Τι είναι η Apostille;
Η Apostille είναι μια αποτύπωση ή σφραγίδα μεγάλου μεγέθους για την επικύρωση της υπογραφής του δημόσιου υπαλλήλου που υπέγραψε το έγγραφο. Αυτή η σφραγίδα χρησιμοποιείται για έγγραφα νέου τύπου με σκοπό τη χρήση τους στο εξωτερικό σε χώρες της Σύμβασης της Χάγης. Αυτή η σφραγίδα αντικαθιστά τη σύνθετη διαδικασία της προξενικής επικύρωσης, όπου οι προθεσμίες και ο αριθμός των επιβεβαιωτικών σφραγίδων ή αποτυπώσεων, καθώς και των υπογραφών των υπαλλήλων, είναι πολύ μεγαλύτερος. Η Apostille τοποθετείται συνήθως με μαύρο ή μπλε μελάνι στην πίσω όψη του εγγράφου.
Η Apostille δεν επικυρώνει τη γνησιότητα του εγγράφου ή το περιεχόμενό του. Η γνησιότητα και η ορθότητα του περιεχομένου του εγγράφου επικυρώνονται από την υπογραφή του υπαλλήλου. Η Apostille επικυρώνει την υπογραφή του υπαλλήλου που υπέγραψε το έγγραφο και την ιδιότητά του (τη θέση του υπαλλήλου και την εξουσία υπογραφής). Στην Ιαπωνία και σε ορισμένες άλλες χώρες, πρόκειται για την επικύρωση της σφραγίδας ενός κρατικού φορέα.
Λάβετε υπόψη ότι η υπογραφή του υπαλλήλου, η οποία έχει επικυρωθεί με Apostille, δεν εγγυάται την απουσία σφαλμάτων στο έγγραφο. Επίσης, θα πρέπει να έχετε κατά νου ότι σε ορισμένες χώρες πρέπει να εφιστάτε την προσοχή των υπαλλήλων που εκδίδουν το έγγραφο ότι αυτό το έγγραφο προορίζεται για Apostille. Δεδομένου ότι σε ορισμένες κρατικές αρχές υπάρχουν υπάλληλοι των οποίων η υπογραφή έχει επικυρωθεί (εγκριθεί) για έγγραφα που υποβάλλονται για Apostille.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, συνιστάται να ασφαλίζεστε και να ζητάτε να υπογράψει συγκεκριμένα ο διευθυντής του ιδρύματος, για παράδειγμα, το απολυτήριο σχολείου – από τον διευθυντή του σχολείου και όχι από τον υποδιευθυντή. Επιπλέον, θα πρέπει να απαιτείται η παρουσία πραγματικής, υγρής υπογραφής του εξουσιοδοτημένου προσώπου και όχι του αναπληρωτή ή υπογραφής του διευθυντή που «έγινε» από άλλο άτομο. Ο οδηγός για την Apostille στα αγγλικά θα τον βρείτε στον σύνδεσμο – https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf).
Παράρτημα της Σύμβασης για την Αποστολή:
Υπόδειγμα πιστοποιητικού Αποστολής – τετράγωνο με πλευρά τουλάχιστον 9 εκατοστών
Για ποιο λόγο χρειάζεται η αποστολή;
Πολλές χώρες στον κόσμο δεν μπορούν να ελέγξουν την προέλευση ενός εγγράφου ή την υπογραφή σε αυτό, καθώς δεν έχουν πρόσβαση στη βάση προσωπικών δεδομένων άλλων χωρών. Γι’ αυτό εισήχθη η διαδικασία πρόσθετης επικύρωσης των υπογραφών των υπαλλήλων. Η βάση υπογραφών των υπαλλήλων είναι ευκολότερο να διατηρηθεί από ό,τι τα προσωπικά δεδομένα πολιτών άλλης χώρας.
Η αποστολή περιέχει πληροφορίες για τον υπάλληλο που την υπέγραψε. Αυτός ο υπάλληλος είναι εξουσιοδοτημένο πρόσωπο με εγκεκριμένη υπογραφή. Τα άτομα που υπογράφουν την αποστολή έχουν πρόσβαση στη βάση καταχωρημένων υπογραφών για έγγραφα της χώρας προέλευσης.
