Τι είναι το αποστίλ της Μολδαβίας;

Ορισμός και νομική βάση

Το Μολδαβικό αποστίλ είναι σήμα καθιερωμένου τύπου (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)) που βεβαιώνει:

• την αυθεντικότητα της υπογραφής του υπαλλήλου στο έγγραφο·
• την ιδιότητά του (την ποιότητα με την οποία ενήργησε)·
• την αυθεντικότητα της σφραγίδας ή της σφράγισης της αρχής που εξέδωσε το έγγραφο.

Στη Δημοκρατία της Μολδαβίας, η διαδικασία τοποθέτησης αποστίλ ρυθμίζεται από το Κυβερνητικό Διάταγμα αριθ. 163 της 15.02.2007 για την έγκριση του Κανονισμού σχετικά με τη διαδικασία τοποθέτησης αποστίλ, καθώς και από σειρά άλλων νόμων και κανονιστικών πράξεων.

Από τις 16 Μαρτίου 2007, η Μολδαβία εφαρμόζει τη Σύμβαση της Χάγης του 1961 για την κατάργηση της απαίτησης προξενικής επικύρωσης, και για έγγραφα που εκδόθηκαν μετά από αυτή την ημερομηνία, εφαρμόζεται η διαδικασία αποστίλ (για τις χώρες-μέλη της Σύμβασης).

Μορφή και γλώσσα του μολδαβικού αποστίλ

Το παραδοσιακό χάρτινο αποστίλ είχε τη μορφή ξεχωριστού φύλλου με σφραγίδα και υγρή σφραγίδα του Υπουργείου Δικαιοσύνης. Τώρα στη Μολδαβία ισχύει το ηλεκτρονικό αποστίλ (e-apostille), το οποίο:

Πώς μοιάζει η Αποστολή της Μολδαβίας (e-apostille);

Αποστολή – αποτύπωμα σφραγίδας… συμπληρωμένη σε όλα τα πεδία και επικυρωμένη με σφραγίδα με την κατάλληλη σειρά.
Η επίθεση Αποστολής είναι η μόνη τυπική διαδικασία που μπορεί να απαιτηθεί για την πιστοποίηση της γνησιότητας της υπογραφής, της ιδιότητας με την οποία ενήργησε το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο ή, εάν χρειαστεί, της γνησιότητας της σφραγίδας ή της στάμπας με την οποία επικυρώθηκε το έγγραφο.

Παράδειγμα Αποστολής που χρησιμοποιήθηκε πριν από την ηλεκτρονική Αποστολή στη Δημοκρατία της Μολδαβίας. Αυτός ο τύπος Αποστολής ήταν μια εκτύπωση της Αποστολής με υγρή σφραγίδα του Υπουργείου Δικαιοσύνης της Δημοκρατίας της Μολδαβίας και την υπογραφή του υπαλλήλου. Η εν λόγω Αποστολή συρραπτόταν με το έγγραφο χρησιμοποιώντας μεταλλικούς δακτυλίους. Όπως φαίνεται στο σημείο 8 αυτής της εκτύπωσης, αναγράφεται ο αριθμός της Αποστολής. Ωστόσο, η επαλήθευση αυτής της Αποστολής μέσω του αριθμού της ήταν δυνατή μόνο με τηλεφώνημα στο υπουργείο ή με επίσημο αίτημα μέσω ταχυδρομείου.

Παρά ταύτα, στη Δημοκρατία της Μολδαβίας η Αποστολή δεν χρησιμοποιείται ως σφραγίδα με την παραδοσιακή έννοια. Εδώ εφαρμόζεται μόνο η ηλεκτρονική Αποστολή (με τήρηση όλων των απαιτήσεων για τις πληροφορίες που περιέχονται στην Αποστολή) με δυνατότητα ηλεκτρονικής επαλήθευσης μέσω μυστικού κωδικού και ειδικού αριθμού της Αποστολής.

Παρακάτω παρουσιάζεται ένα παράδειγμα ηλεκτρονικού αποστόλου νέου τύπου στη Δημοκρατία της Μολδαβίας:

Σε αυτό το apostille επισυνάπτεται επίσης ένας μυστικός κωδικός, ο οποίος αναφέρεται παρακάτω. Το ίδιο το apostille περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σε ένα φύλλο μεγέθους Α4. Μπορεί να εκτυπωθεί και απλά να επισυναφθεί στο έγγραφο. Σε αυτό το apostille δεν τίθεται υγρή σφραγίδα ούτε υπάρχει υγρή υπογραφή υπαλλήλου. Μπορεί να ελεγχθεί διαδικτυακά, εξοικονομώντας χρόνο για τον φορέα παραλαβής εγγράφων στο εξωτερικό.

