Apostille

Was ist eine Apostille?

Eine Apostille ist ein Abdruck oder Stempel im Großformat zur Bestätigung der Unterschrift des Amtsträgers, der das Dokument unterzeichnet hat. Ein solcher Stempel wird für Dokumente neuen Typs zur Verwendung im Ausland in den Apostille-Staaten verwendet. Dieser Stempel ersetzt das aufwändige Verfahren der konsularischen Legalisation, bei dem die Fristen und die Anzahl der bestätigenden Stempel oder Siegel sowie der Unterschriften von Beamten wesentlich größer sind. Die Apostille wird in der Regel mit schwarzer oder blauer Farbe auf der Rückseite des Dokuments angebracht.

Die Apostille bestätigt weder die Echtheit des Dokuments noch dessen Inhalt. Die Echtheit und Richtigkeit des Dokumentinhalts wird durch die Unterschrift des Amtsträgers bestätigt. Die Apostille bestätigt die Unterschrift des Amtsträgers, der das Dokument unterzeichnet hat, sowie dessen Eigenschaft (Amtsposition des Amtsträgers und Zeichnungsbefugnis). In Japan und einigen anderen Ländern handelt es sich um die Beglaubigung des Siegels einer staatlichen Behörde.

Beachten Sie, dass die durch eine Apostille bestätigte Unterschrift des Amtsträgers keine Garantie für die Fehlerfreiheit des Dokuments darstellt. Es ist auch zu bedenken, dass man in einigen Ländern die Beamten, die das Dokument ausstellen, darauf hinweisen muss, dass dieses Dokument für eine Apostille bestimmt ist. Da es in einigen staatlichen Behörden Beamte gibt, deren Unterschrift für Dokumente, die zur Apostille eingereicht werden, beglaubigt (bestätigt) ist.

In manchen Fällen ist es empfehlenswert, auf Nummer sicher zu gehen und zu bitten, dass das Dokument vom Direktor der Einrichtung unterschrieben wird, z. B. ein Schulzeugnis vom Schuldirektor und nicht vom stellvertretenden Direktor. Darüber hinaus sollte darauf bestanden werden, dass die tatsächliche, echte Unterschrift der befugten Person vorliegt, und nicht die eines Stellvertreters oder eine von einer anderen Person „geleistete“ Unterschrift des Direktors. Ein Leitfaden zur Apostille in englischer Sprache ist unter folgendem Link zu finden – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).

Anhang zum Apostille-Übereinkommen:
Muster einer Apostille-Bescheinigung – Quadrat mit einer Seitenlänge von mindestens 9 Zentimetern

Wozu, warum wird eine Apostille benötigt?

Viele Länder der Welt können die Herkunft eines Dokuments oder die Unterschrift darauf nicht überprüfen, da sie keinen Zugriff auf die personenbezogenen Datenbanken anderer Länder haben. Daher wurde ein Verfahren zur zusätzlichen Bestätigung von Beamtenunterschriften eingeführt. Die Datenbank mit Beamtenunterschriften ist einfacher zu führen als die persönlichen Daten von Bürgern eines anderen Landes.

Die Apostille enthält Informationen über den Beamten, der sie unterzeichnet hat. Dieser Beamte ist eine bevollmächtigte Person mit einer autorisierten Unterschrift. Personen, die eine Apostille unterzeichnen, haben Zugriff auf die Datenbank der registrierten Unterschriften für Dokumente des Herkunftslandes.

Ein solcher Beamter ist für die Bestätigung der Unterschrift eines anderen Beamten verantwortlich, der das Dokument unterzeichnet hat. In diesem Fall gilt das Dokument als am besten vor Fälschungen geschützt.

Für welche Dokumente wird eine Apostille benötigt?

Dieser Stempel wird für Dokumente benötigt, die von staatlichen Stellen und Bildungseinrichtungen ausgestellt wurden und die Sie im Ausland in einem Land vorlegen möchten, das zur Liste der Länder des Haager Übereinkommens gehört.

Dies können sein: ein Führungszeugnis, eine Geburtsurkunde, eine Heiratsurkunde, eine Scheidungsurkunde, eine Ledigkeitsbescheinigung, ein ärztliches Attest, eine Bescheinigung, dass Sie kein Immobilieneigentum besitzen, ein Diplom über eine mittlere Fach- oder Hochschulbildung, ein Schulabschlusszeugnis und andere Dokumente. Was juristische Personen betrifft, werden am häufigsten notariell beglaubigte Übersetzungen der Unternehmensregistrierungsbescheinigung und der Satzung sowie ein Originalauszug aus dem Handelsregister angefordert.

