Що таке Апостиль?
Апостиль – це відбиток або штамп широкого формату для підтвердження підпису посадової особи, яка підписала документ. Такий штамп застосовується для документів нового зразка з метою використання за кордоном у країнах Апостиля. Цей штамп замінює складну процедуру консульської легалізації, де строків та кількості підтверджувальних штампів або печаток, а також підписів чиновників набагато більше. Апостиль, як правило, ставиться чорною або синьою фарбою на зворотному боці документа.
Апостиль не підтверджує справжність документа або зміст у ньому. Справжність та правильність змісту документа підтверджує підпис чиновника. Апостиль підтверджує підпис чиновника, який підписав документ, та його якість (посаду чиновника та повноваження підпису). В Японії та деяких інших країнах – це засвідчення печатки державного органу.
Зверніть увагу, що підпис чиновника, який підтверджений Апостилем, не гарантує відсутність помилок у документі. Також слід мати на увазі, що в деяких країнах потрібно звертати увагу чиновників, які видають документ, що цей документ призначений для апостиля. Оскільки в деяких органах державної влади є чиновники, чий підпис засвідчений (затверджений) для документів, що надходять на апостиль.
У деяких випадках рекомендується страхуватися і просити підписати саме директора закладу, наприклад, шкільний атестат – директором школи, а не завучем. Крім того, слід вимагати наявності справжнього мокрого підпису саме уповноваженої особи, а не заступника або підпису директора, «виконаного» іншою особою. Довідник з апостиля англійською мовою Ви знайдете за посиланням – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).
Додаток до Конвенції про Апостиль:
Зразок сертифіката Апостиля – квадрат зі стороною не менше 9 сантиметрів
Для чого, навіщо потрібен апостиль?
Багато країн світу не можуть перевірити походження документа або підпису на ньому, оскільки не мають доступу до бази персональних даних інших країн. Тому було введено процедуру додаткового підтвердження підписів посадовців. Базу підписів посадовців зберігати легше, ніж особисті дані громадян іншої країни.
Апостиль містить інформацію про посадовця, який його підписав. Цей посадовець є уповноваженою особою з авторизованим підписом. Особи, які підписують апостиль, мають доступ до бази зареєстрованих підписів для документів країни походження.
Такий посадовець відповідатиме за підтвердження підпису іншого посадовця, який підписав документ. У такому випадку документ вважається найбільш захищеним від підробок.
На які документи потрібен Апостиль?
Цей штамп потрібен на документи, видані державними органами та навчальними закладами, які Ви збираєтеся надати за кордоном у країні, яка входить до списку країн Гаазької конвенції.
Це може бути: довідка про несудимість, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розлучення, довідка про цивільний стан, медична довідка, довідка про те, що у вас немає нерухомого майна, диплом про середню спеціальну або вищу освіту, шкільний атестат та інші документи. Що стосується юридичних осіб, то найчастіше запитують нотаріально засвідчені перекладені копії сертифіката про реєстрацію підприємства та статут, а також виписку з комерційного реєстру в оригіналі.
У країнах СНД, включаючи Вірменію, Грузію, Казахстан, Молдову, Росію, Україну та інші країни, – ставлять лише на документи, видані державними органами та нотаріальні копії. Список країн Апостиля можна перевірити за цим посиланням >>>.
Чи можна і як поставити апостиль на нотаріальну довіреність?
Довіреність на представлення повноважень, підписана нотаріусом, може бути апостильована в загальному порядку. Підпис нотаріуса фігурує в реєстрі для проставлення апостиля.
І перевіряється також:
- підпис перевіряється з реєстрацією номера документа та назви документа
- уповноважена особа ставить штамп Апостиль
- приймаюча сторона в разі необхідності перевіряє Апостиль
Чи можна і як поставити апостиль на консульську довіреність?
Консульська довіреність, як і будь-який документ, виданий у консульстві, не підлягає апостилюванню. Такий документ матиме силу лише для країни консульства та країн, з якими укладено відповідну угоду про уникнення легалізації.
Наприклад, довіреність у консульстві України буде дійсною для України, Молдови, Білорусі, Казахстану (та інших країн, які підписали Білоруську конвенцію), але на неї не можна поставити апостиль для країн Апостиля, які не підписали з Україною жодної угоди про спрощену процедуру документообігу.
Чи можна поставити апостиль на ксерокопію, ксерокс документа?
Апостиль на прості копії документів не ставиться. У деяких країнах апостиль не ставиться і на засвідчені нотаріально копії документів. У тих же країнах, де ставлять апостиль на засвідчені нотаріально копії, як правило, мають свої процедури та вимоги.