Αυτός ο υπάλληλος θα είναι υπεύθυνος για την επικύρωση της υπογραφής ενός άλλου υπαλλήλου που υπέγραψε το έγγραφο. Σε αυτή την περίπτωση, το έγγραφο θεωρείται το πιο προστατευμένο από πλαστογραφίες.
Σε ποια έγγραφα χρειάζεται Αποστολή;
Αυτή η σφραγίδα χρειάζεται σε έγγραφα που εκδίδονται από κρατικούς φορείς και εκπαιδευτικά ιδρύματα, τα οποία πρόκειται να προσκομίσετε στο εξωτερικό σε μια χώρα που περιλαμβάνεται στον κατάλογο χωρών της Σύμβασης της Χάγης.
Αυτό μπορεί να είναι: πιστοποιητικό ποινικού μητρώου, πιστοποιητικό γέννησης, πιστοποιητικό γάμου, πιστοποιητικό διαζυγίου, πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, ιατρικό πιστοποιητικό, βεβαίωση ότι δεν έχετε ακίνητη περιουσία, δίπλωμα μέσης ειδικής ή ανώτατης εκπαίδευσης, απολυτήριο λυκείου και άλλα έγγραφα. Όσον αφορά τα νομικά πρόσωπα, συχνότερα ζητούνται συμβολαιογραφικές μεταφρασμένες κόπιες του πιστοποιητικού εγγραφής της επιχείρησης και του καταστατικού, καθώς και απόσπασμα από το εμπορικό μητρώο σε πρωτότυπο.
Στις χώρες της ΚΑΚ, συμπεριλαμβανομένων της Αρμενίας, της Γεωργίας, του Καζακστάν, της Μολδαβίας, της Ρωσίας, της Ουκρανίας και άλλων χωρών, τίθεται μόνο σε έγγραφα που εκδίδονται από κρατικούς φορείς και σε συμβολαιογραφικά αντίγραφα. Ο κατάλογος των χωρών της Αποστολής μπορεί να ελεγχθεί μέσω αυτού του συνδέσμου >>>.
Μπορείτε και πώς να βάλετε αποστολή σε συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο;
Το πληρεξούσιο για εκπροσώπηση εξουσιοδότησης, υπογεγραμμένο από συμβολαιογράφο, μπορεί να αποστολιστεί με τη γενική διαδικασία. Η υπογραφή του συμβολαιογράφου εμφανίζεται στο μητρώο για την τοποθέτηση αποστολής.
Και ελέγχεται επίσης:
- η υπογραφή ελέγχεται με την καταχώριση του αριθμού εγγράφου και του ονόματος του εγγράφου
- το εξουσιοδοτημένο άτομο τοποθετεί τη σφραγίδα Αποστολής
- το παραλαμβάνον μέρος, εάν χρειαστεί, ελέγχει την Αποστολή
Μπορείτε και πώς να βάλετε αποστολή σε προξενικό πληρεξούσιο;
Το προξενικό πληρεξούσιο, όπως και κάθε έγγραφο που εκδίδεται σε προξενείο, δεν υπόκειται σε αποστολή. Ένα τέτοιο έγγραφο θα έχει ισχύ μόνο για τη χώρα του προξενείου και για χώρες με τις οποίες έχει συναφθεί σχετική συμφωνία αποφυγής νομιμοποίησης.
Για παράδειγμα, ένα πληρεξούσιο στο προξενείο της Ουκρανίας θα ισχύει για την Ουκρανία, τη Μολδαβία, τη Λευκορωσία, το Καζακστάν (και άλλες χώρες που έχουν υπογράψει τη Σύμβαση της Μινσκ), αλλά δεν μπορεί να τεθεί αποστολή σε αυτό για χώρες της Αποστολής που δεν έχουν υπογράψει καμία συμφωνία με την Ουκρανία για απλοποιημένη διαδικασία διακίνησης εγγράφων.
