Апостиль Росія
Апостиль у Росії являє собою штамп спеціального зразка 12,5 см на 12,5 см. Де зазначається: країна, ПІБ посадової особи, яка підписала документ, поданий для проставлення апостиля, орган, де підписується апостиль, місце (місто), номер апостиля.
Росія приєдналася до Гаазької конвенції у 1992 році.
Що таке апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує підпис чиновника на наданому документі.
Гаазька конвенція 1961 року, її повна назва Конвенція, що скасовує вимоги легалізації іноземних офіційних документів. Гаазькою конвенцією було встановлено процедуру підтвердження документів офіційних учасниць конвенції.
У Гаазькій конвенції записано, що офіційні документи, які розуміються такими в конвенції – це документи, які походять від державних органів або посадових осіб. Які знаходяться на території держави, яка підписала Гаазьку конвенцію.
А також адміністративні документи, акти цивільного стану: свідоцтво про шлюб (сертифікат про шлюб або про укладення шлюбу), свідоцтво про народження (сертифікат про народження або метрика), свідоцтво про розлучення, свідоцтво про смерть, довідка про цивільний стан (одружений, не одружений, заміжня, не заміжня) не плутати з довідкою про склад сім’ї, довідка про зміну прізвища.
Для того, щоб дізнатися, чи потрібен апостиль чи все ж легалізація, – слід звірятися зі свіжим списком країн, які підписали Апостиль (Конвенцію про Апостиль).
Де можна поставити Апостиль у Росії?
– Органи РАЦС Росії (апостиль на документи про цивільний стан: свідоцтво про народження, про шлюб, про розлучення, довідка про цивільний стан (про перебування або не перебування у шлюбі), довідка про зміну прізвища),
– Міністерство юстиції Росії (апостиль на нотаріальні документи або акти: довіреності та декларації, копії, перекладені документи та інші нотаріальні акти),
– Міністерство Освіти Росії (апостиль на дипломи про вищу освіту, атестати зі шкіл, довідки про оцінки, аналітичні програми),
– інфоцентри ГУМВС або УМВС Росії (апостиль на довідку про несудимість, про відсутність штрафів або адміністративних стягнень),
Архіви Російської Федерації (апостиль на архівні виписки та документи),
– Генеральна прокуратура Росії (апостиль на документи, видані органами прокуратури),
– Міністерство оборони Росії (військовий квиток, інформаційні довідки та сертифікати про військову службу).
Як виглядає російський апостиль?
Фото російського апостиля:
Текст російського апостиля
Російська мова
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Російська Федерація
Цей офіційний документ
2. Підписаний: ___________________________
3. Який виступає в якості: ________________
4. Скріплений печаткою/штампом ________________
Засвідчено
5. У місті: __________________
6. Дата: __________________
7. Ким: ________________
8. № ____________________
9. Місце печатки
10. Підпис
Навіщо потрібен апостиль, якщо на документах з Росії вже є печатка та підпис чиновника?
Адже в РФ працює багато чиновників у міністерствах, відомствах, державних органах, архівах та РАЦСах.
Чиновники періодично змінюються, і, відповідно, змінюються їхні підписи. Щоб упевнитися в автентичності та достовірності документа, а також запобігти можливим підробкам, необхідно перевірити, чи відповідає підпис чиновника зразкам його підпису та чи дійсно він підписав цей документ.
Однак у випадку такої великої кількості документів і чиновників це зробити дуже складно. Це особливо ускладнює роботу іноземних чиновників, які приймають ваші документи за кордоном.
У зв’язку з цим було введено систему підтвердження всіх підписів і печаток кількома особами, щоб полегшити роботу іноземним чиновникам. Така система також скорочує час розгляду документів за кордоном і час очікування для заявників. У цій системі місцевим чиновникам, відповідальним за апостиль, простіше перевіряти підписи, печатки та самі документи, включаючи їхні бланки та зміст.
