Apostille Russland
Die Apostille in Russland ist ein spezieller Stempel im Format 12,5 cm x 12,5 cm. Darauf werden angegeben: das Land, der vollständige Name des Amtsträgers, der das zur Apostillierung vorgelegte Dokument unterzeichnet hat, die Behörde, die die Apostille ausstellt, der Ort (Stadt) und die Nummer der Apostille.
Russland ist dem Haager Übereinkommen im Jahr 1992 beigetreten.
Was ist eine Apostille? Eine Apostille ist ein spezieller Stempel, der die Unterschrift des Amtsträgers auf dem vorgelegten Dokument bestätigt.
Das Haager Übereinkommen von 1961, dessen vollständiger Name „Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ lautet. Mit dem Haager Übereinkommen wurde ein Verfahren zur Bestätigung von Dokumenten der offiziellen Vertragsstaaten des Übereinkommens eingeführt.
Im Haager Übereinkommen ist festgelegt, dass öffentliche Urkunden im Sinne des Übereinkommens solche Dokumente sind, die von staatlichen Stellen oder Amtsträgern ausgestellt werden. Diese müssen sich im Hoheitsgebiet eines Staates befinden, der das Haager Übereinkommen unterzeichnet hat.
Dazu zählen auch Verwaltungsdokumente und Personenstandsurkunden: Heiratsurkunde (Eheurkunde oder Heiratsbescheinigung), Geburtsurkunde (Geburtsbescheinigung oder Geburtsregisterauszug), Scheidungsurkunde, Sterbeurkunde, Bescheinigung über den Familienstand (ledig, verheiratet, geschieden) – nicht zu verwechseln mit der Meldebescheinigung, Bescheinigung über die Namensänderung.
Um herauszufinden, ob eine Apostille oder doch eine Legalisation erforderlich ist, sollte man die aktuelle Liste der Länder konsultieren, die die Apostille (das Haager Apostille-Übereinkommen) unterzeichnet haben.
Wo kann man in Russland eine Apostille anbringen lassen?
– Standesämter Russlands (Apostille auf Personenstandsdokumente: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Scheidungsurkunde, Bescheinigung über den Familienstand (über den Bestand oder Nichtbestand einer Ehe), Bescheinigung über die Namensänderung),
– Justizministerium Russlands (Apostille auf notarielle Dokumente oder Akte: Vollmachten und Erklärungen, Kopien, übersetzte Dokumente und andere notarielle Akte),
– Bildungsministerium Russlands (Apostille auf Hochschuldiplome, Schulzeugnisse, Notenbescheinigungen, Studienprogramme),
– Informationszentren der GUMWD oder UMWD Russlands (Apostille auf das Führungszeugnis, Bescheinigung über das Fehlen von Geldstrafen oder Verwaltungsstrafen),
Archive der Russischen Föderation (Apostille auf Archivauszüge und -dokumente),
– Generalstaatsanwaltschaft Russlands (Apostille auf Dokumente, die von den Staatsanwaltschaftsbehörden ausgestellt wurden),
– Verteidigungsministerium Russlands (Wehrpass, Informationsbescheinigungen und Zertifikate über den Wehrdienst).
Wie sieht die russische Apostille aus?
Foto der russischen Apostille:
Text der russischen Apostille
Russische Sprache
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Russische Föderation
Dieses öffentliche Dokument
2. Unterzeichnet von: ___________________________
3. Handelt in der Eigenschaft als: ________________
4. Versehen mit Siegel/Stempel ________________
Beglaubigt
5. In der Stadt: __________________
6. Datum: __________________
7. Von wem: ________________
8. Nr. ____________________
9. Ort des Siegels
10. Unterschrift
Wozu braucht man eine Apostille, wenn die Dokumente aus Russland bereits ein Siegel und die Unterschrift des Beamten tragen?
Schließlich arbeiten in der Russischen Föderation viele Beamte in Ministerien, Behörden, staatlichen Einrichtungen, Archiven und Standesämtern.
Beamte wechseln regelmäßig, und dementsprechend ändern sich auch ihre Unterschriften. Um die Echtheit und Richtigkeit eines Dokuments zu bestätigen sowie mögliche Fälschungen zu verhindern, muss überprüft werden, ob die Unterschrift des Beamten mit seinen Unterschriftsmustern übereinstimmt und ob er das betreffende Dokument tatsächlich unterzeichnet hat.
Bei einer so großen Anzahl von Dokumenten und Beamten ist dies jedoch sehr schwierig zu bewerkstelligen. Dies ist besonders schwierig für ausländische Beamte, die Ihre Dokumente im Ausland entgegennehmen.
Aus diesem Grund wurde ein System zur Bestätigung aller Unterschriften und Siegel durch mehrere Personen eingeführt, um die Arbeit ausländischer Beamter zu erleichtern. Ein solches System verkürzt auch die Bearbeitungszeit von Dokumenten im Ausland und die Wartezeit für Antragsteller. In diesem System fällt es den für die Apostille zuständigen lokalen Beamten leichter, Unterschriften, Siegel und die Dokumente selbst, einschließlich ihrer Vordrucke und ihres Inhalts, zu überprüfen.
Außerdem sind Mitarbeiter, die Zugang zur internen Datenbank mit Unterschriften, Siegeln und Dokumentenmustern haben, mit ihren eigenen Unterschriften in einem speziellen Register eingetragen. Dieses Register ist jedoch auf eine kleine Anzahl von Unterschriften beschränkt, deren Muster an andere Partnerländer weitergegeben werden oder die auf andere Weise leicht überprüft werden können.