In den GUS-Staaten, einschließlich Armenien, Georgien, Kasachstan, Moldawien, Russland, der Ukraine und anderen Ländern, wird die Apostille nur auf Dokumente gesetzt, die von staatlichen Stellen ausgestellt wurden, sowie auf notariell beglaubigte Kopien. Die Liste der Apostille-Staaten kann unter diesem Link überprüft werden >>>.

Kann man eine Apostille auf eine notarielle Vollmacht setzen und wie?

Eine Vollmacht zur Vertretung, die von einem Notar unterzeichnet wurde, kann im allgemeinen Verfahren mit einer Apostille versehen werden. Die Unterschrift des Notars ist im Register für die Anbringung der Apostille aufgeführt.

Und es wird auch geprüft:

• Die Unterschrift wird mit der Registrierung der Dokumentennummer und des Dokumentennamens überprüft
• Die befugte Person setzt den Apostille-Stempel auf
• Die empfangende Stelle überprüft bei Bedarf die Apostille

Kann man eine Apostille auf eine konsularische Vollmacht setzen und wie?

Eine konsularische Vollmacht, wie jedes im Konsulat ausgestellte Dokument, unterliegt nicht der Apostillierung. Ein solches Dokument gilt nur für das Land des Konsulats und für Länder, mit denen ein entsprechendes Abkommen zur Vermeidung der Legalisation geschlossen wurde.

Beispielsweise ist eine Vollmacht im Konsulat der Ukraine für die Ukraine, Moldawien, Weißrussland, Kasachstan (und andere Länder, die das Minsker Übereinkommen unterzeichnet haben) gültig, aber es kann keine Apostille darauf für Apostille-Staaten angebracht werden, die mit der Ukraine kein Abkommen über ein vereinfachtes Dokumentenverkehrsverfahren geschlossen haben.

Kann man eine Apostille auf eine Fotokopie, eine Kopie eines Dokuments setzen?

Eine Apostille wird nicht auf einfache Kopien von Dokumenten angebracht. In einigen Ländern wird eine Apostille auch nicht auf notariell beglaubigte Kopien von Dokumenten angebracht. In den Ländern, in denen eine Apostille auf notariell beglaubigte Kopien angebracht wird, gibt es in der Regel eigene Verfahren und Anforderungen. 
Häufig wird für die Apostillierung einer notariellen Kopie verlangt, dass zuerst oder gleichzeitig mit der notariellen Kopie eine Apostille auf das Original (Duplikat) des Dokuments eingeholt wird. 

Kann eine Apostille auf eine Übersetzung eines Dokuments angebracht werden?

Eine Apostille kann auf Übersetzungen von Dokumenten angebracht werden, oft unter der Bedingung, dass das Originaldokument, zu dem die Übersetzung gehört, bereits apostilliert ist. In den meisten Ländern wird für die Apostillierung einer notariellen Übersetzung verlangt, dass zuerst oder gleichzeitig mit der vorgelegten Übersetzung eine Apostille auf das Original (Duplikat) des Dokuments eingeholt wird. 

Seien Sie aufmerksam. Einige Länder, wie z. B. Italien, verlangen von verschiedenen Ländern unterschiedliche Verfahren für die Apostillierung von Dokumentenübersetzungen. Für Dokumente aus Moldawien reicht für Italien beispielsweise eine Apostille aus. Für Dokumente aus Georgien wird oft eine Übersetzung durch einen konsularischen Übersetzer verlangt.

Darüber hinaus gibt es Länder, in denen Übersetzer für die Apostille spezielle Übersetzer sind, die für ein solches Verfahren registriert sind.
Eine Apostille auf die Übersetzung notarieller Kopien ist ebenfalls möglich. Die Anforderungen an eine Apostille auf notarielle Kopien lesen Sie bitte im obigen Abschnitt.

Kann eine Apostille in einem anderen Land angebracht werden?

Physisch kann eine Apostille nur in dem Land angebracht werden, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Dieses Land muss dem Apostille-Übereinkommen angehören. Darüber hinaus wird eine Apostille nur auf Dokumente für die Länder angebracht, für die sie benötigt wird.