Μπορείτε να βάλετε αποστολή σε φωτοαντίγραφο, φωτοτυπία εγγράφου;
Το Apostille δεν τοποθετείται σε απλά αντίγραφα εγγράφων. Σε ορισμένες χώρες, το apostille δεν τοποθετείται ούτε σε συμβολαιογραφικά επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων. Στις ίδιες χώρες όπου τοποθετείται apostille σε συμβολαιογραφικά επικυρωμένα αντίγραφα, κατά κανόνα, υπάρχουν δικές τους διαδικασίες και απαιτήσεις.
Συχνά, για την επικύρωση με apostille ενός συμβολαιογραφικού αντιγράφου, ζητούν πρώτα ή ταυτόχρονα με το συμβολαιογραφικό αντίγραφο να ληφθεί apostille στο πρωτότυπο (αντίγραφο) του εγγράφου.
Μπορεί να τοποθετηθεί apostille σε μετάφραση εγγράφου;
Το apostille μπορεί να τοποθετηθεί σε μεταφράσεις εγγράφων, συχνά υπό την προϋπόθεση ότι το πρωτότυπο έγγραφο στο οποίο αναφέρεται η μετάφραση έχει ήδη επικυρωθεί με apostille. Στις περισσότερες χώρες, για την επικύρωση με apostille μιας συμβολαιογραφικής μετάφρασης, ζητούν πρώτα ή ταυτόχρονα με την υποβληθείσα μετάφραση να ληφθεί apostille στο πρωτότυπο (αντίγραφο) του εγγράφου.
Να είστε προσεκτικοί. Ορισμένες χώρες, για παράδειγμα η Ιταλία, απαιτούν από διαφορετικές χώρες διαφορετική διαδικασία επικύρωσης με apostille των μεταφράσεων εγγράφων. Για παράδειγμα, από τη Μολδαβία για την Ιταλία αρκεί το apostille. Για έγγραφα από τη Γεωργία συχνά απαιτείται μετάφραση από προξενικό μεταφραστή.
Επιπλέον, υπάρχουν χώρες όπου οι μεταφραστές για το apostille είναι ειδικοί μεταφραστές, οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι για αυτή τη διαδικασία.
Το apostille σε μετάφραση συμβολαιογραφικών αντιγράφων είναι επίσης δυνατό. Διαβάστε τις απαιτήσεις για το apostille σε συμβολαιογραφικά αντίγραφα στην παραπάνω ενότητα.
Μπορεί να τοποθετηθεί apostille σε άλλη χώρα;
Φυσικά, το apostille μπορεί να τοποθετηθεί μόνο στη χώρα στην οποία εκδόθηκε το έγγραφο. Αυτή η χώρα πρέπει να είναι μέλος της Σύμβασης για το Apostille. Επιπλέον, το apostille τοποθετείται μόνο σε έγγραφα για χώρες για τις οποίες είναι απαραίτητο.
Σχέδιο επιβεβαίωσης του Apostille από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα:
Το έγγραφο υπογράφεται από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο
- Η υπογραφή ελέγχεται στο μητρώο από άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο (με καταχώριση του αριθμού και του τίτλου του εγγράφου σε ειδικό μητρώο)
- Το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο τοποθετεί τη σφραγίδα Apostille και συνήθως υπογράφει και το ίδιο το Apostille (με καταχώριση του αριθμού Apostille και του τίτλου του εγγράφου σε ειδικό μητρώο)
- Το παραλαμβάνον μέρος, εάν χρειαστεί, ελέγχει το Apostille μέσω της βάσης δεδομένων υπογραφών των εξουσιοδοτημένων προσώπων της χώρας προέλευσης του εγγράφου.
Ποιες χώρες δεν υπέγραψαν τη Σύμβαση για την Apostille;
Είναι πιο εύκολο να ελέγξετε τη λίστα χωρών Apostille (Σύμβαση της Χάγης του 1961) για να δείτε αν η χώρα σας βρίσκεται σε αυτήν ή όχι. Η λίστα χωρών Apostille μπορεί να ελεγχθεί μέσω αυτού του συνδέσμου >>>. Αλλά παραθέτουμε τις πιο συχνά ζητούμενες χώρες που δεν υπέγραψαν τη σύμβαση για την Apostille και απαιτούν νομιμοποίηση εγγράφων: Κίνα (εξαιρουμένων του Χονγκ Κονγκ και του Μακάο), Λιβύη, Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα, Κουβέιτ, Ιράν, Ιράκ, Αίγυπτος, Παλαιστίνη, Κατάρ, Καναδάς, Κόστα Ρίκα (στοιχεία από 5 Οκτωβρίου 2022).
