Что такое апостиль Молдовы?

Определение и правовая основа

Молдавский апостиль — это отметка установленного образца (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)), которая подтверждает:

• подлинность подписи должностного лица на документе;
• его должность (качестве, в котором он выступал);
• подлинность печати или штампа органа, выдавшего документ.

В Республике Молдова порядок проставления апостиля регулируется Постановлением Правительства № 163 от 15.02.2007 об утверждении Положения о порядке проставления апостиля, а также рядом иных законов и подзаконных актов.

С 16 марта 2007 года Молдова применяет Гаагскую конвенцию 1961 года об отмене требования консульской легализации, а для документов, выданных после этой даты, используется процедура апостилирования (для стран — участниц Конвенции).

Форма и язык молдавского апостиля

Традиционный бумажный апостиль имел форму отдельного листа со штампом и мокрой печатью Министерства юстиции. Сейчас в Молдове действует электронный апостиль (e-apostille), который:

• оформляется в виде файла PDF;
• подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного чиновника;
• содержит скан самого документа, к которому он относится;
• может содержать текст на государственном языке (румынский) и одном из официальных языков Конвенции (французский / английский).

Заголовок апостиля всегда оформляется на французском языке: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)».

Как выглядит апостиль Молдовы (e-apostille)?

Апостиль — оттиск штампа… заполненный во всех графах и скрепленный печатью в соответствующем порядке.
Проставление апостиля — единственная формальная процедура, которая может потребоваться для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, или, при необходимости, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Пример апостиля, который применялся перед электронным апостилем в Республике Молдова. Апостиль данного типа представлял собой распечатку Апостиля с мокрой печатью Министерства Юстиции Республики Молдова и подписью чиновника. Данный апостиль сшивался с документом с помощью металлических колец. Как видно в 8 пункте этой распечатки указан номер апостиля. Но проверить этот апостиль по номеру было возможно только дозвонившись в министерство или официальным запросом через почтовое отделение.

Несмотря на это в Республике Молдова Апостиль не практикуется как штамп в традиционном смысле. Здесь применяется только электронный апостиль (с соблюдением всех требований к информации, содержащейся в Апостиле) с возможностью его проверки онлайн по секретному коду и специальному номеру Апостиля.

Ниже приведен пример электронного апостиля нового образца в Республике Молдова:

К этому апостилю также прилагается секретный код, который указывается ниже. Сам же апостиль вмещает всю необходимую информацию на листе формата А4. Его можно распечатать и просто приложить к документу. На этом апостиле не ставится мокрая печать и нет мокрой подписи чиновника. Его можно проверить онлайн, что сэкономит время принимающему документы органу за рубежом.

Современный e-apostille Молдовы представляет собой PDF-файл, который содержит:

• заголовок: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• номер апостиля и дату выдачи;
• страну: Republica Moldova;
• данные о документе: кем подписан, в каком качестве, орган-выдавший документ;
• место, дату оформления апостиля;
• орган, выдавший апостиль (Министерство юстиции / компетентное ведомство);
• уникальный номер безопасности и/или секретный код для онлайн-проверки;
• электронную подпись и служебные отметки.

Вместе с e-apostille в файл также включается скан самого документа (свидетельства, справки, диплома и т.д.), что позволяет иностранному органу увидеть полный пакет сразу после проверки в системе.

Структура текста апостиля Молдовы

Структура апостиля Молдовы следует модели Гаагской конвенции и обычно включает 10 стандартных пунктов. Упрощённо можно представить так (для понимания, не как официальный образец):

1. Ţară / Country: Republica Moldova
2. Prezentul document oficial / This public document
3. a fost semnat de / has been signed by: — фамилия, имя должностного лица
4. acţionând în calitate de / acting in the capacity of: — должность
5. poartă sigiliul sau ştampila / bears the seal/stamp of: — наименование органа
6. Certificat / Certified
7. la / at: — населённый пункт (обычно Chişinău)
8. data / the: — дата оформления апостиля
9. de către / by: — уполномоченный орган
10. nr. / No: — уникальный номер апостиля и код безопасности

Ниже размещаются элементы электронной подписи и указание на возможность проверки подлинности апостиля онлайн на специальном портале.

Какие органы проставляют апостиль в Молдове?

