, apostillenmeye tabi değildir. Böyle bir belge, yalnızca konsolosluk ülkesi ve yasallaştırmadan kaçınma konusunda ilgili anlaşma yapılmış ülkeler için geçerli olacaktır.
Örneğin, Ukrayna konsolosluğundaki bir vekaletname, Ukrayna, Moldova, Beyaz Rusya, Kazakistan (ve Belarus Sözleşmesini imzalayan diğer ülkeler) için geçerli olacaktır, ancak Ukrayna ile basitleştirilmiş belge akışı prosedürü hakkında herhangi bir anlaşma imzalamamış Apostil ülkeleri için apostil konulamaz.
Fotokopiye, belgenin kserosuna apostil koymak mümkün mü?
Apostil, basit belge kopyalarına konulmaz. Bazı ülkelerde apostil, noter onaylı belge kopyalarına da konulmaz. Noter onaylı kopyalara apostil koyan ülkelerde ise genellikle kendi prosedürleri ve gereklilikleri vardır.
Noter onaylı bir kopyaya apostil koymak için genellikle önce veya noter onaylı kopyayla birlikte belgenin aslına (veya nüshasına) apostil alınması istenir.
Belge çevirisine apostil koymak mümkün müdür?
Belge çevirilerine apostil koymak mümkündür, genellikle çevirinin yapıldığı belgenin aslının zaten apostilli olması şartıyla. Çoğu ülkede, noter onaylı bir çeviriye apostil koymak için önce veya sağlanan çeviriyle birlikte belgenin aslına (veya nüshasına) apostil alınması istenir.
Dikkatli olun. İtalya gibi bazı ülkeler, farklı ülkelerden gelen belge çevirileri için farklı apostil prosedürleri talep eder. Örneğin, Moldova’dan İtalya için apostil yeterlidir. Gürcistan’dan gelen belgeler için genellikle konsolosluk tercümanı tarafından yapılmış çeviri talep edilir.
Ayrıca, apostil için tercümanların bu prosedür için kayıtlı özel tercümanlar olduğu ülkeler de vardır.
Noter onaylı kopyaların çevirisine apostil koymak da mümkündür. Noter onaylı kopyalara apostil koyma gereklilikleri için yukarıdaki bölüme bakınız.
Başka bir ülkede apostil koymak mümkün müdür?
Fiziksel olarak apostil yalnızca belgenin alındığı ülkede konulabilir. Bu ülke Apostil Sözleşmesi’ne taraf olmalıdır. Ayrıca apostil yalnızca ihtiyaç duyulan ülkeler için belgelere konulur.
Apostilin yetkili kişilerce onaylanma şeması:
Belge yetkili bir kişi tarafından imzalanır
- imza, belgenin numarası ve adının özel bir sicile kaydedilmesiyle birlikte, başka bir yetkili kişi tarafından sicilde kontrol edilir
- yetkili kişi Apostil mührünü basar ve genellikle Apostil’i kendisi imzalar (Apostil numarası ve belgenin adı özel bir sicile kaydedilir)
- alıcı taraf, gerektiğinde Apostil’i, belgenin menşe ülkesindeki yetkili kişilerin imza veritabanı aracılığıyla kontrol eder.
Hangi ülkeler Apostil Sözleşmesini imzalamadı?
Ülkenizin bu listede olup olmadığını görmek için Apostil ülkeleri listesini kontrol etmek (1961 Lahey Sözleşmesi) daha kolaydır. Apostil ülkelerinin listesini bu bağlantıdan >>> kontrol edebilirsiniz. Ancak, Apostil Sözleşmesini imzalamamış ve belgelerin yasallaştırılmasını gerektiren en çok talep edilen ülkeleri sıralıyoruz: Çin (Hong Kong ve Makao hariç), Libya, Birleşik Arap Emirlikleri, Kuveyt, İran, Irak, Mısır, Filistin, Katar, Kanada, Kosta Rika (5 Ekim 2022 itibarıyla).
Apostil’i imzalayan ancak Apostil’i bazı ülkeler tarafından kısmen veya tamamen tanınmayan oldukça fazla ülke vardır. Bu tür ülkeler birbirlerine karşı konsolosluk yasallaştırma prosedürünü uygular. Bu ülkeler hakkında daha fazla bilgiyi bu bağlantıdan >>> okuyabilirsiniz.
Konsoloslukta Apostil yaptırmak mümkün müdür?
Konsolosluklar tarafından verilen (düzenlenen) belgelere Apostil konulamaz (Apostil Sözleşmesi’ne göre). Bu, konsolosluklara Apostil koyma yetkisi vermeyi anlamsız kılar. Yalnızca bazı ülkelerin konsolosluklarında Apostil talep edebilirsiniz. Ancak bu durumda Apostil, konsolosluk çalışanları tarafından basılmayacaktır.
Belge, konsolosluk postasıyla düzenleyen ülkenin ilgili makamlarına gönderilmelidir. Daha sonra bu belgeler apostil ile birlikte konsolosluk postasıyla tekrar konsolosluğa gönderilmelidir. Bu oldukça uzun zaman alır ve başarılı bir sonucu garanti etmez. Hatalar ve eksiklikler olabilir. Çoğu konsoloslukta apostil sorunu çözülmez. Konsolosluğun belgelere apostil koyma yetkisi yoktur. Belgelerin başka bir ülkede tanınması durumunda – konsolosluklar yalnızca konsolosluk onayı (legalizasyon) sürecine katılır.
Büyükelçilikte Apostil Yaptırmak Mümkün mü?
Konsolosluk ve büyükelçilik, aynı devletin uluslararası misyonunun iki farklı yapısıdır. Konsolosluk, bulunduğu ülke topraklarında kendi ülkesinin vatandaşlarını kabul etmekten sorumludur. Konsolosluk, vatandaşları belge konularında kabul eder: ülkeden belge talep etme (pasaport, sertifika ve belgeler, medeni hal belgeleri ve diğerleri). Ancak, daha önce belirtildiği gibi, bu tür belgelere apostil konulamaz. Çoğu zaman, bir ülkenin vatandaşlarından sorumlu konsolosluklar başka bir ülkenin topraklarında bulunur. Örneğin, Moldova için Arap belgeleriyle (veya Birleşik Arap Emirlikleri için Moldova belgeleriyle) çalışan Birleşik Arap Emirlikleri konsolosluğu Romanya’da bulunmaktadır. Büyükelçilik, kendi ülkesinin vatandaşlarının belgeleriyle ilgilenmez.
Büyükelçilik, bir ülkenin başka bir ülke nezdinde ve onun topraklarındaki temsilciliğidir. Büyükelçilik, devletlerarası ve hükümetlerarası konuları çözer. Bu nedenle büyükelçilikler, kendi ülkelerinin vatandaşlarına belge vermez ve bunlara apostil koymaz. Çoğu zaman, belirli bir ülkenin başka bir ülkenin topraklarında büyükelçiliği bulunmaz, ancak konsolosluğu bulunur. Veya tam tersi.