Το σύγχρονο e-apostille της Μολδαβίας είναι ένα αρχείο PDF που περιέχει:

• τίτλος: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• αριθμός apostille και ημερομηνία έκδοσης;
• χώρα: Republica Moldova;
• στοιχεία εγγράφου: από ποιον υπογράφεται, σε ποια ιδιότητα, φορέας που εξέδωσε το έγγραφο;
• τόπος, ημερομηνία έκδοσης apostille;
• φορέας που εξέδωσε το apostille (Υπουργείο Δικαιοσύνης / αρμόδια υπηρεσία);
• μοναδικός αριθμός ασφαλείας και/ή μυστικός κωδικός για διαδικτυακό έλεγχο;
• ηλεκτρονική υπογραφή και υπηρεσιακές σημειώσεις.

Μαζί με το e-apostille, στο αρχείο περιλαμβάνεται επίσης η σάρωση του ίδιου του εγγράφου (πιστοποιητικό, βεβαίωση, δίπλωμα κ.λπ.), επιτρέποντας στον ξένο φορέα να δει το πλήρες πακέτο αμέσως μετά τον έλεγχο στο σύστημα.

Δομή του κειμένου του apostille της Μολδαβίας

Η δομή του apostille της Μολδαβίας ακολουθεί το μοντέλο της Σύμβασης της Χάγης και συνήθως περιλαμβάνει 10 τυπικά σημεία. Απλοποιημένα, μπορεί να παρουσιαστεί ως εξής (για κατανόηση, όχι ως επίσημο δείγμα):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — επώνυμο, όνομα του υπαλλήλου
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — θέση
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — ονομασία του φορέα
6. Certificat / Certified
7. la / at: — πόλη (συνήθως Chişinău)
8. data / the: — ημερομηνία έκδοσης apostille
9. de către / by: — αρμόδιος φορέας
10. nr. / No: — μοναδικός αριθμός apostille και κωδικός ασφαλείας

Παρακάτω τοποθετούνται στοιχεία ηλεκτρονικής υπογραφής και η ένδειξη για τη δυνατότητα διαδικτυακού ελέγχου γνησιότητας του apostille σε ειδική πύλη.

Ποιες αρχές θέτουν apostille στη Μολδαβία;

Στη Δημοκρατία της Μολδαβίας, το δικαίωμα θέσης apostille έχουν μόνο κρατικές αρχές που ορίζονται ειδικά ως αρμόδιες:

Υπουργείο Δικαιοσύνης της Δημοκρατίας της Μολδαβίας — apostille στα περισσότερα επίσημα έγγραφα φυσικών και νομικών προσώπων: πράξεις αστικής κατάστασης, πιστοποιητικά ποινικού μητρώου, συμβολαιογραφικά έγγραφα, δικαστικές αποφάσεις κ.λπ.

Σημαντικό: Το apostille μπορεί να τεθεί μόνο από το κράτος που εξέδωσε το έγγραφο. Επομένως, ούτε τα προξενεία της Μολδαβίας στο εξωτερικό ούτε οι ξένες αρχές έχουν το δικαίωμα να θέσουν apostille σε μολδαβικά έγγραφα — απλώς παραλαμβάνουν ήδη επικυρωμένα με apostille έγγραφα.

Ποια έγγραφα μπορούν να επικυρωθούν με apostille στη Μολδαβία;

Το apostille εφαρμόζεται σε επίσημα έγγραφα που συντάχθηκαν στο έδαφος της Δημοκρατίας της Μολδαβίας και προορίζονται για χρήση σε κράτη — μέλη της Σύμβασης της Χάγης. Σε τέτοια έγγραφα περιλαμβάνονται, ειδικότερα:

α) Έγγραφα αστικής κατάστασης (πράξεις ληξιαρχείου)

Πρωτότυπα και αντίγραφα:

• πιστοποιητικό γέννησης·
• πιστοποιητικό γάμου·
• πιστοποιητικό διαζυγίου (λύσης γάμου)·
• πιστοποιητικό θανάτου·
• ειδοποίηση (aviz) αλλαγής επωνύμου·
• ειδοποίηση (aviz) αλλαγών σε προσωπικά στοιχεία·
• απόσπασμα γέννησης (σε περίπτωση θανάτου ατόμου)·
• απόσπασμα γάμου (σε περίπτωση θανάτου ενός εκ των συζύγων).

