Cos’è l’Apostille?
L’Apostille è un’impronta o un timbro di formato ampio per autenticare la firma del funzionario che ha firmato il documento. Questo timbro viene utilizzato per i documenti di nuovo modello destinati all’uso all’estero nei paesi aderenti alla Convenzione dell’Apostille. Questo timbro sostituisce la complessa procedura di legalizzazione consolare, che prevede molti più termini, timbri o sigilli di conferma e firme di funzionari. L’Apostille viene solitamente apposta con inchiostro nero o blu sul retro del documento.
L’Apostille non attesta l’autenticità del documento o il suo contenuto. L’autenticità e la correttezza del contenuto del documento sono attestate dalla firma del funzionario. L’Apostille attesta la firma del funzionario che ha firmato il documento e la sua qualifica (la carica del funzionario e l’autorità di firma). In Giappone e in alcuni altri paesi, si tratta dell’autenticazione del sigillo di un ente statale.
Si noti che la firma del funzionario, autenticata dall’Apostille, non garantisce l’assenza di errori nel documento. È inoltre opportuno tenere presente che in alcuni paesi è necessario informare i funzionari che rilasciano il documento che questo è destinato all’apostille. Poiché in alcuni organi del potere statale ci sono funzionari la cui firma è certificata (approvata) per i documenti destinati all’apostille.
In alcuni casi, si consiglia di cautelarsi e chiedere che a firmare sia il direttore dell’istituto, ad esempio, il diploma scolastico dal preside e non dal vicepreside. Inoltre, è necessario esigere la presenza di una firma autografa originale della persona autorizzata, e non del sostituto o di una firma del direttore “apposta” da un’altra persona. Troverete il manuale sull’apostille in inglese al link – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).
Allegato alla Convenzione sull’Apostille:
Modello di certificato di Apostille – quadrato con lato di almeno 9 centimetri
A cosa serve l’apostille?
Molti paesi nel mondo non possono verificare l’origine di un documento o la firma su di esso, poiché non hanno accesso al database dei dati personali di altri paesi. Pertanto, è stata introdotta una procedura di ulteriore conferma delle firme dei funzionari. È più facile conservare il database delle firme dei funzionari che i dati personali dei cittadini di un altro paese.
L’apostille contiene informazioni sul funzionario che l’ha firmata. Questo funzionario è una persona autorizzata con una firma autenticata. Le persone che firmano l’apostille hanno accesso al database delle firme registrate per i documenti del paese d’origine.
Tale funzionario sarà responsabile della conferma della firma di un altro funzionario che ha firmato il documento. In questo caso, il documento è considerato il più protetto dalla contraffazione.
Su quali documenti è necessaria l’Apostille?
Questo timbro è necessario per i documenti rilasciati da enti statali e istituti scolastici che intendi presentare all’estero in un paese che fa parte dell’elenco dei paesi della Convenzione dell’Aia.
Può trattarsi di: certificato penale, certificato di nascita, certificato di matrimonio, certificato di divorzio, certificato di stato civile, certificato medico, certificato attestante che non si possiedono beni immobili, diploma di istruzione secondaria specialistica o superiore, diploma di scuola superiore e altri documenti. Per quanto riguarda le persone giuridiche, vengono più spesso richieste copie notarili tradotte del certificato di registrazione dell’impresa e dello statuto, nonché un estratto originale del registro delle imprese.
Nei paesi della CSI, inclusi Armenia, Georgia, Kazakistan, Moldavia, Russia, Ucraina e altri paesi, l’apostille viene apposta solo su documenti rilasciati da enti statali e su copie notarili. L’elenco dei paesi dell’Apostille può essere verificato tramite questo link >>>.
È possibile e come apporre l’apostille su una procura notarile?
Una procura per la rappresentanza di poteri, firmata da un notaio, può essere apostillata secondo la procedura generale. La firma del notaio è presente nel registro per l’apposizione dell’apostille.
E viene verificato anche:
- la firma viene verificata con la registrazione del numero del documento e del nome del documento
- la persona autorizzata appone il timbro Apostille
- la parte ricevente, se necessario, verifica l’Apostille
È possibile e come apporre l’apostille su una procura consolare?
La procura consolare, come qualsiasi documento rilasciato in un consolato, non è soggetta ad apostillatura. Tale documento avrà validità solo per il paese del consolato e per i paesi con i quali è stato concluso un accordo per evitare la legalizzazione.
Ad esempio, una procura rilasciata presso il consolato dell’Ucraina sarà valida per Ucraina, Moldavia, Bielorussia, Kazakistan (e altri paesi firmatari della Convenzione di Minsk), ma non è possibile apporre l’apostille per i paesi dell’Apostille che non hanno firmato con l’Ucraina alcun accordo sulla procedura semplificata di circolazione dei documenti.
È possibile apporre l’apostille su una fotocopia di un documento?
L’apostille non viene apposta su semplici copie di documenti. In alcuni paesi, l’apostille non viene apposta nemmeno sulle copie autenticate notarilmente dei documenti. In quei paesi in cui invece viene apposta sulle copie autenticate notarilmente, di solito esistono procedure e requisiti specifici.
