¿Qué es una Apostilla?
La Apostilla es un sello o timbre de gran formato que certifica la firma de un funcionario público que ha firmado un documento. Este sello se utiliza para documentos que se presentarán en el extranjero, en países que forman parte del Convenio de La Haya. La Apostilla reemplaza el complicado proceso de legalización consular, que a menudo implica numerosos sellos, firmas y tiempos prolongados. Generalmente, la Apostilla se coloca con tinta negra o azul en el reverso del documento.
La Apostilla no certifica la autenticidad del documento o su contenido. La autenticidad y corrección del contenido del documento son responsabilidad de la firma del funcionario. La Apostilla certifica la firma del funcionario que firma el documento y su capacidad (posición y autoridad). En Japón y otros países, esto incluye la validación del sello de una institución gubernamental.
Tenga en cuenta que la firma del funcionario certificada por la Apostilla no garantiza la ausencia de errores en el documento. Además, en algunos países es importante informar a los funcionarios que el documento está destinado a ser apostillado, ya que en ciertas instituciones gubernamentales solo algunos funcionarios tienen firmas autorizadas para este propósito.
En algunos casos, se recomienda solicitar la firma de un director, por ejemplo, para un diploma escolar, en lugar de la del subdirector. Además, se debe exigir una firma original y auténtica del funcionario autorizado, no una firma delegada o realizada por otra persona. Una guía sobre la Apostilla en inglés se encuentra disponible en el siguiente enlace: https://assets.hcch.net/docs/ff5ad106-3573-495b-be94-7d66b7da7721.pdf.
Anexo al Convenio sobre Apostillas:
Ejemplo de certificado de Apostilla – un cuadrado con un lado de al menos 9 centímetros
¿Para qué se necesita una Apostilla?
Muchos países no pueden verificar el origen de un documento o la firma en él, ya que no tienen acceso a las bases de datos personales de otros países. Por ello, se implementó el procedimiento de certificación adicional de las firmas de los funcionarios. Es más sencillo mantener una base de datos de firmas de funcionarios que los datos personales de los ciudadanos de otro país.
La Apostilla contiene información sobre el funcionario que la firma, quien está autorizado con una firma registrada. Estas personas tienen acceso a la base de datos de firmas registradas de los documentos del país de origen.
Este funcionario será responsable de certificar la firma de otro funcionario que haya firmado el documento, lo que garantiza que el documento esté protegido contra falsificaciones.
¿Qué documentos requieren una Apostilla?
La Apostilla es necesaria para documentos emitidos por autoridades gubernamentales e instituciones educativas que se presentarán en el extranjero, en países que forman parte del Convenio de La Haya.
Estos documentos incluyen: certificados de antecedentes penales, certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, estado civil, certificados médicos, declaraciones de ausencia de bienes inmuebles, diplomas de educación secundaria o superior, certificados escolares, entre otros. Para personas jurídicas, suelen solicitar copias notariales traducidas del certificado de registro de la empresa, estatutos y extractos originales del registro mercantil.
En los países de la CEI, como Armenia, Georgia, Kazajistán, Moldavia, Rusia, Ucrania y otros, la Apostilla solo se aplica a documentos emitidos por organismos gubernamentales y copias notariales. Puede verificar la lista de países del Convenio de La Haya en este enlace >>>.
¿Se puede apostillar un poder notarial?
Un poder notarial firmado por un notario puede ser apostillado siguiendo el procedimiento estándar. La firma del notario debe estar registrada para la emisión de Apostillas.
Se verifica lo siguiente:
- La firma se verifica junto con el registro del número y nombre del documento.
- La persona autorizada coloca el sello de Apostilla.
- La parte receptora, si es necesario, verifica la Apostilla.
¿Se puede apostillar una copia de un documento?
No se puede apostillar una copia simple de un documento. En algunos países, tampoco se pueden apostillar copias notariales. En los países donde sí es posible apostillar copias notariales, suelen tener sus propios procedimientos y requisitos.
A menudo, para apostillar una copia notarial, se requiere previamente obtener una Apostilla sobre el documento original (duplicado).
¿Se puede apostillar la traducción de un documento?
Se puede apostillar la traducción de documentos, generalmente bajo la condición de que el documento original al que corresponde la traducción ya haya sido apostillado.
Además, algunos países, como Italia, tienen procedimientos específicos para la apostilla de traducciones. Por ejemplo, en Moldavia, una Apostilla es suficiente, mientras que en Georgia, a menudo se requiere una traducción realizada por un traductor consular.
Algunos países cuentan con traductores registrados específicamente para procedimientos de Apostilla. Lea más sobre los requisitos en el apartado anterior.
¿Se puede apostillar en otro país?
Físicamente, la Apostilla solo puede colocarse en el país donde se emitió el documento. Este país debe ser parte del Convenio de La Haya. Además, la Apostilla solo se coloca en documentos que serán utilizados en países donde sea requerida.
Países que no han firmado el Convenio de La Haya
Es más sencillo verificar la lista de países del Convenio de La Haya (1961) para comprobar si su país está en esta lista. Puede verificarlo en este enlace >>>. Aquí incluimos los países más consultados que no han firmado el Convenio de La Haya y requieren legalización: China (excepto Hong Kong y Macao), Libia, Emiratos Árabes Unidos, Kuwait, Irán, Irak, Egipto, Palestina, Catar, Canadá, Costa Rica (datos al 5 de octubre de 2022).