Μόνο πρωτότυπα:

• πιστοποιητικό αστικής κατάστασης (περί μη σύναψης γάμου / οικογενειακής κατάστασης).

β) Έγγραφα εκπαίδευσης

• απολυτήρια δευτεροβάθμιας και δευτεροβάθμιας επαγγελματικής εκπαίδευσης·
• βεβαιώσεις φοίτησης·
• πτυχία κολεγίων και πανεπιστημίων·
• πιστοποιητικά και δίπλωμα μαθημάτων διαπιστευμένων από το Υπουργείο Παιδείας.

Κατά κανόνα, τέτοια έγγραφα επικυρώνονται με apostille μετά από επιβεβαίωση από το εκπαιδευτικό ίδρυμα ή το Υπουργείο Παιδείας.

γ) Έγγραφα σπουδών από την αριστερή όχθη του Δνείστερου και την πόλη Μπέντερυ

Πρόκειται για έγγραφα σε επιστολόχαρτα που έχουν εγκριθεί από το Υπουργείο Παιδείας της Μολδαβίας, χωρίς σύμβολα άλλων οργανισμών. Για αυτά εφαρμόζεται απλοποιημένη μορφή επιβεβαίωσης με αναφορά του ονόματος και της κατάστασης του εγγράφου.

δ) Συμβολαιογραφικά έγγραφα

• εξουσιοδοτήσεις;
• δηλώσεις, δηλώσεις;
• συμβάσεις, διαθήκες;
• συμβολαιογραφικά πιστοποιητικά κ.λπ.

ε) Δικαστικά έγγραφα

• αποφάσεις, διατάξεις δικαστηρίων;
• καταδίκες;
• πορίσματα και διατάγματα;
• πιστοποιητικά που εκδίδονται από δικαστήρια, εισαγγελίες και δικαστικούς επιμελητές.

ζ) Έγγραφα του Εθνικού Ταμείου Κοινωνικών Ασφαλίσεων (CNAS)

• πιστοποιητικά που επιβεβαιώνουν την εργασιακή εμπειρία και τις κοινωνικές εισφορές;
• έγγραφα για τον καθορισμό συντάξεων και παροχών στο εξωτερικό.

η) Ιατρικά έγγραφα

• ιατρικά πιστοποιητικά και πορίσματα που εκδίδονται από εξουσιοδοτημένες επιτροπές και εθνικά κέντρα (π.χ., Κέντρο Δημόσιας Υγείας, Κέντρο Πρόληψης και Καταπολέμησης του AIDS), συμπεριλαμβανομένων πιστοποιητικών για μετανάστες.

θ) Πιστοποιητικό ποινικού μητρώου και άλλα επίσημα πιστοποιητικά

• πιστοποιητικό ποινικού μητρώου (μη ύπαρξη ποινικού μητρώου);
• άλλα επίσημα πιστοποιητικά που εκδίδονται από φορείς του Υπουργείου Εσωτερικών, ASP, primăria κ.λπ., που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της Σύμβασης.

ι) Συμβολαιογραφικά επικυρωμένα αντίγραφα και μεταφράσεις

Μπορούν να αποστιλιστούν και συμβολαιογραφικά επικυρωμένα αντίγραφα, καθώς και συμβολαιογραφικά επικυρωμένες μεταφράσεις των εγγράφων που αναφέρονται παραπάνω.

Σημαντικό: έγγραφα που εκδίδονται από αρχές περιοχών που δεν αναγνωρίζονται από τη διεθνή κοινότητα, κατά κανόνα, δεν υπόκεινται σε άμεση αποστίλωση χωρίς προηγούμενη επανέκδοση σε επίσημους φορείς της Μολδαβίας.

Αποστίλωση σε έγγραφα εταιρείας, επιχείρησης, SRL, SA

Για νομικά πρόσωπα, η αποστίλωση απαιτείται συχνά για τα ακόλουθα έγγραφα:

• αποσπάσματα από το εμπορικό μητρώο (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• ιδρυτικά έγγραφα (καταστατικό, απόφαση/σύμβαση ίδρυσης εταιρείας);
• πιστοποιητικά φορολογικής κατοικίας, πιστοποιητικά εγγραφής κ.λπ.;
• συμβολαιογραφικές εξουσιοδοτήσεις που εκδίδονται για λογαριασμό της εταιρείας;
• αποφάσεις συνελεύσεων μελών / μετόχων, που έχουν συμβολαιογραφικά επικυρωθεί.

