Κείμενο της Σύμβασης της Χάγης για την Apostille (μετάφραση)
Πρόκειται για τη σύμβαση που υιοθετήθηκε το 1961, η οποία καταργεί την απαίτηση νομιμοποίησης ξένων επίσημων εγγράφων για τα κράτη-μέλη της Σύμβασης.
Ο κατάλογος των κρατών-μελών της Σύμβασης της Χάγης συμπληρώνεται συνεχώς, περιλαμβάνει χώρες από διαφορετικές ηπείρους του πλανήτη και ανέρχεται στις 20 Ιουνίου 2022 σε 165 χώρες. Στη Σύμβαση της Χάγης έχουν προσχωρήσει χώρες ολόκληρης της Ευρώπης – δυτικής και ανατολικής.
Η Apostille εισήχθη σε χώρες που υπέγραψαν τη Σύμβαση για την Apostille του 1961 σε διαφορετικές ημερομηνίες. Κάθε 3-4 χρόνια, 2-3 χώρες προσχωρούν στη σύμβαση.
Η τελευταία χώρα που προσχώρησε στη Σύμβαση είναι το Πακιστάν (από την 1η Ιουλίου 2022).
Σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης, η apostille καθορίζει τον βαθμό σχετικής βεβαιότητας μεταξύ δύο χωρών όσον αφορά την αυθεντικότητα και την ακρίβεια των μεταφρασμένων εγγράφων.
Πρέπει να σημειωθεί ότι διεξάγεται συνεχώς εργασία για την Apostille με στόχο τη βελτίωση της διαδικασίας, της διαφάνειάς της και της ενημέρωσης του πληθυσμού των χωρών που συμμετέχουν στη σύμβαση.
Ειδικότερα, η τελευταία συνεδρίαση της Ειδικής Επιτροπής για την Πρακτική Εφαρμογή της Apostille πραγματοποιήθηκε στις 5-8 Οκτωβρίου 2021. Ένα από τα θέματα που εξέτασε η επιτροπή ήταν η μορφή των πολύγλωσσων apostilles.
Κείμενο της σύμβασης για την Apostille
ΣΥΜΒΑΣΗ ΠΟΥ ΚΑΤΑΡΓΕΙ ΤΗΝ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΝΟΜΙΜΟΠΟΙΗΣΗΣ ΞΕΝΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
(Συνήφθη στις 5 Οκτωβρίου 1961)
Τα κράτη που υπογράφουν την παρούσα Σύμβαση, επιθυμώντας να καταργήσουν την απαίτηση διπλωματικής ή προξενικής νομιμοποίησης ξένων επίσημων εγγράφων,
Αποφάσισαν να συνάψουν για τον σκοπό αυτό τη Σύμβαση και συμφώνησαν στις ακόλουθες διατάξεις:
Άρθρο 1
Η παρούσα Σύμβαση εφαρμόζεται σε επίσημα έγγραφα που έχουν συνταχθεί στο έδαφος ενός Συμβαλλόμενου Κράτους και πρέπει να προσκομιστούν στο έδαφος άλλου Συμβαλλόμενου Κράτους.
Για τους σκοπούς της παρούσας Σύμβασης, ως επίσημα έγγραφα θεωρούνται:
α) έγγραφα που προέρχονται από όργανο ή υπάλληλο που συνδέεται με δικαστήρια ή δικαστικές αρχές του κράτους, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που προέρχονται από εισαγγελέα, γραμματέα δικαστηρίου ή δικαστικό επιμελητή·
β) διοικητικά έγγραφα·
γ) συμβολαιογραφικά έγγραφα·δ) επίσημες βεβαιώσεις που τίθενται σε έγγραφα υπογεγραμμένα από πρόσωπα υπό την προσωπική τους ιδιότητα, όπως επίσημες βεβαιώσεις καταχώρισης εγγράφου ή του γεγονότος της ύπαρξής του σε συγκεκριμένη ημερομηνία, καθώς και επίσημες και συμβολαιογραφικές επικυρώσεις υπογραφών.
Ωστόσο, η παρούσα Σύμβαση δεν εφαρμόζεται:
α) σε έγγραφα που εκδίδονται από διπλωματικούς ή προξενικούς υπαλλήλους·
β) σε διατακτικά έγγραφα που αφορούν άμεσα εμπορικές ή τελωνειακές πράξεις.
