O que é um Apostille?
Um Apostille é um carimbo ou selo de formato amplo para confirmar a assinatura do funcionário público que assinou o documento. Este selo é utilizado para documentos de novo modelo com o objetivo de uso no exterior em países do Apostille. Este selo substitui o procedimento complexo de legalização consular, onde há muito mais prazos e quantidade de selos ou carimbos de confirmação, bem como assinaturas de funcionários. O Apostille geralmente é colocado com tinta preta ou azul no verso do documento.
O Apostille não confirma a autenticidade do documento ou o seu conteúdo. A autenticidade e a correção do conteúdo do documento são confirmadas pela assinatura do funcionário. O Apostille confirma a assinatura do funcionário que assinou o documento e a sua qualidade (o cargo do funcionário e os poderes de assinatura). No Japão e em alguns outros países, trata-se da autenticação do selo do órgão estatal.
Observe que a assinatura do funcionário, confirmada pelo Apostille, não garante a ausência de erros no documento. Deve-se também ter em mente que, em alguns países, é necessário informar aos funcionários que emitem o documento que este se destina ao apostille. Pois, em alguns órgãos do poder público, existem funcionários cuja assinatura é autenticada (aprovada) para documentos que serão submetidos ao apostille.
Em alguns casos, é recomendável precaver-se e solicitar que o documento seja assinado pelo diretor da instituição, por exemplo, o certificado escolar – pelo diretor da escola, e não pelo vice-diretor. Além disso, deve-se exigir a presença da assinatura original a úmido da pessoa autorizada, e não de um substituto ou de uma assinatura do diretor “feita” por outra pessoa. Você encontrará o guia de apostille em inglês no link – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).
Anexo à Convenção do Apostille:
Modelo do Certificado de Apostille – quadrado com lado de pelo menos 9 centímetros
Para que serve o apostille?
Muitos países no mundo não conseguem verificar a origem de um documento ou a assinatura nele, pois não têm acesso ao banco de dados pessoais de outros países. Por isso, foi introduzido um procedimento de confirmação adicional das assinaturas de funcionários. É mais fácil armazenar a base de assinaturas de funcionários do que os dados pessoais de cidadãos de outro país.
O apostille contém informações sobre o funcionário que o assinou. Esse funcionário é uma pessoa autorizada com assinatura autenticada. As pessoas que assinam o apostille têm acesso ao banco de assinaturas registradas para documentos do país de origem.
Esse funcionário será responsável por confirmar a assinatura de outro funcionário que assinou o documento. Nesse caso, o documento é considerado mais protegido contra falsificações.
Em quais documentos é necessário o Apostille?
Este carimbo é necessário em documentos emitidos por órgãos públicos e instituições de ensino que você pretende apresentar no exterior, em um país que faça parte da lista de países da Convenção de Haia.
Pode ser: certidão de antecedentes criminais, certidão de nascimento, certidão de casamento, certidão de divórcio, certidão de estado civil, atestado médico, certidão de que você não possui bens imóveis, diploma de ensino médio técnico ou superior, certificado de conclusão do ensino médio e outros documentos. Quanto às pessoas jurídicas, os documentos mais solicitados são cópias autenticadas e traduzidas do certificado de registro da empresa e do estatuto, bem como o extrato original do registro comercial.
Nos países da CEI, incluindo Armênia, Geórgia, Cazaquistão, Moldávia, Rússia, Ucrânia e outros, o apostille é colocado apenas em documentos emitidos por órgãos estatais e cópias autenticadas por notário. A lista de países do Apostille pode ser verificada através deste link >>>.
É possível e como colocar apostille em uma procuração notarial?
Uma procuração para representação de poderes, assinada por um notário, pode ser apostilada no procedimento geral. A assinatura do notário consta no registro para aposição do apostille.
E também é verificado:
- a assinatura é verificada com o registro do número do documento e do nome do documento
- a pessoa autorizada coloca o carimbo do Apostille
- a parte receptora, se necessário, verifica o Apostille
É possível e como colocar apostille em uma procuração consular?
Uma procuração consular, assim como qualquer documento emitido em um consulado, não está sujeita a apostilamento. Esse documento terá validade apenas para o país do consulado e para os países com os quais exista um acordo correspondente para evitar a legalização.
Por exemplo, uma procuração no consulado da Ucrânia será válida para a Ucrânia, Moldávia, Bielorrússia, Cazaquistão (e outros países que assinaram a Convenção de Minsk), mas não se pode colocar apostille para países do Apostille que não assinaram com a Ucrânia nenhum acordo sobre procedimento simplificado de fluxo documental.
É possível colocar apostille em uma fotocópia, xerox de documento?
