إجراءات توثيق المستندات، المعروفة أيضًا باسم “المصادقة الكاملة”، تضمن الاعتراف بالمستندات الرسمية الصادرة في أراضي جمهورية صربيا خارج حدودها. تُنظم هذه العملية بموجب قانون توثيق المستندات في التداول الدولي (المنشور في “الجريدة الرسمية لجمهورية يوغوسلافيا الاتحادية الاشتراكية” رقم 6/1973 و”الجريدة الرسمية لصربيا والجبل الأسود” رقم 1/2003 – الميثاق الدستوري).
جوهر هذا القانون هو التحقق من صحة التوقيع والختم على المستندات الرسمية. يحدث هذا عادةً من خلال التصديق على النسخة الأصلية من المستند، كما تخضع الترجمة لإجراءات توثيق مماثلة للأصل.
- يُصدق رئيس المحكمة الابتدائية، أو القاضي الذي يعينه، على صحة المستندات الصادرة عن السلطات الواقعة ضمن نطاق اختصاصه، بتوقيعه وختم المحكمة؛
- تقوم وزارة العدل في جمهورية صربيا بالتحقق من توقيع رئيس المحكمة والختم على المستندات الصادرة في أراضي جمهورية صربيا؛
- تؤكد وزارة الخارجية في جمهورية صربيا صحة توقيع وختم وزارة العدل بتوقيع الشخص المخول وختم الوزارة، باستخدام التوقيع المحفوظ للشخص المخول بالتصديق؛
- تُنقل المستندات الرسمية المُصدق عليها بهذه الطريقة إلى هيئة أجنبية (التمثيل الدبلوماسي أو القنصلي للدولة التي ستُستخدم فيها هذه المستندات)، المعتمدة في جمهورية صربيا.
تخضع المستندات العامة الصادرة عن السلطات والمنظمات الجمهورية والإقليمية للمصادقة المباشرة من قبل وزارة الخارجية في جمهورية صربيا، دون الحاجة إلى تصديق مسبق من المحكمة أو وزارة العدل.
الإجراء وفقًا لاتفاقية لاهاي لإلغاء شرط التصديق الإلزامي على الوثائق الرسمية الأجنبية (الأبوستيل):
إذا كانت الوثائق الرسمية الصادرة في جمهورية صربيا تُستخدم في الدول الأعضاء في اتفاقية لاهاي لإلغاء شرط التصديق الإلزامي على الوثائق الرسمية الأجنبية، فيمكن تأكيد صحتها من قبل رئيس المحكمة أو القاضي المختص في المحكمة الابتدائية المختصة بتوقيعه وختم المحكمة.
يتم التصديق التوثيقي وفقًا لاتفاقية لاهاي على أصل الوثيقة نفسها أو ملحقها، باستخدام ختم خاص يحتوي على بيانات محددة (“الأبوستيل”).
الشهادة الصادرة وفقًا للقواعد المقررة تؤكد صحة التوقيع، وهوية الشخص الموقع، بالإضافة إلى صحة الختم أو الطابع على الوثيقة. يُعفى التوقيع والختم على الشهادة (الطابع) من أي تصديق إضافي، مما يجعل الوثيقة صالحة للاستخدام في جميع الدول الموقعة على اتفاقية لاهاي.
لا تنطبق اتفاقية لاهاي على الوثائق الإدارية المتعلقة بالعمليات التجارية أو الجمركية، ولا على الوثائق الصادرة عن الممثلين الدبلوماسيين أو القنصليين.
لتصديق الوثائق وفقًا لاتفاقية لاهاي على أراضي جمهورية صربيا، تكون المحكمة الابتدائية في مكان وجود الجهة التي أصدرت الوثيقة مختصة.
يمكن الحصول على معلومات حول الدول الأعضاء في اتفاقية إلغاء شرط التصديق الإلزامي على الوثائق الرسمية الأجنبية على موقع مؤتمر لاهاي.
اتفاقية فيينا بشأن إصدار مستخرجات من السجلات بعدة لغات لعام 1976:
يمكن استخدام مستخرجات السجلات المحررة على نماذج متعددة اللغات في الدول الأعضاء في اتفاقية فيينا بشأن إصدار مستخرجات من السجلات بعدة لغات.