Άρθρο 2
Κάθε Συμβαλλόμενο Κράτος απαλλάσσει από την επικύρωση τα έγγραφα στα οποία εφαρμόζεται η παρούσα Σύμβαση και τα οποία πρέπει να υποβληθούν στο έδαφός του. Για τους σκοπούς της παρούσας Σύμβασης, ως επικύρωση νοείται μόνο η διατύπωση με την οποία οι διπλωματικοί ή προξενικοί αντιπρόσωποι της χώρας στην οποία πρέπει να υποβληθεί το έγγραφο πιστοποιούν τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο και, κατά περίπτωση, την ονομασία της σφραγίδας ή της στάμπας με την οποία είναι επικολλημένο.
Άρθρο 3
Η μοναδική διατύπωση που μπορεί να απαιτηθεί για την πιστοποίηση της γνησιότητας της υπογραφής, της θέσης υπό την οποία ενήργησε το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο και, εάν είναι απαραίτητο, της γνησιότητας της σφραγίδας ή της στάμπας που επικολλάται στην υπογραφή, είναι η προσθήκη του πιστοποιητικού που περιγράφεται στο άρθρο 4, το οποίο εκδίδεται από την αρμόδια αρχή του κράτους από το οποίο προέρχεται το έγγραφο.
Ωστόσο, η τήρηση των διατυπώσεων που αναφέρονται στην προηγούμενη παράγραφο δεν μπορεί να απαιτηθεί, εάν είτε οι νόμοι, οι κανονισμοί ή η πρακτική που ισχύει στο κράτος στο οποίο εκδόθηκε το έγγραφο, είτε μια συμφωνία μεταξύ δύο ή περισσότερων Συμβαλλομένων Κρατών τις έχουν καταργήσει ή απλοποιήσει, είτε απαλλάσσουν το έγγραφο από μόνο του από την επικύρωση.
Άρθρο 4
Το πιστοποιητικό που αναφέρεται στην πρώτη παράγραφο του άρθρου 3 τοποθετείται στο ίδιο το έγγραφο ή σε «αλλόνζ»· συντάσσεται σύμφωνα με το υπόδειγμα που επισυνάπτεται στην παρούσα Σύμβαση.
Ωστόσο, μπορεί να συνταχθεί στην επίσημη γλώσσα της αρχής που το εξέδωσε. Οι τυπικοί όροι που εμφανίζονται σε αυτό μπορούν επίσης να είναι σε άλλη γλώσσα. Ο τίτλος «Apostille (Σύμβαση της 5ης Οκτωβρίου 1961)» πρέπει να είναι στη γαλλική γλώσσα.
Άρθρο 5
Το πιστοποιητικό εκδίδεται κατόπιν αιτήσεως του προσώπου που υπέγραψε το έγγραφο ή οποιουδήποτε κομιστή.Με τη σωστή συμπλήρωση, πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο και, εφόσον απαιτείται, τη γνησιότητα της σφραγίδας ή της στάμπας που έχει τεθεί στο έγγραφο.
Η υπογραφή, η σφραγίδα και η στάμπα στο πιστοποιητικό απαλλάσσονται από οποιαδήποτε περαιτέρω πιστοποίηση.
Άρθρο 6
Κάθε Συμβαλλόμενο Κράτος ορίζει, σύμφωνα με την επίσημη λειτουργία του, τις αρχές που είναι αρμόδιες να εκδίδουν το πιστοποιητικό που αναφέρεται στην πρώτη παράγραφο του άρθρου 3.
Κοινοποιεί τον ορισμό αυτό στο Υπουργείο Εξωτερικών των Κάτω Χωρών κατά την κατάθεση της επικύρωσης ή της πράξης προσχώρησης ή της δήλωσης επέκτασης. Κοινοποιεί επίσης οποιεσδήποτε αλλαγές στις ορισθείσες αρχές.