O apostille não é aposto em cópias simples de documentos. Em alguns países, o apostille também não é aposto em cópias autenticadas por notário. Nos países onde o apostille é aposto em cópias autenticadas por notário, geralmente existem procedimentos e requisitos próprios.
Frequentemente, para apostilar uma cópia notarial, é solicitado que primeiro ou simultaneamente com a cópia notarial se obtenha o apostille no original (duplicata) do documento.
É possível apostilar a tradução de um documento?
O apostille pode ser aposto em traduções de documentos, frequentemente sob a condição de que o original do documento ao qual a tradução se refere já tenha sido apostilado. Na maioria dos países, para apostilar uma tradução notarial, é solicitado que primeiro ou simultaneamente com a tradução fornecida se obtenha o apostille no original (duplicata) do documento.
Esteja atento. Alguns países, como a Itália, exigem procedimentos diferentes de apostilamento de traduções de documentos de diferentes países. Por exemplo, da Moldávia para a Itália, basta o apostille. Para documentos da Geórgia, frequentemente é exigida a tradução de um tradutor consular.
Além disso, existem países onde os tradutores para apostille são tradutores especiais registados para esse procedimento.
O apostille em traduções de cópias notariais também é possível. Leia os requisitos para o apostille em cópias notariais na secção acima.
É possível apostilar um documento noutro país?
Fisicamente, o apostille só pode ser aposto no país onde o documento foi emitido. Este país deve ser parte da Convenção do Apostille. Além disso, o apostille só é aposto em documentos destinados a países que o exigem.
Esquema de confirmação do Apostille por pessoas autorizadas:
O documento é assinado por uma pessoa autorizada
- a assinatura é verificada no registro por outra pessoa autorizada (com o registro do número do documento e do nome do documento em um registro especial)
- a pessoa autorizada coloca o carimbo de Apostila e, geralmente, também assina a Apostila (com o registro do número da Apostila e do nome do documento em um registro especial)
- a parte receptora, se necessário, verifica a Apostila através da base de assinaturas das pessoas autorizadas do país de origem do documento.
Que países não assinaram a Convenção da Apostila?
É mais fácil verificar a lista de países da Apostila (Convenção de Haia de 1961) para saber se o seu país está ou não nesta lista. A lista de países da Apostila pode ser verificada através deste link >>>. Mas listamos os países mais solicitados que não assinaram a Convenção da Apostila e exigem a legalização de documentos: China (excluindo Hong Kong e Macau), Líbia, Emirados Árabes, Kuwait, Irã, Iraque, Egito, Palestina, Catar, Canadá, Costa Rica (dados de 5 de outubro de 2022).
Existem muitos países que assinaram a Apostila, mas a sua Apostila não é reconhecida por alguns países, parcial ou totalmente. Esses países aplicam entre si o procedimento de legalização consular. Mais detalhes sobre esses países você pode ler através deste link >>>.
É possível colocar uma Apostila no consulado?
Documentos emitidos (expedidos) por consulados não podem ser apostilados (de acordo com a Convenção da Apostila). Isso torna sem sentido atribuir aos consulados a competência para apôr a Apostila. Apenas em consulados de alguns países você poderá solicitar uma Apostila. Mas, neste caso, a apostila não será colocada por funcionários do consulado.
O documento deverá ser enviado por via consular às autoridades competentes do país que o emitiu. Depois, será necessário enviar esses documentos com apostila de volta ao consulado, também por via consular. Isso leva bastante tempo e não garante um resultado bem-sucedido. Podem ocorrer erros e falhas. Na maioria dos consulados, a questão da apostila não é resolvida. O consulado não tem o direito de apostilar documentos. No caso de reconhecimento de documentos em outro país – os consulados participam apenas do processo de legalização consular.
É possível obter a Apostila na embaixada?
Consulado e embaixada são duas estruturas diferentes da missão internacional de um mesmo Estado. O consulado é responsável por atender os cidadãos do seu país no território do país onde está localizado. O consulado atende cidadãos em questões documentais: solicitação de documentos do país (passaportes, certificados e atestados, registros de estado civil e outros). Mas, como foi dito anteriormente, tais documentos não podem ser apostilados. Frequentemente, os consulados responsáveis pelos cidadãos de um país estão localizados no território de outro país. Por exemplo, o consulado dos Emirados Árabes, que trabalha com documentos árabes para a Moldávia (ou com documentos moldavos para os Emirados Árabes), está localizado na Romênia. A embaixada não trata de documentos dos cidadãos do seu país.
A embaixada é a representação de um país perante outro país e em seu território. A embaixada resolve questões interestatais e intergovernamentais. Por isso, as embaixadas não emitem documentos para os cidadãos do seu país nem os apostilam. Frequentemente acontece de um determinado país não ter embaixada no território de outro país, mas ter consulado. Ou vice-versa.