Qu’est-ce qu’une Apostille ?
L’apostille est une empreinte ou un cachet de grand format qui sert à certifier la signature de l’autorité ayant signé le document. Ce cachet est utilisé pour les documents de nouveau modèle destinés à être utilisés à l’étranger dans les pays de l’Apostille. Ce cachet remplace la procédure complexe de la légalisation consulaire, qui implique bien plus de délais, de cachets ou de sceaux de certification, ainsi que de signatures de fonctionnaires. L’apostille est généralement apposée à l’encre noire ou bleue au verso du document.
L’apostille ne certifie ni l’authenticité du document ni son contenu. L’authenticité et l’exactitude du contenu du document sont certifiées par la signature du fonctionnaire. L’apostille certifie la signature du fonctionnaire qui a signé le document ainsi que sa qualité (la fonction du fonctionnaire et ses pouvoirs de signature). Au Japon et dans certains autres pays, il s’agit d’une certification du sceau de l’organisme public.
Veuillez noter que la signature du fonctionnaire certifiée par l’Apostille ne garantit pas l’absence d’erreurs dans le document. Il faut également garder à l’esprit que dans certains pays, il est nécessaire d’attirer l’attention des fonctionnaires délivrant le document sur le fait que ce document est destiné à l’apostille. En effet, dans certains organes du pouvoir d’État, il existe des fonctionnaires dont la signature est certifiée (approuvée) pour les documents soumis à l’apostille.
Dans certains cas, il est recommandé de se prémunir et de demander que le document soit signé par le directeur de l’établissement lui-même, par exemple, le diplôme d’études secondaires par le directeur de l’école, et non par le directeur adjoint. De plus, il faut exiger la présence d’une véritable signature humide de la personne habilitée, et non celle de son adjoint ou une signature du directeur « apposée » par une autre personne. Vous trouverez le guide de l’apostille en anglais à ce lien – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).
Annexe à la Convention sur l’Apostille :
Modèle de certificat d’Apostille – carré d’au moins 9 centimètres de côté
À quoi sert l’apostille ?
De nombreux pays dans le monde ne peuvent pas vérifier l’origine d’un document ou la signature qui y figure, car ils n’ont pas accès à la base de données personnelles d’autres pays. C’est pourquoi une procédure de confirmation supplémentaire des signatures des fonctionnaires a été introduite. Il est plus facile de conserver une base de signatures de fonctionnaires que les données personnelles des citoyens d’un autre pays.
L’apostille contient des informations sur le fonctionnaire qui l’a signée. Ce fonctionnaire est une personne autorisée avec une signature authentifiée. Les personnes qui signent l’apostille ont accès à la base de signatures enregistrées pour les documents du pays d’origine.
Ce fonctionnaire sera responsable de la confirmation de la signature d’un autre fonctionnaire qui a signé le document. Dans ce cas, le document est considéré comme le mieux protégé contre la falsification.
Sur quels documents l’Apostille est-elle nécessaire ?
Ce cachet est nécessaire pour les documents délivrés par les autorités publiques et les établissements d’enseignement que vous avez l’intention de présenter à l’étranger dans un pays qui fait partie de la liste des pays de la Convention de La Haye.
Il peut s’agir : d’un extrait de casier judiciaire, d’un acte de naissance, d’un acte de mariage, d’un acte de divorce, d’un certificat de célibat, d’un certificat médical, d’un certificat attestant que vous ne possédez pas de biens immobiliers, d’un diplôme d’enseignement secondaire spécialisé ou supérieur, d’un baccalauréat et d’autres documents. En ce qui concerne les personnes morales, on demande le plus souvent des copies notariées traduites du certificat d’immatriculation de l’entreprise et des statuts, ainsi qu’un extrait original du registre du commerce.
Dans les pays de la CEI, y compris l’Arménie, la Géorgie, le Kazakhstan, la Moldavie, la Russie, l’Ukraine et d’autres pays, l’apostille n’est apposée que sur les documents délivrés par les autorités publiques et les copies notariées. La liste des pays de l’Apostille peut être vérifiée via ce lien >>>.
Peut-on apposer une apostille sur une procuration notariée et comment ?
Une procuration pour la représentation de pouvoirs, signée par un notaire, peut être apostillée selon la procédure générale. La signature du notaire figure dans le registre pour l’apposition de l’apostille.
Et elle est également vérifiée :
- la signature est vérifiée avec l’enregistrement du numéro du document et du nom du document
- la personne autorisée appose le timbre Apostille
- la partie réceptrice vérifie l’Apostille si nécessaire
Peut-on apposer une apostille sur une procuration consulaire et comment ?
Une procuration consulaire, comme tout document délivré dans un consulat, n’est pas soumise à l’apostille. Un tel document n’aura de valeur que pour le pays du consulat et les pays avec lesquels un accord correspondant visant à éviter la légalisation a été conclu.
Par exemple, une procuration au consulat d’Ukraine sera valable pour l’Ukraine, la Moldavie, la Biélorussie, le Kazakhstan (et d’autres pays ayant signé la Convention de Minsk), mais on ne peut pas y apposer une apostille pour les pays de l’Apostille qui n’ont signé aucun accord de procédure simplifiée d’échange de documents avec l’Ukraine.
Peut-on apposer une apostille sur une photocopie, une copie d’un document ?