В Республике Молдова право проставлять апостиль имеют только государственные органы, специально обозначенные как компетентные:

Министерство юстиции Республики Молдова — апостиль на большинство официальных документов физических и юридических лиц: акты гражданского состояния, справки о несудимости, нотариальные документы, решения судов и др.

Важно: апостиль может быть поставлен только тем государством, которое выдало документ. Поэтому ни консульства Молдовы за рубежом, ни иностранные органы не имеют права проставлять апостиль на молдавские документы — они лишь принимают уже апостилированные документы.

Какие документы можно апостилировать в Молдове?

Апостиль применяется к официальным документам, составленным на территории Республики Молдова и предназначенным для использования в государствах — участниках Гаагской конвенции. К таким документам относятся, в частности:

а) Документы гражданского состояния (акты ЗАГС)

Оригиналы и дубликаты:

• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о разводе (о расторжении брака);
• свидетельство о смерти;
• уведомление (aviz) о смене фамилии;
• уведомление (aviz) об изменениях в личных данных;
• выписка о рождении (в случае смерти человека);
• выписка о браке (в случае смерти одного из супругов).

Только оригиналы:

• справка о гражданском состоянии (о несостоянии в браке / о семейном положении).

б) Документы об образовании

• аттестаты о среднем и среднем профессиональном образовании;
• справки с места учёбы;
• дипломы колледжей и вузов;
• сертификаты и дипломы курсов, аккредитованных Министерством образования.

Как правило, такие документы апостилируются после подтверждения учебным заведением или Министерством образования.

в) Документы об учёбе с левобережья Днестра и г. Бендеры

Речь идёт о документах на бланках, утверждённых Министерством образования Молдовы, без символики иных образований. Для них применяется упрощённая форма подтверждения с указанием Ф.И.О. и статуса документа.

г) Нотариальные документы

• доверенности;
• заявления, декларации;
• договоры, завещания;
• нотариальные свидетельства и т.п.

д) Судебные документы

• решения, определения судов;
• приговоры;
• заключения и постановления;
• справки, исходящие от судов, прокуратуры и судебных исполнителей.

е) Документы Национальной кассы социального страхования (CNAS)

• справки, подтверждающие трудовой стаж и социальные взносы;
• документы для назначения пенсий и пособий за рубежом.

ж) Медицинские документы

• медицинские справки и заключения, выданные уполномоченными комиссиями и национальными центрами (например, Центр общественного здоровья, Центр профилактики и борьбы со СПИДом), включая справки для мигрантов.

з) Справка о несудимости и другие официальные справки

• справка о несудимости (об отсутствии судимости);
• другие официальные справки, выдаваемые органами МВД, ASP, primăria и др., которые подпадают под действие Конвенции.

и) Нотариально заверенные копии и переводы

Могут апостилироваться и нотариально заверенные копии, а также нотариально заверенные переводы документов, указанных выше.

Важно: документы, выданные властями регионов, не признанных международным сообществом, как правило, не подлежат прямому апостилированию без предварительного переоформления в официальных органах Молдовы.

Апостиль на документы фирмы, предприятия, SRL, SA

Для юридических лиц апостиль часто требуется на следующих документах:

• выписки из коммерческого регистра (Registrul de Stat al Întreprinderilor);
• учредительные документы (устав, решение/договор о создании компании);
• сертификаты налогового резидентства, регистрационные справки и др.;
• нотариальные доверенности, выданные от имени компании;
• решения собраний участников / акционеров, оформленные нотариально.

Business Liga SRL помогает компаниям подготовить полный пакет документов для апостиля, проверить корректность реквизитов, при необходимости получить новые выписки и организовать нотариальные действия.

Зачем нужен апостиль, если на документе уже есть печать и подпись?

В Молдове, как и в других странах, тысячи чиновников и сотни государственных учреждений ежедневно выдают документы. Подписи и печати меняются, сотрудники переходят с должности на должность, появляются новые бланки.

Иностранный чиновник, принимающий ваш документ, не может знать все образцы подписей и печатей. Апостиль решает эту проблему: он означает, что:

• документ проверен уполномоченным органом (Министерство юстиции / МИД);
• подпись чиновника и его полномочия подтверждены по внутренним реестрам;
• печать и бланк документа признаны подлинными;
• иностранный орган может доверять этому подтверждению, не запрашивая дополнительные проверки.