Також працівники, які мають доступ до внутрішньої бази підписів, печаток і зразків документів, включені до спеціального реєстру зі своїми підписами. Однак цей реєстр обмежений невеликою кількістю підписів, зразки яких передаються іншим країнам-партнерам або можуть бути легко перевірені іншими способами.
Існують дві процедури для підтвердження документів. Перша процедура, найнадійніша, – це легалізація документів. Після того як документи підписує чиновник, який їх видав, вони засвідчуються працівником міністерства, зазвичай міністерства закордонних справ. Потім останній підпис перевіряється та засвідчується консульством країни, де необхідно надати документи. Перевірка здійснюється на основі актуальної бази підписів за ланцюжком із трьох відомств.
Друга процедура ґрунтується на більшій довірі та оминає одне відомство, як правило, Міністерство закордонних справ. У даному випадку йдеться про апостиль. Апостиль – це спеціальний штамп встановленого зразка, який значно спрощує процедуру визнання документів однієї держави на території іншої.
Відмова у проставленні апостиля в Росії. Причини, опис
Відмова в обробці документів, необхідних для виконання державної функції, відбувається у таких випадках:
- Офіційний документ призначений для подання до державних структур країни, яка не є частиною Конвенції;
- Офіційний документ виданий органом, посадовою особою, нотаріусом або юридичною особою іноземної держави;
- Офіційний документ виданий органом, який має право на апостилювання;
- Офіційний документ не містить підпису особи, яка його видала, та/або відбитка печатки/штампа державного органу, нотаріуса, посадової особи, уповноваженої на нотаріальні дії відповідно до законодавства Росії, органу місцевого самоврядування та інших органів і осіб, які видали офіційний документ;
- Виправлення в тексті офіційного документа не затверджені особою, яка його підписала;
- Підписи осіб та/або відбитки печаток/штампів на офіційному документі нечіткі та не можуть бути зіставлені зі зразками, наявними в Мін’юсті Росії або його регіональних структурах;
- Сторінки офіційного документа не прошиті та/або не пронумеровані та/або не засвідчені відбитком печатки/штампа органу або особи, яка видала офіційний документ.
Відмова у наданні державної послуги відбувається з таких причин:
- Офіційний документ не передбачає вивезення за межі Росії відповідно до Закону СРСР від 24 червня 1991 р. N 2261-1 “Про порядок вивезення, пересилання та витребування особистих документів радянських та іноземних громадян та осіб без громадянства з СРСР за кордон”;
- Офіційний документ призначений для використання в країні, з якою Росія уклала договір (угоду), що скасовує вимогу будь-якого виду легалізації документів;
- Особа, яка підписала офіційний документ, не має повноважень для його підписання;
- Підпис особи, яка підписала офіційний документ, та/або відбиток печатки/штампа на офіційному документі не відповідають зразкам, що зберігаються в Мін’юсті Росії або його регіональному підрозділі;
- Підпис особи, яка підписала офіційний документ, та/або відбиток печатки/штампа на офіційному документі не можуть бути підтверджені Мін’юстом Росії або його регіональним підрозділом через відсутність зразків підпису такої особи та/або відбитка такої печатки/штампа та відсутність цих зразків в органу, що видав офіційний документ, а також непідтвердження ним факту вчинення офіційного документа;
- Офіційний документ був оформлений дипломатичними представництвами та консульськими установами;
- Офіційний документ пов’язаний з комерційною або митною операцією;
- Надходження до Мін’юсту Росії (його регіонального підрозділу) документально підтвердженої інформації про набрання законної сили рішенням суду, яким скасовано вчинену нотаріальну дію або визнано недійсним офіційний документ, поданий для надання державної послуги.
Надання державної послуги регулюється Адміністративним регламентом надання Міністерством юстиції Російської Федерації державної послуги з проставлення апостиля на російських офіційних документах, призначених для вивезення за межі Росії, затвердженим наказом Мін’юсту Росії від 04.05.2017 № 75.