Es gibt zwei Verfahren zur Bestätigung von Dokumenten. Das erste und zuverlässigste Verfahren ist die Legalisation von Dokumenten. Nachdem die Dokumente von dem ausstellenden Beamten unterzeichnet wurden, werden sie von einem Mitarbeiter eines Ministeriums, in der Regel des Außenministeriums, beglaubigt. Anschließend wird die letzte Unterschrift vom Konsulat des Landes, in dem die Dokumente vorgelegt werden müssen, überprüft und beglaubigt. Die Überprüfung erfolgt auf der Grundlage der aktuellen Unterschriftsdatenbank entlang einer Kette von drei Behörden.
Das zweite Verfahren basiert auf einem größeren Vertrauensverhältnis und umgeht eine Behörde, in der Regel das Außenministerium. In diesem Fall handelt es sich um die Apostille. Die Apostille ist ein spezieller Stempel nach einem festgelegten Muster, der das Verfahren zur Anerkennung von Dokumenten eines Staates im Hoheitsgebiet eines anderen erheblich vereinfacht.
Ablehnung der Apostillierung in Russland. Gründe, Beschreibung
Die Ablehnung der Bearbeitung von Dokumenten, die für die Erfüllung einer staatlichen Funktion erforderlich sind, erfolgt in folgenden Fällen:
- Das offizielle Dokument ist zur Vorlage bei staatlichen Stellen eines Landes bestimmt, das nicht Vertragspartei des Übereinkommens ist;
- Das offizielle Dokument wurde von einer Behörde, einem Amtsträger, einem Notar oder einer juristischen Person eines ausländischen Staates ausgestellt;
- Das offizielle Dokument wurde von einer Behörde ausgestellt, die selbst zur Apostillierung berechtigt ist;
- Das offizielle Dokument enthält keine Unterschrift der ausstellenden Person und/oder keinen Abdruck des Siegels/Stempels der staatlichen Behörde, des Notars, des Amtsträgers, der nach russischem Recht zu notariellen Handlungen befugt ist, der Gemeindeorgane oder anderer Organe und Personen, die das offizielle Dokument ausgestellt haben;
- Berichtigungen im Text des offiziellen Dokuments sind nicht durch die unterzeichnende Person bestätigt worden;
- Die Unterschriften von Personen und/oder die Abdrucke von Siegeln/Stempeln auf dem offiziellen Dokument sind undeutlich und können nicht mit den beim russischen Justizministerium oder seinen regionalen Strukturen vorhandenen Mustern verglichen werden;
- Die Seiten des offiziellen Dokuments sind nicht geheftet und/oder nicht nummeriert und/oder nicht durch den Siegel-/Stempelabdruck der Behörde oder Person, die das offizielle Dokument ausgestellt hat, beglaubigt.
Die Ablehnung der Erbringung der staatlichen Dienstleistung erfolgt aus folgenden Gründen:
- Das offizielle Dokument sieht keine Verbringung aus Russland hinaus gemäß dem Gesetz der UdSSR vom 24. Juni 1991 Nr. 2261-1 „Über das Verfahren der Ausfuhr, Übersendung und Anforderung von persönlichen Dokumenten sowjetischer und ausländischer Bürger sowie Staatenloser aus der UdSSR ins Ausland“ vor;
- Das offizielle Dokument ist zur Verwendung in einem Land bestimmt, mit dem Russland einen Vertrag (ein Abkommen) geschlossen hat, der/das die Anforderung einer jeglichen Art der Legalisierung von Dokumenten aufhebt;
- Die Person, die das offizielle Dokument unterzeichnet hat, ist nicht befugt, es zu unterzeichnen;
- Die Unterschrift der Person, die das offizielle Dokument unterzeichnet hat, und/oder der Siegel-/Stempelabdruck auf dem offiziellen Dokument stimmen nicht mit den beim russischen Justizministerium oder seiner regionalen Unterabteilung hinterlegten Mustern überein;
- Die Unterschrift der Person, die das offizielle Dokument unterzeichnet hat, und/oder der Siegel-/Stempelabdruck auf dem offiziellen Dokument können vom russischen Justizministerium oder seiner regionalen Unterabteilung nicht bestätigt werden, da keine Unterschriftsmuster dieser Person und/oder Siegel-/Stempelabdrücke vorliegen, diese Muster auch bei der Behörde, die das offizielle Dokument ausgestellt hat, fehlen und diese die Ausstellung des offiziellen Dokuments nicht bestätigt;
- Das offizielle Dokument wurde von diplomatischen Vertretungen und konsularischen Einrichtungen ausgestellt;
- Das offizielle Dokument steht im Zusammenhang mit einem Handels- oder Zollvorgang;
- Beim russischen Justizministerium (seiner regionalen Unterabteilung) geht ein dokumentarisch bestätigter Nachweis über die Rechtskraft eines Gerichtsurteils ein, mit dem eine notarielle Handlung aufgehoben oder ein offizielles Dokument, das zur Erbringung der staatlichen Dienstleistung vorgelegt wurde, für ungültig erklärt wurde.
Die Erbringung der staatlichen Dienstleistung wird durch die Verwaltungsverordnung des Justizministeriums der Russischen Föderation für die Erbringung der staatlichen Dienstleistung zur Anbringung der Apostille auf russischen offiziellen Dokumenten, die zur Ausfuhr aus Russland bestimmt sind, geregelt, die durch die Verordnung des russischen Justizministeriums vom 04.05.2017 Nr. 75 genehmigt wurde.