Процедура легалізації документів, також відома як “повна автентифікація”, забезпечує визнання офіційних документів, виданих на території Республіки Сербія, за її межами. Цей процес регулюється Законом про легалізацію документів у міжнародному обігу (опублікованим в «Офіційному віснику СФРЮ» 6/1973 та «Офіційному віснику SCG» № 1/2003 – Конституційна хартія).
Суть цього Закону полягає в засвідченні автентичності підпису та печатки на офіційних документах. Зазвичай це відбувається шляхом завірення автентичного примірника документа, а переклад також проходить процедуру легалізації, аналогічну оригіналу.
- Голова суду першої інстанції або призначений ним суддя засвідчує автентичність документів, виданих органами влади, що знаходяться в зоні його юрисдикції, своїм підписом та печаткою суду;
- Міністерство юстиції Республіки Сербія здійснює перевірку підпису голови суду та печатки на документах, виданих на території Республіки Сербія;
- Міністерство закордонних справ Республіки Сербія підтверджує підпис та печатку Міністерства юстиції власним підписом уповноваженої особи та печаткою Міністерства, використовуючи збережений підпис особи, уповноваженої на засвідчення;
- Офіційні документи, засвідчені таким чином, передаються іноземному органу (дипломатичному або консульському представництву країни, де ці документи будуть використовуватися), акредитованому в Республіці Сербія.
Публічні документи, видані республіканськими та провінційними органами влади та організаціями, підлягають безпосередній автентифікації Міністерством закордонних справ Республіки Сербія, без попереднього засвідчення судом або Міністерством юстиції.
Процедура відповідно до Гаазької конвенції про скасування обов’язкової легалізації іноземних офіційних документів (апостиль):
Якщо офіційні документи, видані в Республіці Сербія, використовуються в країнах-учасницях Гаазької конвенції про скасування обов’язкової легалізації іноземних офіційних документів, їхня справжність може бути підтверджена головою суду або уповноваженим суддею компетентного суду першої інстанції своїм підписом і печаткою суду.
Нотаріальне засвідчення згідно з Гаазькою конвенцією здійснюється на самому оригіналі документа або його додатку з використанням спеціального штампа, що містить певні дані (“Апостиль”).
Сертифікат, виданий відповідно до встановлених правил, підтверджує справжність підпису, особу підписанта, а також справжність печатки або штампа на документі. Підпис і печатка на сертифікаті (штампі) звільняються від подальшої автентифікації, що робить документ придатним для використання в усіх країнах, які підписали Гаазьку конвенцію.
Гаазька конвенція не поширюється на адміністративні документи, пов’язані з комерційними або митними операціями, а також на документи, видані дипломатичними або консульськими представниками.
Для автентифікації документів відповідно до Гаазької конвенції на території Республіки Сербія компетентним є суд першої інстанції за місцезнаходженням органу, що видав документ.
Інформацію про країни-учасниці Конвенції про скасування обов’язкової легалізації іноземних офіційних документів можна отримати на сайті Гаазької конференції.
Віденська конвенція про видачу витягів з реєстрів кількома мовами 1976 року:
Витяги з реєстрів, оформлені на багатомовних бланках, можуть використовуватися в державах-учасницях Віденської конвенції про видачу витягів з реєстрів кількома мовами