Άρθρο 7
Κάθε μία από τις αρχές που ορίζονται σύμφωνα με το Άρθρο 6 τηρεί μητρώο ή αρχείο, στο οποίο καταγράφει τα εκδοθέντα πιστοποιητικά, αναφέροντας:
α) τον αριθμό και την ημερομηνία του πιστοποιητικού,
β) το όνομα του προσώπου που υπέγραψε το δημόσιο έγγραφο και την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε, και σε περίπτωση μη υπογεγραμμένων εγγράφων, την ονομασία της αρχής που έθεσε τη σφραγίδα ή τη στάμπα.
Κατόπιν αιτήματος του ενδιαφερόμενου προσώπου, η αρχή που εξέδωσε το πιστοποιητικό ελέγχει την αντιστοιχία των στοιχείων του πιστοποιητικού με τα δεδομένα στο μητρώο ή το αρχείο.
Άρθρο 8
Εάν μια συνθήκη, σύμβαση ή συμφωνία μεταξύ δύο ή περισσότερων Συμβαλλόμενων Κρατών περιέχει διατάξεις που εξαρτούν την εκπλήρωση ορισμένων διατυπώσεων για την πιστοποίηση της υπογραφής, της σφραγίδας ή της στάμπας, η παρούσα Σύμβαση υπερισχύει έναντι των διατάξεων αυτών μόνο εάν οι διατυπώσεις αυτές είναι αυστηρότερες από τις διατυπώσεις που αναφέρονται στα Άρθρα 3 και 4.
Άρθρο 9
Κάθε Συμβαλλόμενο Κράτος λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα για την αποτροπή της διενέργειας νομιμοποίησης από τους διπλωματικούς ή προξενικούς του υπαλλήλους σε περιπτώσεις όπου η παρούσα Σύμβαση προβλέπει εξαιρέσεις.
Άρθρο 10
Η παρούσα Σύμβαση είναι ανοικτή προς υπογραφή από τα κράτη που εκπροσωπήθηκαν στην ένατη σύνοδο της Διάσκεψης της Χάγης για το Ιδιωτικό Διεθνές Δίκαιο, καθώς και από την Ισλανδία, την Ιρλανδία, το Λιχτενστάιν και την Τουρκία. Υπόκειται σε επικύρωση, και τα έγγραφα επικύρωσης κατατίθενται στο Υπουργείο Εξωτερικών των Κάτω Χωρών.
Άρθρο 11Η παρούσα Σύμβαση τίθεται σε ισχύ την εξηκοστή ημέρα μετά την κατάθεση του τρίτου εγγράφου επικύρωσης που αναφέρεται στη δεύτερη παράγραφο του άρθρου 10.
Η Σύμβαση τίθεται σε ισχύ για κάθε υπογράφον κράτος που την επικυρώνει μεταγενέστερα, την εξηκοστή ημέρα μετά την κατάθεση του εγγράφου επικύρωσής του.
Άρθρο 12
Οποιοδήποτε κράτος που δεν αναφέρεται στο άρθρο 10 μπορεί να προσχωρήσει στην παρούσα Σύμβαση μετά την έναρξη ισχύος της σύμφωνα με την πρώτη παράγραφο του άρθρου 11. Το έγγραφο προσχώρησης κατατίθεται στο Υπουργείο Εξωτερικών των Κάτω Χωρών.
Αυτή η προσχώρηση ισχύει μόνο για τις σχέσεις μεταξύ του προσχωρούντος κράτους και εκείνων των Συμβαλλόμενων Κρατών που δεν προέβαλαν αντιρρήσεις κατά της προσχώρησής του εντός έξι μηνών από τη λήψη της κοινοποίησης που αναφέρεται στο στοιχείο δ) του άρθρου 15. Οποιαδήποτε τέτοια αντίρρηση πρέπει να κοινοποιείται στο Υπουργείο Εξωτερικών των Κάτω Χωρών.
Η Σύμβαση τίθεται σε ισχύ στις σχέσεις μεταξύ του προσχωρούντος κράτους και των κρατών που δεν προέβαλαν αντιρρήσεις κατά της προσχώρησής του, την εξηκοστή ημέρα μετά τη λήξη της εξάμηνης περιόδου που αναφέρεται στην προηγούμενη παράγραφο.