Business Liga SRL βοηθά τις εταιρείες να προετοιμάσουν ένα πλήρες πακέτο εγγράφων για αποστίλ, να ελέγξουν την ορθότητα των στοιχείων, να λάβουν νέα αποσπάσματα εάν χρειαστεί και να οργανώσουν συμβολαιογραφικές ενέργειες.

Γιατί χρειάζεται αποστίλ αν το έγγραφο έχει ήδη σφραγίδα και υπογραφή;

Στη Μολδαβία, όπως και σε άλλες χώρες, χιλιάδες υπάλληλοι και εκατοντάδες κρατικοί φορείς εκδίδουν καθημερινά έγγραφα. Οι υπογραφές και οι σφραγίδες αλλάζουν, οι υπάλληλοι μετακινούνται από θέση σε θέση, εμφανίζονται νέα έντυπα.

Ο ξένος υπάλληλος που παραλαμβάνει το έγγραφό σας δεν μπορεί να γνωρίζει όλα τα δείγματα υπογραφών και σφραγίδων. Το αποστίλ λύνει αυτό το πρόβλημα: σημαίνει ότι:

• το έγγραφο έχει ελεγχθεί από την αρμόδια αρχή (Υπουργείο Δικαιοσύνης / Υπουργείο Εξωτερικών).
• η υπογραφή του υπαλλήλου και οι εξουσίες του έχουν επιβεβαιωθεί μέσω των εσωτερικών μητρώων.
• η σφραγίδα και το έντυπο του εγγράφου αναγνωρίζονται ως γνήσια.
• η ξένη αρχή μπορεί να εμπιστευτεί αυτήν την επιβεβαίωση χωρίς να ζητά πρόσθετους ελέγχους.

Ως αποτέλεσμα, τα έγγραφα εξετάζονται ταχύτερα και ο κίνδυνος απόρριψης λόγω αμφιβολιών για τη γνησιότητα μειώνεται σημαντικά.

Γιατί να βάλετε αποστίλ αν τα μολδαβικά έγγραφα μπορούν να ελεγχθούν διαδικτυακά;

Ο διαδικτυακός έλεγχος εγγράφων και μητρώων είναι ένα σημαντικό βήμα προς την ψηφιοποίηση, αλλά:

• δεν υποχρεούνται όλες οι ξένες αρχές να χρησιμοποιούν τις εθνικές μολδαβικές βάσεις δεδομένων.
• δεν υπάρχει πάντα τεχνική πρόσβαση, γλώσσα διεπαφής και νομικές εγγυήσεις για έναν τέτοιο έλεγχο.
• το διαδικτυακό σύστημα εξυπηρετεί συνήθως εσωτερικές ανάγκες ή περιορισμένο κύκλο χρηστών.

Το αποστίλ είναι ένα διεθνώς αναγνωρισμένο πρότυπο. Τα κράτη μέλη της Σύμβασης έχουν συμφωνήσει εκ των προτέρων να αναγνωρίζουν τέτοιες σημάνσεις χωρίς πρόσθετες διαδικασίες. Επομένως, ακόμη και με την ύπαρξη διαδικτυακού ελέγχου, το αποστίλ παραμένει βασικό εργαλείο για την ταχεία και αναμφισβήτητη αναγνώριση εγγράφων στο εξωτερικό.

Μπορείτε να βάλετε αποστίλ στο προξενείο της Μολδαβίας στο εξωτερικό;

Όχι. Σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης, η αποστολή μπορεί να τεθεί μόνο από τις αρμόδιες αρχές του κράτους που εξέδωσε το έγγραφο. Τα προξενεία και οι πρεσβείες της Μολδαβίας δεν βάζουν αποστολή σε μολδαβικά έγγραφα, μπορούν:

• να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία·
• να επιβεβαιώνουν την υπογραφή του προξένου σε προξενικά έγγραφα (εάν απαιτείται άλλη νομιμοποίηση)·
• να δέχονται έγγραφα που έχουν ήδη αποστολιστεί στη Μολδαβία.

Εάν βρίσκεστε στο εξωτερικό, η Business Liga SRL μπορεί να οργανώσει εξ αποστάσεως την παραλαβή εγγράφων στη Μολδαβία, την αποστολή τους και την αποστολή τους σε εσάς μέσω courier, ή την ηλεκτρονική αποστολή – βάσει εγγράφων που αποστέλλονται μέσω email ή Βάτσαπ, Τέλεγκραμ, Βάιμπερ.

