Apostil’in Çevrimiçi Olarak Alınması ve Doğrulanması
Çevrimiçi Apostil, ilgili devlet kurumunun web sitesi aracılığıyla elektronik ortamda yayınlanan apostilin çevrimiçi olarak kontrol edilmesini sağlar.
Islak mühür ve memur imzası taşıyan kağıt belgelerdeki apostilin doğrulanması çok zaman alır ve büyük çaba gerektirir.
– Kağıt apostilin (belge üzerindeki ıslak damganın) memurla doğrudan iletişim yoluyla doğrulanması:
1. Apostilden sorumlu kurumun ve ardından apostili imzalayan memurun iletişim bilgilerinin güncellenmesi gerekir.
2. Apostili doğrulamak için memurun bulunması ve kendisiyle iletişime geçilmesi gerekir.
3. Memurun anlayacağı bir dilde iletişim kurmak veya bir simultane tercüman bulmak gerekir.
4. Belirli bir prosedüre göre resmi onay almak gerekir.
5. Memurla yapılan görüşme ve memurun yanıtı kayıt altına alınmalıdır.
– Posta yoluyla apostil sorgulaması:
1. Her iki ülkenin sorumlu memurlarının anlayacağı dilde bir talep metni hazırlanmalı ve yazdırılmalıdır.
2. Talebin gerekli dile çevrilmesi mümkün değilse, taraflardan birinin bir tercüman bulması gerekecektir.
3. Talebin üst düzey bir memurun mührü ve imzasıyla onaylanması gerekir.
4. Apostilden sorumlu kurumun ve ardından apostili imzalayan memurun iletişim bilgilerinin güncellenmesi gerekir.
5. Talebin bir kurye hizmeti veya taahhütlü posta yoluyla gönderilmesi gerekir.
6. Yetkili memurdan yanıt beklenmelidir (yanıt prosedürü, yukarıda açıklanan apostil onay talebi prosedürüyle aynı olacaktır).
7. Gerekirse, memurun imzasının ve apostilin geçerliliğine ilişkin yanıtı tercüme edilmelidir.
8. Gelen yanıt ve içindeki ana maddeler kaydedilmelidir.
Çevrimiçi Apostil, apostilin geçerliliğini ve hangi belgeye ait olduğunu hızlıca kontrol etmeyi sağlar.
Çevrimiçi apostil, apostilin elektronik imza ile imzalandığı anlamına gelmez. Bu sadece apostilin varlığını, hangi belgeye ait olduğunu ve hangi memur tarafından imzalandığını kontrol etme imkanıdır. Ancak son zamanlarda devletler, çevrimiçi apostili elektronik imzalı apostil ile birlikte kullanmaya yönelmektedir. Teknolojilerin bu şekilde birleştirilmesi, modern teknolojinin gereksinimlerini tam olarak karşılamaktadır.Apostil çevrimiçi (eğer bu dijital imzayla imzalanmış bir apostil ise) dijital imzanın varlığı açısından kontrol edilebilir. Bu durumda indirilir ve uzmanlaşmış sitelerde kontrol edilir. Örneğin, https://www.securedsigning.com/products/signature-verification-service böyle bir hizmet sunmaktadır. Ayrıca, belge ve dijital imza dijitalleştirme politikası izleyen her devletin kendi doğrulama siteleri vardır. Bunun için elektronik imzalı elektronik apostili indirmeniz ve sonucun verileceği özel bir siteye yüklemeniz gerekir; imzanın olup olmadığı ve kime ait olduğu.