Άρθρο 13
Οποιοδήποτε κράτος μπορεί, κατά την υπογραφή, την επικύρωση ή την προσχώρηση, να δηλώσει ότι η παρούσα Σύμβαση επεκτείνεται σε όλα ή σε ένα ή περισσότερα από τα εδάφη για τις διεθνείς σχέσεις των οποίων είναι υπεύθυνο. Μια τέτοια δήλωση τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της Σύμβασης για το οικείο κράτος.
Ανά πάσα στιγμή μετά από αυτό, τέτοιες επεκτάσεις πρέπει να κοινοποιούνται στο Υπουργείο Εξωτερικών των Κάτω Χωρών.
Όταν μια δήλωση επέκτασης γίνεται από κράτος που έχει υπογράψει και επικυρώσει τη Σύμβαση, αυτή τίθεται σε ισχύ για τα οικεία εδάφη σύμφωνα με το άρθρο 11. Όταν μια δήλωση επέκτασης γίνεται από προσχωρούν κράτος, η Σύμβαση τίθεται σε ισχύ για τα οικεία εδάφη σύμφωνα με το άρθρο 12.
Άρθρο 14
Η παρούσα Σύμβαση παραμένει σε ισχύ για πέντε έτη από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμφωνα με την πρώτη παράγραφο του άρθρου 11, ακόμη και για κράτη που την επικύρωσαν ή προσχώρησαν σε αυτήν μεταγενέστερα.Εάν δεν υπάρξει καταγγελία, η Σύμβαση παρατείνεται σιωπηρά κάθε πέντε έτη.
Κάθε καταγγελία πρέπει να κοινοποιείται στο Υπουργείο Εξωτερικών των Κάτω Χωρών τουλάχιστον έξι μήνες πριν από τη λήξη της πενταετούς περιόδου.
Η καταγγελία μπορεί να περιορίζεται σε ορισμένες περιοχές στις οποίες εφαρμόζεται η Σύμβαση.
Η καταγγελία θα ισχύει μόνο έναντι του κράτους που την κοινοποίησε. Η Σύμβαση παραμένει σε ισχύ για τα άλλα Συμβαλλόμενα Κράτη.
Άρθρο 15
Το Υπουργείο Εξωτερικών των Κάτω Χωρών γνωστοποιεί στα κράτη που αναφέρονται στο άρθρο 10 και στα κράτη που προσχώρησαν σύμφωνα με το άρθρο 12 τα ακόλουθα:
α) τις κοινοποιήσεις που αναφέρονται στη δεύτερη παράγραφο του άρθρου 6·
β) τις υπογραφές και τις επικυρώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 10·
γ) την ημερομηνία έναρξης ισχύος της παρούσας Σύμβασης σύμφωνα με την πρώτη παράγραφο του άρθρου 11·
δ) τις προσχωρήσεις και τις αντιρρήσεις που αναφέρονται στο άρθρο 12, καθώς και την ημερομηνία κατά την οποία οι προσχωρήσεις αυτές τίθενται σε ισχύ·
ε) τις επεκτάσεις που αναφέρονται στο άρθρο 13 και την ημερομηνία έναρξης ισχύος τους·
στ) τις καταγγελίες που αναφέρονται στην τρίτη παράγραφο του άρθρου 14.
Σε πίστωση των ανωτέρω, οι υπογεγραμμένοι, δεόντως εξουσιοδοτημένοι προς τούτο, υπέγραψαν την παρούσα Σύμβαση.
Έγινε στη Χάγη στις 5 Οκτωβρίου 1961 στη γαλλική και αγγλική γλώσσα, επικρατέστερο δε κείμενο σε περίπτωση απόκλισης μεταξύ των δύο κειμένων είναι το γαλλικό, σε ένα μόνο αντίτυπο, το οποίο θα φυλάσσεται στο αρχείο της κυβέρνησης των Κάτω Χωρών και επικυρωμένο αντίγραφο θα αποσταλεί μέσω διπλωματικής οδού σε καθένα από τα κράτη που εκπροσωπήθηκαν στην ένατη σύνοδο της Διάσκεψης της Χάγης για το Ιδιωτικό Διεθνές Δίκαιο, καθώς και στην Ισλανδία, την Ιρλανδία, το Λιχτενστάιν και την Τουρκία.