Часто для апостилювання нотаріальної копії просять спочатку або одночасно з нотаріальною копією отримати апостиль на оригінал (дублікат) документа.
Чи можна поставити апостиль на переклад документа?
Апостиль на переклад документів можна ставити, часто за умови, що оригінал документа, до якого йде переклад, вже апостильований. У більшості країн для апостилювання нотаріального перекладу просять спочатку або одночасно з наданим перекладом отримати апостиль на оригінал (дублікат) документа.
Будьте уважні. Деякі країни, наприклад, Італія вимагають від різних країн різної процедури апостилювання перекладів документів. Наприклад, з Молдови для Італії достатньо апостиля. Для документів з Грузії часто вимагають переклад консульського перекладача.
Крім того, є країни, де перекладачі для апостиля, – це спеціальні перекладачі, які зареєстровані для такої процедури.
Апостиль на переклад нотаріальних копій також можливий. Вимоги до апостиля на нотаріальні копії читайте в розділі вище.
Чи можна поставити апостиль в іншій країні?
Фізично апостиль може бути проставлений лише в країні, в якій було отримано документ. Ця країна повинна входити до конвенції про Апостиль. Крім того, апостиль ставлять лише на документи для країн, для яких він потрібен.
Схема підтвердження Апостиля уповноваженими особами:
Документ підписується уповноваженою особою
- підпис перевіряється в реєстрі іншою уповноваженою особою (з реєстрацією номера документа та назви документа в спеціальному реєстрі)
- уповноважена особа ставить штамп Апостиль і, як правило, сама ж підписує Апостиль (з реєстрацією номера Апостиля та назви документа в спеціальному реєстрі)
- приймаюча сторона в разі необхідності перевіряє Апостиль через базу підписів уповноважених осіб країни походження документа.
Які країни не підписали Конвенцію про Апостиль?
Простіше перевірити список країн Апостиля (Гаазька Конвенція 1961 року), чи є Ваша країна в цьому списку чи ні. Список країн Апостиля можна перевірити за цим посиланням >>>. Але ми наводимо найбільш запитувані країни, які не підписали конвенцію про Апостиль і вимагають легалізацію документів: Китай (за винятком Гонконгу та Макао), Лівія, Арабські Емірати, Кувейт, Іран, Ірак, Єгипет, Палестина, Катар, Канада, Коста-Ріка (дані на 5 жовтня 2022 року).
Існує досить багато країн, які підписали Апостиль, але їхній Апостиль не визнається деякими країнами частково або повністю. Такі країни застосовують одна до одної процедуру консульської легалізації. Детальніше про ці країни Ви можете прочитати за посиланням >>>.
Чи можна поставити Апостиль у консульстві?
Документи, видані (видані) консульствами, не можуть бути апостильовані (згідно з Конвенцією про Апостиль). Це позбавляє сенсу наділяти консульства повноваженнями проставлення Апостиля. Лише в консульствах деяких країн Ви зможете запросити Апостиль. Але в даному випадку апостиль не ставитиметься працівниками консульства.
Документ мають надіслати консульською поштою до відповідних органів країни, яка його видала. Потім потрібно буде надіслати консульською поштою ці документи з апостилем назад до консульства. Це займає досить багато часу та не гарантує успішного результату. Можуть бути помилки та недоліки. У більшості консульств не вирішується питання апостиля. Консульство не має права апостилювати документи. У разі визнання документів в іншій країні – консульства беруть участь лише в процесі консульської легалізації.
Чи можна поставити Апостиль у посольстві?
Консульство та посольство – це дві різні структури міжнародної місії однієї держави. Консульство відповідає за прийом громадян своєї країни на території тієї країни, де воно знаходиться. Консульство займається прийомом громадян з питань документів: запит документів з країни (паспорти, сертифікати та довідки, акти цивільного стану та інші). Але, як було сказано раніше, такі документи не можуть бути апостильовані. Часто консульства, які відповідають за громадян однієї країни, знаходяться на території іншої країни. Наприклад, консульство Арабських Еміратів, яке працює з арабськими документами для Молдови (або з молдовськими документами для Арабських Еміратів), – знаходиться в Румунії. Посольство не займається документами громадян своєї країни.
Посольство – це представництво країни перед іншою країною та на її території. Посольство вирішує міждержавні та міжурядові питання. Тому посольства не видають документи громадянам своєї країни та не апостилюють їх. Часто трапляється так, що та чи інша країна не має посольства на території іншої країни, але має консульство. Або навпаки.