В результате документы рассматриваются быстрее, а риск отказа из-за сомнений в подлинности существенно снижается.

Для чего ставить апостиль, если молдавские документы можно проверить онлайн?

Онлайн-проверка документов и реестров — важный шаг к цифровизации, но:

• не все иностранные органы обязаны пользоваться национальными молдавскими базами;
• не всегда есть технический доступ, язык интерфейса и правовые гарантии такой проверки;
• онлайн-система обычно обслуживает внутренние нужды или ограниченный круг пользователей.

Апостиль — это международно признанный стандарт. Государства — участники Конвенции заранее договорились, что будут признавать такие отметки без дополнительных процедур. Поэтому даже при наличии онлайн-проверки, апостиль остаётся ключевым инструментом для быстрого и бесспорного признания документов за рубежом.

Можно ли поставить апостиль в консульстве Молдовы за рубежом?

Нет. Согласно Гаагской конвенции, апостиль может быть проставлен только компетентными органами того государства, которое выдало документ. Консульства и посольства Молдовы не проставляют апостиль на молдавские документы, они могут:

• давать информацию о процедуре;
• подтверждать подпись консула на консульских документах (если требуется иная легализация);
• принимать документы, уже апостилированные в Молдове.

Если вы находитесь за границей, Business Liga SRL может дистанционно организовать получение документов в Молдове, их апостиль и отправку вам курьером, или апостиль онлайн — на основании присланных по емейл или Ватсап, Телеграм, Вайбер — документов.

Электронный апостиль (e-apostille) в Молдове

Молдова одной из первых в регионе перешла на электронный апостиль. Это означает:

• бумажные апостили больше не оформляются — вместо них выдаётся e-apostille;
• документ оформляется в виде подписанного PDF-файла, который можно отправить по электронной почте;
• иностранный орган может проверить подлинность апостиля онлайн, не запрашивая ответы по почте и не переписываясь с министерствами.

Проверка осуществляется через официальный портал apostila.gov.md — по номеру апостиля и секретному коду безопасности.

Как проверить электронный апостиль Молдовы?

Для проверки e-apostille обычно требуется:

1. Перейти на официальный сайт apostila.gov.md.
2. Выбрать раздел проверки апостиля.
3. Указать:
   • номер апостиля (уникальный идентификатор);
   • секретный код безопасности и/или дату выдачи (указаны в самом документе).
4. После ввода данных система показывает:
   • информацию об апостиле (номер, дата, орган, оформивший апостиль);
   • скан документа, к которому он относится.

Если данные не совпадают или система не находит апостиль, документ следует дополнительно проверить через компетентный орган или обратиться к специалистам Business Liga для анализа ситуации.

Как подать документы на апостиль в Молдове: онлайн, лично и по доверенности

Вы можете подать на молдавский апостиль через нашу компанию — без нотариальной доверенности.

Сроки и тарифы

Тарифы и сроки периодически обновляются, но в целом действуют следующие ориентиры:

• Стандартный срок — 5 рабочих дней;
• Срочный режим — 3 рабочих дня, а при отсутствии необходимости дополнительной проверки — возможна выдача в течение более короткого времени;
• Различные тарифы для физических и юридических лиц.

Business Liga SRL заранее рассчитывает общую стоимость с учётом всех сборов, нотариальных действий, переводов и доставки.

Особенности использования молдавского апостиля за рубежом (например, Германия)

Хотя и Молдова, и многие государства (включая страны ЕС) являются участниками Гаагской конвенции, между отдельными странами могут быть ограничения или особенности применения Конвенции. Например, в отношениях между Молдовой и Германией конвенция формально не действует, и в ряде случаев требуется консульская легализация, а не апостиль.

Для каждой страны назначения важно проверять:

• признаёт ли она апостиль Молдовы по конкретному типу документа;
• не требуется ли вместо апостиля консульская легализация;
• нужен ли перевод и его нотариальное заверение.

Business Liga анализирует именно вашу ситуацию: страну назначения, тип документа, сроки и требования органов (посольство, суд, университет и т.п.), чтобы вы выбрали правильную процедуру с первого раза.