Υπάρχουν αρκετές χώρες που υπέγραψαν την Apostille, αλλά η Apostille τους δεν αναγνωρίζεται από ορισμένες χώρες, είτε μερικώς είτε πλήρως. Αυτές οι χώρες εφαρμόζουν μεταξύ τους τη διαδικασία προξενικής νομιμοποίησης. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερες λεπτομέρειες για αυτές τις χώρες σε αυτόν τον σύνδεσμο >>>.
Μπορεί να τοποθετηθεί Apostille σε προξενείο;
Τα έγγραφα που εκδίδονται (συντάσσονται) από προξενεία δεν μπορούν να λάβουν Apostille (σύμφωνα με τη Σύμβαση για την Apostille). Αυτό στερεί νοήματος από την ανάθεση αρμοδιοτήτων έκδοσης Apostille στα προξενεία. Μόνο σε προξενεία ορισμένων χωρών μπορείτε να ζητήσετε Apostille. Αλλά σε αυτή την περίπτωση, η Apostille δεν θα τοποθετείται από υπαλλήλους του προξενείου.
Το έγγραφο θα πρέπει να αποσταλεί μέσω προξενικής αλληλογραφίας στις αρμόδιες αρχές της χώρας που το εξέδωσε. Στη συνέχεια, θα πρέπει να αποσταλούν μέσω προξενικής αλληλογραφίας αυτά τα έγγραφα με την επικύρωση Apostille – πίσω στο προξενείο. Αυτό απαιτεί αρκετό χρόνο και δεν εγγυάται ένα επιτυχές αποτέλεσμα. Μπορεί να υπάρξουν λάθη και παραλείψεις. Στα περισσότερα προξενεία δεν επιλύεται το ζήτημα της επικύρωσης Apostille. Το προξενείο δεν έχει το δικαίωμα να επικυρώνει έγγραφα με Apostille. Σε περίπτωση αναγνώρισης εγγράφων σε άλλη χώρα – τα προξενεία συμμετέχουν μόνο στη διαδικασία της προξενικής νομιμοποίησης.
Μπορώ να βάλω Apostille στην πρεσβεία;
Το προξενείο και η πρεσβεία είναι δύο διαφορετικές δομές της διεθνούς αποστολής ενός κράτους. Το προξενείο είναι υπεύθυνο για την υποδοχή πολιτών της χώρας του στην επικράτεια της χώρας όπου βρίσκεται. Το προξενείο ασχολείται με την υποδοχή πολιτών για θέματα εγγράφων: αίτηση για έγγραφα από τη χώρα (διαβατήρια, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις, ληξιαρχικές πράξεις και άλλα). Αλλά, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, τέτοια έγγραφα δεν μπορούν να επικυρωθούν με Apostille. Συχνά, τα προξενεία που είναι υπεύθυνα για τους πολίτες μιας χώρας βρίσκονται στην επικράτεια μιας άλλης χώρας. Για παράδειγμα, το προξενείο των Ηνωμένων Αραβικών Εμιράτων, το οποίο χειρίζεται αραβικά έγγραφα για τη Μολδαβία (ή μολδαβικά έγγραφα για τα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα), βρίσκεται στη Ρουμανία. Η πρεσβεία δεν ασχολείται με έγγραφα πολιτών της χώρας της.
Η πρεσβεία είναι η αντιπροσωπεία μιας χώρας σε μια άλλη χώρα και στην επικράτειά της. Η πρεσβεία επιλύει διακρατικά και διακυβερνητικά ζητήματα. Επομένως, οι πρεσβείες δεν εκδίδουν έγγραφα σε πολίτες της χώρας τους ούτε τα επικυρώνουν με Apostille. Συχνά συμβαίνει μια συγκεκριμένη χώρα να μην έχει πρεσβεία στην επικράτεια μιας άλλης χώρας, αλλά να έχει προξενείο. Ή το αντίστροφο.