Spesso, per apostillare una copia notarile, viene richiesto di ottenere prima o contestualmente alla copia notarile l’apostille sull’originale (duplicato) del documento.
È possibile apporre l’apostille sulla traduzione di un documento?
L’apostille può essere apposta sulla traduzione di documenti, spesso a condizione che l’originale del documento a cui si riferisce la traduzione sia già stato apostillato. Nella maggior parte dei paesi, per apostillare una traduzione notarile, viene richiesto di ottenere prima o contestualmente alla traduzione presentata l’apostille sull’originale (duplicato) del documento.
Prestate attenzione. Alcuni paesi, ad esempio l’Italia, richiedono procedure diverse per l’apostille delle traduzioni di documenti a seconda del paese di provenienza. Ad esempio, per i documenti dalla Moldavia destinati all’Italia è sufficiente l’apostille. Per i documenti dalla Georgia viene spesso richiesta la traduzione di un traduttore consolare.
Inoltre, ci sono paesi in cui i traduttori per l’apostille sono traduttori speciali, registrati per tale procedura.
L’apostille sulla traduzione di copie notarili è anch’essa possibile. I requisiti per l’apostille sulle copie notarili sono descritti nella sezione precedente.
È possibile apporre l’apostille in un altro paese?
Fisicamente, l’apostille può essere apposta solo nel paese in cui il documento è stato rilasciato. Questo paese deve aderire alla Convenzione sull’Apostille. Inoltre, l’apostille viene apposta solo su documenti destinati a paesi per i quali è richiesta.
Schema di conferma dell’Apostille da parte di persone autorizzate:
Il documento viene firmato da una persona autorizzata
- la firma viene verificata nel registro da un’altra persona autorizzata (con registrazione del numero del documento e del nome del documento in un apposito registro)
- la persona autorizzata appone il timbro Apostille e di solito firma essa stessa l’Apostille (con registrazione del numero dell’Apostille e del nome del documento in un apposito registro)
- la parte ricevente, se necessario, verifica l’Apostille tramite il database delle firme delle persone autorizzate del paese di origine del documento.
Quali paesi non hanno firmato la Convenzione sull’Apostille?
È più semplice verificare l’elenco dei paesi dell’Apostille (Convenzione dell’Aia del 1961) per vedere se il vostro paese è presente o meno in questo elenco. L’elenco dei paesi dell’Apostille può essere verificato tramite questo link >>>. Ma riportiamo i paesi più richiesti che non hanno firmato la Convenzione sull’Apostille e richiedono la legalizzazione dei documenti: Cina (esclusi Hong Kong e Macao), Libia, Emirati Arabi, Kuwait, Iran, Iraq, Egitto, Palestina, Qatar, Canada, Costa Rica (dati aggiornati al 5 ottobre 2022).
Esistono molti paesi che hanno firmato l’Apostille, ma la loro Apostille non è riconosciuta da alcuni paesi, parzialmente o totalmente. Tali paesi applicano tra loro la procedura di legalizzazione consolare. Potete leggere maggiori dettagli su questi paesi tramite questo link >>>.
È possibile apporre l’Apostille presso un consolato?
I documenti rilasciati (emessi) dai consolati non possono essere apostillati (secondo la Convenzione sull’Apostille). Ciò priva di significato l’attribuzione ai consolati del potere di apporre l’Apostille. Solo presso i consolati di alcuni paesi potrete richiedere l’Apostille. Ma in questo caso l’apostille non verrà apposta dai dipendenti del consolato.
Il documento dovrà essere inviato tramite posta consolare alle autorità competenti del paese che lo ha rilasciato. Successivamente, questi documenti con apostille dovranno essere rispediti tramite posta consolare al consolato. Ciò richiede molto tempo e non garantisce un esito positivo. Possono verificarsi errori e carenze. Nella maggior parte dei consolati la questione dell’apostille non viene risolta. Il consolato non ha il diritto di apporre l’apostille sui documenti. In caso di riconoscimento dei documenti in un altro paese – i consolati partecipano solo al processo di legalizzazione consolare.
È possibile apporre l’Apostille presso l’ambasciata?
Consolato e ambasciata sono due strutture diverse della missione internazionale di uno stesso stato. Il consolato è responsabile dell’accoglienza dei cittadini del proprio paese sul territorio dello stato in cui si trova. Il consolato si occupa di ricevere i cittadini per questioni relative ai documenti: richiesta di documenti dal paese (passaporti, certificati e attestati, atti di stato civile e altri). Ma, come detto in precedenza, tali documenti non possono essere apostillati. Spesso i consolati che si occupano dei cittadini di un paese si trovano sul territorio di un altro paese. Ad esempio, il consolato degli Emirati Arabi, che gestisce i documenti arabi per la Moldavia (o i documenti moldavi per gli Emirati Arabi), si trova in Romania. L’ambasciata non si occupa dei documenti dei cittadini del proprio paese.
L’ambasciata è la rappresentanza di un paese presso un altro paese e sul suo territorio. L’ambasciata risolve questioni interstatali e intergovernative. Pertanto, le ambasciate non rilasciano documenti ai cittadini del proprio paese e non vi appongono l’apostille. Accade spesso che un determinato paese non abbia un’ambasciata sul territorio di un altro paese, ma abbia un consolato. O viceversa.