Schema der Bestätigung der Apostille durch befugte Personen:

Das Dokument wird von einer befugten Person unterzeichnet

• Die Unterschrift wird im Register von einer anderen bevollmächtigten Person überprüft (mit Registrierung der Dokumentennummer und des Dokumentnamens in einem speziellen Register).
• Die bevollmächtigte Person bringt den Apostille-Stempel an und unterzeichnet in der Regel selbst die Apostille (mit Registrierung der Apostille-Nummer und des Dokumentnamens in einem speziellen Register).
• Die empfangende Stelle überprüft bei Bedarf die Apostille über die Datenbank der Unterschriften der bevollmächtigten Personen des Herkunftslandes des Dokuments.

Welche Länder haben das Apostille-Übereinkommen nicht unterzeichnet?

Einfacher ist es, die Liste der Apostille-Länder zu überprüfen (Haager Übereinkommen von 1961), um zu sehen, ob Ihr Land in dieser Liste enthalten ist oder nicht. Die Liste der Apostille-Länder kann unter diesem Link >>> eingesehen werden. Wir führen jedoch die am häufigsten nachgefragten Länder auf, die das Apostille-Übereinkommen nicht unterzeichnet haben und eine Legalisation von Dokumenten verlangen: China (außer Hongkong und Macau), Libyen, die Vereinigten Arabischen Emirate, Kuwait, Iran, Irak, Ägypten, Palästina, Katar, Kanada, Costa Rica (Stand: 5. Oktober 2022).

Es gibt eine ganze Reihe von Ländern, die das Apostille-Übereinkommen unterzeichnet haben, deren Apostille jedoch von einigen Ländern teilweise oder vollständig nicht anerkannt wird. Diese Länder wenden untereinander das Verfahren der konsularischen Legalisation an. Ausführlichere Informationen zu diesen Ländern finden Sie unter diesem Link >>>.

Kann man eine Apostille im Konsulat anbringen lassen?

Dokumente, die von Konsulaten ausgestellt (erlassen) wurden, können nicht mit einer Apostille versehen werden (gemäß dem Apostille-Übereinkommen). Dies macht es sinnlos, Konsulate mit der Befugnis zur Anbringung der Apostille auszustatten. Nur in den Konsulaten einiger Länder können Sie eine Apostille beantragen. In diesem Fall wird die Apostille jedoch nicht von den Mitarbeitern des Konsulats angebracht.

Das Dokument muss per Konsularpost an die zuständigen Behörden des Ausstellungslandes gesendet werden. Anschließend müssen diese Dokumente mit der Apostille per Konsularpost zurück an das Konsulat geschickt werden. Dies nimmt viel Zeit in Anspruch und garantiert keinen erfolgreichen Ausgang. Es können Fehler und Mängel auftreten. In den meisten Konsulaten wird die Frage der Apostille nicht geklärt. Das Konsulat ist nicht befugt, Dokumente mit einer Apostille zu versehen. Im Falle der Anerkennung von Dokumenten in einem anderen Land – sind die Konsulate lediglich am Verfahren der konsularischen Legalisation beteiligt.

Kann man eine Apostille in der Botschaft anbringen lassen?

Konsulat und Botschaft sind zwei verschiedene Strukturen der internationalen Mission eines Staates. Das Konsulat ist für die Betreuung der eigenen Staatsbürger im Hoheitsgebiet des Landes zuständig, in dem es sich befindet. Das Konsulat kümmert sich um die Betreuung von Bürgern in Dokumentenfragen: Anforderung von Dokumenten aus dem Heimatland (Pässe, Zeugnisse und Bescheinigungen, Personenstandsurkunden und andere). Wie bereits erwähnt, können solche Dokumente jedoch nicht mit einer Apostille versehen werden. Oftmals befinden sich Konsulate, die für die Bürger eines Landes zuständig sind, im Hoheitsgebiet eines anderen Landes. Beispielsweise befindet sich das Konsulat der Vereinigten Arabischen Emirate, das mit arabischen Dokumenten für Moldawien (oder mit moldawischen Dokumenten für die Vereinigten Arabischen Emirate) arbeitet, in Rumänien. Die Botschaft befasst sich nicht mit den Dokumenten ihrer eigenen Staatsbürger.

Die Botschaft ist die Vertretung eines Landes gegenüber einem anderen Land und auf dessen Hoheitsgebiet. Die Botschaft befasst sich mit zwischenstaatlichen und zwischenregierungsbezogenen Angelegenheiten. Daher stellen Botschaften keine Dokumente für ihre eigenen Staatsbürger aus und versehen diese auch nicht mit einer Apostille. Es kommt häufig vor, dass ein bestimmtes Land keine Botschaft im Hoheitsgebiet eines anderen Landes hat, aber ein Konsulat. Oder umgekehrt.