Ηλεκτρονική αποστολή (e‑apostille) στη Μολδαβία

Η Μολδαβία ήταν από τις πρώτες στην περιοχή που υιοθέτησε την ηλεκτρονική αποστολή. Αυτό σημαίνει:

• οι έντυπες αποστολές δεν εκδίδονται πλέον – αντʼ αυτών χορηγείται e‑apostille·
• το έγγραφο εκδίδεται ως υπογεγραμμένο αρχείο PDF, το οποίο μπορεί να σταλεί με email·
• η ξένη αρχή μπορεί να ελέγξει την αυθεντικότητα της αποστολής διαδικτυακά, χωρίς να ζητά απαντήσεις ταχυδρομικά ή να αλληλογραφεί με υπουργεία.

Ο έλεγχος γίνεται μέσω της επίσημης πύλης apostila.gov.md – με τον αριθμό αποστολής και τον μυστικό κωδικό ασφαλείας.

Πώς να ελέγξετε την ηλεκτρονική αποστολή της Μολδαβίας;

Για τον έλεγχο μιας e‑apostille συνήθως απαιτείται:

1. Να μεταβείτε στον επίσημο ιστότοπο apostila.gov.md.
2. Να επιλέξετε την ενότητα ελέγχου αποστολής.
3. Να δηλώσετε:
   • τον αριθμό αποστολής (μοναδικό αναγνωριστικό)·
   • τον μυστικό κωδικό ασφαλείας ή/και την ημερομηνία έκδοσης (αναγράφονται στο ίδιο το έγγραφο).
4. Μετά την εισαγωγή των δεδομένων, το σύστημα εμφανίζει:
   • πληροφορίες για την αποστολή (αριθμός, ημερομηνία, αρχή που την εξέδωσε)·
   • σάρωση του εγγράφου στο οποίο αναφέρεται.

Εάν τα δεδομένα δεν συμπίπτουν ή το σύστημα δεν βρίσκει την αποστολή, το έγγραφο πρέπει να ελεγχθεί περαιτέρω μέσω της αρμόδιας αρχής ή να απευθυνθείτε στους ειδικούς της Business Liga για ανάλυση της κατάστασης.

Πώς να υποβάλετε έγγραφα για αποστολή στη Μολδαβία: διαδικτυακά, αυτοπροσώπως και με εξουσιοδότηση

Μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για μολδαβικό apostille μέσω της εταιρείας μας – χωρίς συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο.

Προθεσμίες και τιμές

Οι τιμές και οι προθεσμίες ενημερώνονται περιοδικά, αλλά γενικά ισχύουν οι ακόλουθες κατευθύνσεις:

• Τυπική προθεσμία — 5 εργάσιμες ημέρες·
• Επείγουσα διαδικασία — 3 εργάσιμες ημέρες, και εάν δεν απαιτείται πρόσθετος έλεγχος, η έκδοση είναι δυνατή σε συντομότερο χρόνο·
• Διαφορετικές τιμές για φυσικά και νομικά πρόσωπα.

Business Liga SRL υπολογίζει εκ των προτέρων το συνολικό κόστος, συμπεριλαμβανομένων όλων των τελών, συμβολαιογραφικών πράξεων, μεταφράσεων και παράδοσης.

Ιδιαιτερότητες χρήσης του μολδαβικού apostille στο εξωτερικό (π.χ., Γερμανία)

Αν και τόσο η Μολδαβία όσο και πολλά κράτη (συμπεριλαμβανομένων των χωρών της ΕΕ) είναι μέρη της Σύμβασης της Χάγης, μεταξύ μεμονωμένων χωρών μπορεί να υπάρχουν περιορισμοί ή ιδιαιτερότητες εφαρμογής της Σύμβασης. Για παράδειγμα, στις σχέσεις μεταξύ Μολδαβίας και Γερμανίας, η σύμβαση δεν ισχύει τυπικά, και σε ορισμένες περιπτώσεις απαιτείται προξενική νομιμοποίηση και όχι apostille.

Για κάθε χώρα προορισμού είναι σημαντικό να ελέγχετε:

• αν αναγνωρίζει το apostille της Μολδαβίας για συγκεκριμένο τύπο εγγράφου·
• αν αντί για apostille απαιτείται προξενική νομιμοποίηση·
• αν χρειάζεται μετάφραση και συμβολαιογραφική επικύρωσή της.

Business Liga αναλύει ακριβώς την περίπτωσή σας: χώρα προορισμού, τύπο εγγράφου, προθεσμίες και απαιτήσεις των αρχών (πρεσβεία, δικαστήριο, πανεπιστήμιο κ.λπ.), ώστε να επιλέξετε τη σωστή διαδικασία από την πρώτη φορά.