L’apostille n’est pas apposée sur les simples copies de documents. Dans certains pays, l’apostille n’est pas non plus apposée sur les copies de documents certifiées conformes par un notaire. Dans les pays où l’apostille est apposée sur les copies certifiées conformes par un notaire, il existe généralement des procédures et des exigences spécifiques.
Souvent, pour apostiller une copie notariée, il est demandé d’obtenir d’abord ou simultanément l’apostille sur l’original (le duplicata) du document.
Peut-on apposer une apostille sur une traduction de document ?
L’apostille peut être apposée sur les traductions de documents, souvent à condition que l’original du document auquel la traduction se rapporte soit déjà apostillé. Dans la plupart des pays, pour apostiller une traduction notariée, il est demandé d’obtenir d’abord ou simultanément avec la traduction fournie l’apostille sur l’original (le duplicata) du document.
Soyez attentifs. Certains pays, comme l’Italie, exigent des procédures différentes selon les pays pour l’apostille des traductions de documents. Par exemple, pour les documents de Moldavie destinés à l’Italie, une apostille suffit. Pour les documents de Géorgie, une traduction par un traducteur consulaire est souvent exigée.
De plus, il existe des pays où les traducteurs pour l’apostille sont des traducteurs spéciaux, enregistrés pour cette procédure.
L’apostille sur la traduction de copies notariées est également possible. Consultez les exigences relatives à l’apostille sur les copies notariées dans la section ci-dessus.
Peut-on faire apposer une apostille dans un autre pays ?
Physiquement, l’apostille ne peut être apposée que dans le pays où le document a été délivré. Ce pays doit être partie à la Convention de l’Apostille. De plus, l’apostille n’est apposée que sur les documents destinés aux pays pour lesquels elle est requise.
Schéma de confirmation de l’Apostille par les personnes autorisées :
Le document est signé par une personne autorisée
- la signature est vérifiée dans le registre par une autre personne autorisée (avec enregistrement du numéro du document et du nom du document dans un registre spécial)
- la personne autorisée appose le timbre Apostille et, en règle générale, signe elle-même l’Apostille (avec enregistrement du numéro de l’Apostille et du nom du document dans un registre spécial)
- la partie réceptrice, si nécessaire, vérifie l’Apostille via la base de données des signatures des personnes autorisées du pays d’origine du document.
Quels pays n’ont pas signé la Convention sur l’Apostille ?
Il est plus simple de vérifier la liste des pays de l’Apostille (Convention de La Haye de 1961) pour savoir si votre pays figure ou non dans cette liste. La liste des pays de l’Apostille peut être consultée via ce lien >>>. Mais nous citons les pays les plus demandés qui n’ont pas signé la Convention sur l’Apostille et qui exigent une légalisation des documents : Chine (à l’exception de Hong Kong et Macao), Libye, Émirats Arabes Unis, Koweït, Iran, Irak, Égypte, Palestine, Qatar, Canada, Costa Rica (données au 5 octobre 2022).
Il existe de nombreux pays qui ont signé l’Apostille, mais dont l’Apostille n’est pas reconnue partiellement ou totalement par certains pays. Ces pays appliquent entre eux la procédure de légalisation consulaire. Vous pouvez en savoir plus sur ces pays en suivant ce lien >>>.
Peut-on apposer l’Apostille dans un consulat ?
Les documents délivrés (établis) par les consulats ne peuvent pas être apostillés (conformément à la Convention sur l’Apostille). Cela prive de sens le fait de confier aux consulats le pouvoir d’apposer l’Apostille. Ce n’est que dans les consulats de certains pays que vous pourrez demander une Apostille. Mais dans ce cas, l’apostille ne sera pas apposée par les employés du consulat.
Le document devra être envoyé par la valise consulaire aux autorités compétentes du pays qui l’a délivré. Ensuite, il faudra renvoyer ces documents apostillés par la valise consulaire au consulat. Cela prend beaucoup de temps et ne garantit pas un résultat réussi. Des erreurs et des lacunes peuvent survenir. Dans la plupart des consulats, la question de l’apostille n’est pas résolue. Le consulat n’a pas le droit d’apostiller les documents. En cas de reconnaissance des documents dans un autre pays – les consulats ne participent qu’au processus de légalisation consulaire.
Peut-on apposer une Apostille à l’ambassade ?
Le consulat et l’ambassade sont deux structures différentes de la mission internationale d’un même État. Le consulat est chargé de recevoir les citoyens de son pays sur le territoire du pays où il se trouve. Le consulat s’occupe de l’accueil des citoyens pour les questions de documents : demande de documents depuis le pays (passeports, certificats et attestations, actes d’état civil, etc.). Mais, comme indiqué précédemment, ces documents ne peuvent pas être apostillés. Souvent, les consulats responsables des citoyens d’un pays se trouvent sur le territoire d’un autre pays. Par exemple, le consulat des Émirats Arabes Unis, qui traite les documents arabes pour la Moldavie (ou les documents moldaves pour les Émirats Arabes Unis), se trouve en Roumanie. L’ambassade ne s’occupe pas des documents des citoyens de son pays.
L’ambassade est la représentation d’un pays auprès d’un autre pays et sur son territoire. L’ambassade traite les questions interétatiques et intergouvernementales. Par conséquent, les ambassades ne délivrent pas de documents aux citoyens de leur pays et ne les apostillent pas. Il arrive souvent qu’un pays donné n’ait pas d’ambassade sur le territoire d’un autre pays, mais qu’il ait un consulat. Ou l’inverse.